数据透视表的使用与优势

通过Excel提供的［数据透视表（pivot table）］工具，可从繁冗的数据中提取和归纳有用信息，并按使用者的习惯或分析要求进行汇总和作图，形成一个符合需要的交叉表（列联表）。在利用数据透视表时，数据源表中的首行必须有列标题，见表3.2。下面通过一个例子说明用Excel创建数据透视表的具体步骤。

【例3.1】　在某大学随机抽取30名学生，调查他们的性别、家庭所在地区、平均月生活费支出、平均每月购买生活用品首选因素，在列变量中给出学生的家庭所在地，对平均约生活费支出和月平均购买生活用品支出进行交叉汇总。

用Excel创建数据透视表的具体步骤如下：

第1步：在Excel工作表中输入原始数据，见表3.2。

表3.2　随机抽取30名学生的调查数据

第2步：选中原始数据中的任意单元格，并选择“插入”菜单中的“数据透视表”，弹出如图3.2所示的对话框。

图3.2　创建数据透视表的对话框

第3步：确定数据源区域，选择数据透视表的输出位置，如图3.3所示。本例的数据源区域为A1：F31。如果在启动想到之前单击了数据源单元格，Excel会自动选定数据源区域。

图3.3　选择数据源及数据透视表输出位置的对话框

第4步：在选择了数据源与数据透视表输出位置之后，单击“确定”按钮，弹出如图3.4和图3.5所示的对话框。

图3.4　数据透视表布局的对话框

第5步：在“数据透视表字段列表”对话框中，依次将“家庭所在地区”和“买生活用品首选因素”拖至左边的“行”区域，将“性别”拖至上边的“列”区域，将“平均月生活费”和“月平均生活用品支出”拖至“数据区域”，如图3.6所示。(www.xing528.com)

图3.5　数据透视表字段列表的对话框

图3.6　更新后的“数据透视表字段列表”对话框

第6步：完成整个数据透视表的操作，输出结果见表3.3。

表3.3　输出结果

利用数据透视表分析数据十分灵活。如果要改变分析，建立不同的数据透视表，只需将“数据透视表字段列表”对话框中的“行”“列”或“数据”区域中的变量拖出，而将需要的变量拖入，即可得到所需要的数据透视表。