高效处理公文的指南

（1951年9月29日中央人民政府政务院颁布）

第一章　总则

第一条　公文是政府机关宣布和传达政策、法令、报告、商洽和指导工作，交流经验的一种重要工具。各级人民政府的工作人员须本实事求是、认真负责、为人民服务的态度，正确掌握运用，以达到密切联系群众，有效地贯彻政令与改进工作的目的。反对脱离群众、脱离实际的官僚主义和以办理公文为唯一工作的文牍主义；同时应克服粗枝大叶、推诿、迂缓、紊乱等不良作风。

第二条　公文的文字应简明、确切、条　理清楚；处理应迅速、准确、周密，手续力求简便，并严格注意保守国家机密。

第二章　种类

第三条　公文种类规定如下：

（一）报告：对上级陈述或请示事项用“报告”。

签报：为报告的另一种形式。为简便迅速地处理某些重要事项，由首长亲笔书写，直接送上级首长批答，不必经过普通公文手续，只签名不用机关印信。

（二）命令：颁布法律、条　例、通则、决定、规定、办法或任免、嘉奖、惩戒、通缉、赦免以及指挥行政等均用“命令”。

（三）指示：指导下级机关工作时用“指示”。

（四）批复：答复下级的请示或报告事项时用“批复”。

（五）通报：对于使各机关（不分上行、平行、下行）周知的事项用“通报”。

通知：对于使特定的机关或人员知道的事项用“通知”。

（六）布告：对人民公布关于法令性的事项时用“布告”。

公告：重大事件需要宣告国内国外周知时用“公告”。

通告：一般事件需要在一定范围内，对人民或机关、团体通告周知时用“通告”。

（七）公函：平行机关及不相隶属的机关行文时用“公函”。

便函：介绍、商洽、询问、催办等事得用“便函”，只须个人署名或盖用机关长戳、圆章即可。

军事、外交、司法等部门的公文种类，可因工作需要另行规定，不在此限。

第三章　体式

第四条　公文用纸，除任命通知书、奖状、布告以外，其尺寸长二十六公分，宽十八公分。直行竖写，自右而左（如需要横写时，必须自左而右）。少数民族文字从其习惯。

第五条　公文用纸第一页须包括文种、发文字号、事由、附件、主送机关、抄送机关、拟办、批示等栏。受文机关填写在规定栏内，文前、文尾不另写受文机关。

第六条　公文除综合性质的报告外，采一文一事制。其事涉及两个机关以上的，采用“主送”和“抄送”的办法，应将所送的部门在公文规定栏内分别填写，以便受文者知道此件已分送了某些方面。抄送个人者同。

“主送”机关是主办与答复公文的机关；“抄送”机关是有关机关；无“主送”、“抄送”之分的，应将所送的几个机关在公文上注明。

第七条　公文以用语体文为原则，并加注标点符号。旧公文套语如：“仰”、“理合”、“合行”、“相应”、“等因奉此”和模棱两可的语句，如：“大致尚可”、“尚无不合”等，均应废除。

第八条　公文写法务求简洁、明确、条　理清晰、合于文法，切忌冗长杂乱。除简短者外，一切较长的公文，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用扼要的文句说明全文的目的或结论，唤起阅者注意。然而，再作必要的解释；如分为几段时，每段亦应采用此法。

第九条　公文程式应力求简易。一件公文有几层意思或几项要求时，必须注意按照条　理，分清层次，以数目字标明段落和项目。转叙来文时，应交代清楚，将来文年、月、日、字、号写明，并将事由及处理过程摘要叙入；如必须加录原文，除在公文内摘要引用外，可另抄原文附送。

第一〇条　公文内应尽量避免使用简称，举例如下：

一、公文内引用年、月、日，均须具体写明，如一九五一年，不得写成“五一”年，并须避免用“去年”、“明年”、“上月”、“明日”等字样。

二、叙及机关名称时，第一次应用全称，以下一般可用简称，例如；政务院财政经济委员会简称“中财委”，华东军政委员会财政经济委员会，简称“华东财委”。

三、叙及地名时，应用全名，例如：上海”、“福州”“广州”、重庆”不得写成“沪”、“榕”、“穗”、“渝”，福建不得写成“闽”，湖南不得写成“湘”。仅在两个以上著名城市或著名省份联写在一起的时候，例如：“京津”、“沪宁”、“豫鄂湘赣”、“粤桂边界”等，或者和其他文字结合在一起成为流行的特殊用语的时候，例如：“沪东”、“皖北”、“津浦路”、“天兰路”等，始得用简称。

四、叙及事物名称时，应用全名，例如：“减租减息”“生产救灾”，不得简称“双减”、“生救”，美帝国主义不得简称“美帝”。

第十一条　公文缮写、油印，必须整洁清楚，避免使用不易辩认的简字或草字，尤须校对无误。

第四章　办理程序

第十二条　公文办理程序规定如下：

一、收文：

（一）来文由收发单位拆封（密件除外），经检查文件齐全后，按照公文内容、性质，统一编字、编号，登入收文簿（来文未具备公文用纸格式者，填写来文登记表贴于来文上）。

（二）亲收信件送收件人亲收（或指定的专人代收亦可），收件人认为有登记必要的，仍送收发单位补办登记手续。

二、分文：

（一）来文经过登记手续后，即依其性质分送各主管单位承办，紧急重大案件可先提送首长批阅。性质不明确的，送请上级处理；同一文件，其性质涉及两个单位以上的，应送主要业务单位会同其他有关单位处理。

（二）承办单位收到文件后，应即分给各承办人处理；如认为非本单位主管业务范围，应注明理由迅速退回原分文单位改分，不得自己转送。

三、办文：

（一）承办人收到文件后，应即周密研究考虑，签注处理意见送上级核批。一般文件，可先行办稿，连同来文一并送核签发；较重要的应当面请示或先签拟办法，送上级核批后再办；紧急重大的文件，得机动处理，径送首长批办。在处理过程中，应尽量避免不必要的层层交办、报核。

（二）来文如有前案承办人应将前案处理情形摘要说明，有调卷必要时，应调卷送核，并于文面注明“附原卷几件”。

（三）处理办理案件过程中应尽量减少行文，有需与有关部门商榷时，可采取座谈、面洽、打电话等方式交换意见；座谈应制成记录，面洽及电话应登记录单，所有记录应存备查考；重要案件，须补办公文手续。

（四）处理案件涉及两个部门以上的问题时，应先会同各关系部门协商解决；不能解决时，再会同提出意见，报请领导机关解决。会办的文件，主办部门必须负责办理会签、会核手续。

（五）来文经本部门负责人批示后，须交下级部门或移其他部门办理的，可用交办单或移办单送出。交办或移办的文件，涉及两个部门以上的，应送交主要业务部门，会同有关部门处理。主办部门已直按处理的，应将处理情形回报。如有复文时，用“抄送”办法，不另办文回报。

（六）处理案件中，有时须用上级机关名义行文，或奉上级机关交办代拟文稿，此项文稿应由首长核稿签字送上级机关核发；如系越级办稿，应送由直接上级首长核签转送。此项文稿应专封送达，不另备文，必要时可用签条　叙明拟办原由。如上级交办时附有原案的，办理后应随稿退回。

（七）承办人撰稿时对于“急件”、“密件”、“亲启件”或有“主送”、“抄送”的，应在稿上一一注明（非必要时不得写急件、密件、亲启件）。撰稿及核稿人员均须于稿面上签字，并注月、日。

四、签发：(www.xing528.com)

（一）凡有关方针、政策、法令及工作计划等重大问题的行文，其最后文稿应由首长亲自签发。

（二）在既定方针、政策、法令、工作计划范围以内和已经会议决定或首长指示处理办法的行文，得由首长依照具体情况授权副首长、秘书长、办公厅主任或业务主管部门负责人代为签发。

（三）关于例行业务行政事项的行文，经首长授权，得由副首长、秘书长、办公厅主任或业务主管部门负责人代首长签发。

（四）（二）、（三）两项代签人如对文件性质或内容认为应送首长裁定时，仍须提送首长签发。稿件签发后，并应定期（每周或每句）将签发的文件案由及处理情形、签发时间列表送首长查阅。

（五）稿件内容经签发人修改签发，应于发出后退还原承办部门参阅。稿件经签发人修改，如签发人认为有再交有关部门负责人或原承办人审阅时，可在签发的稿件上批明“送某某阅后发出”。有关部门负责人或原承办人应缜密校阅再送缮发出，如发现修改的部分有疑义时，可申述意见提请另作考虑；并应注意事由与修改后的内容是否一致。如有不一致时，应予改正。

五、缮、校、印：

稿件缮写、校对及用印，各承办人应在原稿上签名或盖章，并注月、日。

六、发文：

发文单位对送发的文件，必须详细检查后，再行编号、登记、封发，并在原稿上注明发文字号及发出日期。

七、归档

文件发出后，原稿应即归档。档案管理办法见第七章。

第十三条　关于人民来信的处理，其收发文登记、编字、编号与存档，均应单独办理，不应与一般公文混杂，以便稽查。

第十四条　电报及密件处理办法另定。

第五章　行文关系

第十五条　各级人民政府间相互行文，一般以不越级为原则；但因特殊紧急问题必须越级命令或越级报告解决的，亦得越级行文。越级命令时，须同时抄送其直接下级；越级报告时，须同时抄送直接上级。

第十六条　上级人民政府所属部门与下级人民政府所属部门间（如中央人民政府政务院所属的委、部、会、院、署、行与大行政区人民政府所属的委、部、会、局）得根据已定政策、方针并就业务与技术的指导范围内相互行文；但如涉及全局性者，应同时分别抄送行文者或受文者的领导机关。

第十七条　受双重领导的机关，向上级机关请示时，应根据案件的性质，分别注明“主送”、“抄送”，以免批复时发生重复和抵触。上级领导机关依其规定的领导关系，对受双重领导的机关行文时，应同时抄送其另一领导机关。

第十八条　上级领导机关因工作需要，得规定各级机关报送各项报告，不受越级限制。

第十九条　省（市）以上的各级人民政府凡具有普遍性质的行文（如通报、布告、决定、指示、条　例、法规等）经批准交新华社发布及指定之报纸、公报刊载，注明不另行文的，各级机关应作为来文处理，并应剪、录存档。需要行文的，应由发文机关一直发送到行文范围所规定的机关。文件上注明行文范围及分发的机关，以避免重复行文和层层印刷抄写。

第二十条　主办机关收到“主送”文件时，得因需要分别征求各有关机关的意见，办理复文，并于复文办出时，分别抄送各有关机关（抄送文件非必要时不抄送附件）。有关机关收到“抄送”文件时，可不必办复；但得向主办机关提供意见，或供给参考资料。

附录参考文件：

一、政务院与所属各部门及各级人民政府行文关系的暂行规定。

二、政务院关于工作报告制度的暂行规定。

三、大行政区人民政府委员会组织通则第五条　条　文。

四、省人民政府组织通则第五条　条　文，

第六章　催办检查

第二十一条　各部门应建立公文催办检查制度，并指定专人负责办理。

第二十二条　催办检查时用催办单；在同一地区的，可利用电话进行。

第二十三条　一般公文的处理，以不超过一周为限，过期应即声明理由。紧急公文随到随办。

第二十四条　凡未结办的文件，应由负责催办检查人员掌管，随时查询。

第二十五条　各部门电话联系人员遇对方以电话催办检查时，应即负责答复；不能解答时，应即转告主办单位或主办人答复。

第二十六条　催办检查负责人，应将催办检查情形，作成记录、按期报告（重要的随时报告），以供首长检查总结的参考。

第七章　档案

第二十七条　各机关应于秘书部门之下设置专管档案机构，其人员名额得视业务情形本精简原则酌定，在保守国家机密的要求下，严格掌握机关的档案。

第二十八条　档案以集中管理为原则，其机关内部单位较多，办公地点分散的，得设立分档。

第二十九条　档案的管理，应建立分类体系，由秘书部门的负责人，根据机关主管业务行政的性质和范围，按现实情况并照顾发展前途，通盘考虑制定。

第三十条　档案应按卷编号，编号的方法，以便于检查为原则。每卷应于卷面内，设文件目录，按收发文的先后次序逐件登记案由，并记明其页数。

第三十一条　文件批存或稿件缮发后，应即由收发单位归档；其由承办单位注明暂不归档的，应送还原承办单位暂存，俟全案处理完毕后再行归档。

第三十二条　归档文件应依照档案分类系统登记编号，分别登录卡片，暂时不能使用卡片管理方法的，应设登记总簿及分类簿，分别登录。同一文件有必须登入两个以上项目的，应按照文件的内容以原件编入其主要项目，另以互见签编入次要项目，分别登录卡片或分类簿。

第三十三条　归档文件以一案一卷为原则。应按收发文的次序，顺序先作临时装订，俟全案结束后，再作正式装订，逐页依次注明页数，于装订处加贴标志并盖章。

第三十四条　调阅档案应建立制度，手续力求简便，原承办人调阅经办文卷时，由承办人签名盖章；如凋阅非本人经办的文卷或其他单位主办的文卷时，须有本单位负责人签名盖章。

第三十五条　档案于年度终了时应加以清理，按其历史价值和使用时效，分别留用、封存或销毁。销毁时应由秘书部门负责人缜密审查，造具明细表，报经上级批准，始得执行。

第三十六条　档案的保管，应有必要的物质设备，以足够防止盗窃、水、火、虫、鼠的损害为最低限度的要求。

第三十七条　机要档案及人民来信的档案管理办法另定。

第八章　保密

第三十八条　公文的处理，应严密规定保密制度，教育工作人员严格遵守，并切实实行责任制，加强检查，严明纪律。

第三十九条　对于公文收、发、阅、办、缮、印、校对、归档、典守印信等过程，务须指定专管部门或人员确实掌握，订定保密细则，防止疏漏泄密。密件应设专管部门或专人管理。

第四十条　一切文件的处理，在未正式决定或虽已决定而尚未公开宣布前，经办人员须保守秘密，不得随便与无关人员谈论或外传。

附录二