文书档案保管期限的规定备忘录

（1983年4月25日）

为便于各级党、政、军机关和人民团体（以下统称机关）确定文书档案保管期限，科学地进行档案鉴定工作，使保存的档案既精炼又完整，以维护党和国家历史的真实面貌。我们将一九六四年制定的《机关文书档案保管期限参考表（试行草案）》修订为《文书档案保管期限表》，并作如下规定：

一、档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下（含十五年）。各机关根据需要，对长期和短期保存的档案也可适当地确定具体年限，以利鉴定工作的进行。

二、确定档案保管期限的原则：

1、凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，在经济建设、文化建设、政治斗争和科学研究中需要长远利用的档案，应列为永久保管。它主要包括两部分：一部分是本机关工作中制成的重要文件，如指示、命令、决议、决定、各种会议的重要文件、工作计划或总结、重要的请示或报告以及有关机构演变、人事任免的文件材料等；另一部分是上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的重要文件，如指示、命令、批复等，还有下级机关报送的有关方针政策性的和重要问题的请示、报告、总结等文件材料。

2、凡是在相当长时间内本机关需要查考的档案，应列为长期保管。它也主要包括两部分：一部分是本机关工作中制成的、在相当长时间内需要查考的文件材料；另一部分是上级机关颁发的和下级机关报送的比较重要的文件材料。

3、凡是在较短时间内本机关需要查考的各种文件材料，均应列为短期保管。

三、鉴定档案一定要坚持历史唯物主义的观点，全面分析材料的现实作用和历史作用，准确地判定档案的保存价值，以保证档案的齐全、完整，便于本机关和国家各项工作的作用。

四、由于各机关的工作性质和职权范围不同，它们在工作中形成的档案的保存价值就有所不同，因此，在进行鉴定工作时，一定要从本机关的实际情况出发，恰当地确定档案的保管期限。

五、各级机关应在办公厅（室）主任的主持下，由档案部门和有关业务部门共同组成鉴定小组，对已经到期的档案进行鉴定，提出存毁意见。需要销毁的档案，要按照规定手续，经机关领导人审查批准后，予以销毁。

六、各机关应根据工作需要，结合本规定及《文书档案保管期限表》的精神，编制本机关或本系统的档案保管期限表，经本机关领导人审查批准后执行，并报同级档案业务管理机关备案。

七、本规定及《文书档案保管期限表》只适用于各机关鉴定中华人民共和国成立以来的文书档案。各企业、事业单位可参照它鉴定本单位的文书档案。

八、本规定从颁发之日起执行。

文书档案保管期限表

顺序号　条　款名称　保管期限

1党的代表大会、代表会议和人民代表大会、政治协商会议的文件材料（注一）

1、通知、会议议程、名单、报告、决议、纪要、选举结果、领导人讲话、提案、主席团会议记录、大会发言、讨论通过的文件、简报、重要的照片、录音带等文件材料　永久

2、讨论未通过的文件、重要的贺电、贺信、小组会议记录　长期

3、参考文件、会议服务机构的计划、总结等　短期

2党委全体会议、常务会议、书记处会议、人大常委会议、政协常委会议、政府办公会议等文件材料

1、会议的公报、决议、决定、领导人讲话、纪要、记录、讨论通过的文件和重要的（注二）汇报材料　永久

2、对决议等的修改意见、一般的（注二）汇报材料和讨论未通过的文件材料　长期或短期

3机关党组（或实行党委制的党委）会议和机关行政领导会议的文件材料

1、会议纪要、记录、重要的汇报材料　永久

2、一般的汇报材料　长期或短期

4本机关召开的工作会议、专业会议的文件材料

1、会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、纪要、重要的简报、录音带、照片等　永久

2、会议的典型材料、发言稿、讨论文件等　长期

3、会议的参考材料、小组记录　短期

5上级机关召开会议的文件材料

1、本机关领导人在会议上的重要发言材料　永久

2、会议的报告、总结、决议等文件　长期

3、简报、参考材料　短期

6上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的决议、决定、指示、命令、条　例、规定、国民经济计划（长远计划、年度计划和控制数字）等文件材料

1、重要的　永久

2、一般的　长期

7代上级机关草拟并被采用的重要文件的最后草稿　永久或长期

8上级机关或有关机关对本机关及本机

1、重要的　永久或长期

2、一般的　短期

关对下级机关工作检查形成的文件材料

1、重要的　永久

2、一般的　短期

9本机关颁发的（包括与共他机关联合颁发的）命令、决定、决议、指示、条　例、规定、通报、通知等文件

1、重要的　永久

2、一般的　长期或短期

10本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的批复

1、重要的　永久

2、一般的　长期或短期

11本机关制成并反映主要职能活动的工作总结、报告

1、重要的（年度、典型的）　永久

2、一般的　长期或短期

12本机关调查研究形成的文件材料

1、重要的（典型、系统的）　永久

2、一般的　长期或短期

13本机关与有关机关协商工作的来往文书

14本机关编制的各种计划（注三）

1、长远的和年度的　永久

2、季度的　长期(www.xing528.com)

3、月份的　短期

15本机关或本机关汇总的统计报表和统计资料（注三）

1、年度和年度以上的典型的、专题的　永久

2、季度的和月份的　长期

16本机关内部组织机构的工作计划、总结和会议记录等文件材料

1、重要的　长期

2、一般的　短期

17本机关党委、团委、工会所形成的文件材料（注四）

1、工作报告、计划、总结、请示、批复、会议记录、重要的统计材料等　永久或长期

2、简报等　短期

18本机关处理人民来信来访形成的记录、摘要单、处理报告等有关材料

1、重要的　永久

2、一般的　长期或短期

19本机关及本机关批准的有关区域变化和解决国内边界纠纷、征用土地的文件材料　永久或长期

20本机关与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料

1、重要的　长期

2、一般的　短期

21本机关干部任免的文件材料

1、上级或本机关批准的　永久

2、下级备案的　短期

22本机关关于职工的奖励、处分决定等文件材料

1、上级或本机关批准的　永久

2、下级备案的　短期

23本机关职工的录用、转正、定级、调资、退职退休、离休、复转、评残、抚恤、死亡等有关材料　永久或长期

24本机关职工评定职称的文件材料

1、上级或本机关批准的　永久

2、下级备案的　短期

25本机关的组织简则、工作条　例、章程、人员编制表、党员、团员、干部、工人名册报表等文件材料　永久

26干部、工人的转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根　长期

27机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信等文件材料

1、本机关和本机关批准的　永久

2、下级备案的　短期

28本机关的历史沿革、大事记及反映本机关重要活动的剪报、照片、录音、录相带等　永久

29本机关财产、物资、档案等的交接凭证　永久或长期

30本机关编辑的出版物

1、样本和重要的原稿、清样（注五）　永久

2、一般的原稿、清样　短期

31本机关外事活动中形成的文件材料

1、请示、报告、计划、总结、重要简报、会谈记录、照片等　永久

2、一般的来往文书、简报、赠送礼品单　长期

3、具体事务性文件　短期

32与外国签订的条　约、议定书、协定、合同、换文（正本、副本）等文件材料　永久

33同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的条　例、规定、通知等文件（注六）　短期

34下级机关报送的工作报告、总结

1、典型的、重要的　永久或长期

2、一般的　短期

35下级机关送来的统计报表

1、年度和年度以上　永久或长期

2、季度和月份的　短期

注释

一、此条　是指召开会议的机关而言。工会、青年团、妇联等代表会议可参照此条　办理。

二、本表所列“重要的”和“一般的”是根据文件的内容相比较而言。“重要的”是指方针政策性或重大问题的，具有科学历史价值的文件材料；“一般的”是指一般业务和事务性问题、科学历史价值不大的文件材料。

三、本机关的计划和统计报表，若没有年度的，季度的应永久保存；没有年度、季度的，月份的应永久保存。

四、凡实行党委制的厂矿、学校等单位的党委、团委、工会的文件不按此条　划期限，应按本表有关条　款处理。

五、这里所指的重要的原稿和清样，是指本机关主要领导人的重要手稿和经主要领导人修改过的清样。

六、此类文件到期后如仍有效，还可以继续保存。

附录十