一、文书工作机构
文书工作是机关、单位日常工作的重要组成部分，文件是在机关内部各个组织机构间运转的，有关部门都需要处理、阅读和形成许多文书。因此，文书工作不是机关的一项专门业务和职能，不可能由机关的某一个组织机构全部包揽，而是牵涉机关的各个机构及负责人。一般说，文书工作的主要任务是机关的中心机构的一部分工作内容。在较大的机关里，因为文书处理工作任务繁重，而又需要有专门处理文书的专门技能，往往在中心机构下面还设有专门分工负责某一部分文书工作任务的机构。如办公厅下设秘书处（科、室）、文书处（科）、机要室、文印室、收发室、印刷厂等。中心机构主要负文书的收发、运转、打印印、管理等，而中心机构下设的科、室则承担文书处理工作任务，这些机构通常称为文书处，理部门。相对地称其它业务职能机构为承办单位或办文单位。
生一些小机关或基层组织，文件数量较少、任务不大，不需要专门科、室处理文书，仅在办公室设一两名专职或兼职人员负责文书工作。大机关的中层机构办公室往往也需设一两个专职或兼职的文书工作人员。文书工作人员主要负责文书的收发、运转、催办、立卷等工作环节，这只是承担了全部文书工作任务中的一部分。因为文书工作与机关领导和各个业务部门有密切的联系，文书的形成，特别是文件的形成不是一个人所能够办成的。机关的文书工作面很广，况且有一定的程序，需要有关领学和部门共同完成。
二、文书工作的织组形式
文书工作的组织形式，指的是在一个机关内部对文书处理工作的安排与组织所采取的形式。要提高文书处理工作的效率，除了加强对文书工作的领导之外，还要正确地选择文书工作的组织形式，科学地安排文书处理程序，并把各个文书处理环节组织好、安排好。
要正确地选择机关文书工作的组织形式我们先分析一下现在机关文书处理的情况。从我国各级各类机关的实际情况来看，按其文书处理情况可分为大、中、小三个类型。大型机关的文书处理量最大，业务繁重，工作人员多，分工也细，内部的组织机构也多，这主要是中央国务、院等机关。中型机关的文书处理量较大，对内、对外、对上对下联系广泛，来往公文数量多，工作中形成与处理的文件也多，它内部也相应地设置文书组织机构，这种机关如中央各部、委、省、地、县党政机关以及大型厂矿、大型公司、大专院校、科研院所等。小型机关的文书处理量较小，业务不太复杂，内部机构设置较简单对外联系较少，来往公文和形成与处理的文件不多，有些是业特务比较专一，驻地也集中，如各大中型机关里面所设的各职能部门（科、室）和县以下的机关（区、乡）、中小厂矿、科技文化单位、商店和小学等。
根据上述机关的类型，文书工作组织形式有“分散”、“集中”、“混合”三种方式。
（一）分议形式
分散形式即将机关的文书工作分别放在几个部门去作。大型机关里设有总的文书部门，统一管理机关的文书工，作如办公厅、秘书处、办公等。在总的文书部门之下，还设有具体的文书工作部门，如办公室下设秘书科、文书档案室、机要室、打字室、收发室等。在这些文书工作部门中，都配有专职或兼职的文书工作人员，组成机关的文书工作组织系统，共同完成机关的文书工作任务。这种分散形式处理文书工作的机关，其职责一般是：把带有方针政策性的、全局性的以及某些重大问题或必需以机关的名义发出的文件，放在中枢秘书部门处理，而属于具体业务问题的文书材料，则放在有关的职能机构的文书工作部门或文书工作人员来处理。中枢秘书部门一般说承担文书的收发、批办、催办、立卷以及机关文件的制作、打印、分送等工作。而职能机构的文书工作部门或文书工作人员则主要承担承办、办复、机关职能部门的平时立卷以及业务性文件的制作等文书工作任务。
（二）集中形式
集中形式即机关的文书工作除了具体承办之外，其它处理环节基本上都集中在机关的中枢秘书部门进行。这些机关一般只设办公室，配备少量的文书工作人员，统一负责机关的文书处理工作，包括文件的制作、处理、收发、办复、立卷、归档等，它直接同机关领导、各业务部门和各个承办人联系，完成文书处理的各个环节。各个业务机构不再设文书部门或专职、兼职工作人员。
（三）混合形式(www.xing528.com)
混合形式是集中形式与分散形式相结合的文书工作组织形式。在机关，要建立绝对的分散的文书工作形式是不可能的。文书工作的组织与机关内各职能机构的职权有一定的联系，每一个机关都是独立进行工作活动的整体，有它自己的组织系统。业务机构只是机关内的一部分，它有自己相应的职权和分工。每一个业务机构只负责处理与自己业务活动有关和自己职权范围内的文件。其中一些虽属业务性的文件，但确是关系机关全局的重要文件，或必须以机关名义制发的文件，均须先由职能部门拟就，本部门负责人签署意见，报机关领导人审批后才能定稿，然后由机关中心文书部门统一印发。有些重大的关系到方针、政策性的文件，或者上级部门交办的重要事项，还需要机关领导人亲自处理。这就构成了机关内部文书工作的密切联系，文书工作是在集中基础上的部分分散。因此，我们把这种集中与分散相结合的文书工作组织形式叫“混合形式”。
三、文书工作织组形式的选择
合理地选择文书工作的组织形式，对于及时准确地处理文书，保守党和国家的机密，提高工作效率，保证文书立卷质量，具有重要意义。如果组织形式选择得不当，则会给机关工作带来损失。
选择文书工作的组织形式主要应以机关的以下五个方面的情况为依据：
1、机关的工作性质、任务和职能范围；
2、机关内部机构设置的层次与数量；
3、机关文书处理的多少；
4、机关及其所辖单位的驻地分布情况；
5、机关规模的大小，人员配备情况等。
不同类型的机关，应从本机关的实际情况和工作特点出发，适当地选择文书工作组织形式。根据现在我国党政机关文书工作的情况，分散形式一般适应于大型的机关或部分中等机关。这类机关工作范围广，业务繁重，工作人员少，内部组织机构的层次和数量也比较多，机关的办公驻地相对来说也比较分散，下属单位也较多，收发文件数量也大，显然不适于用集中形式。集中形式一般适应于较小的机关、基层单位和一部分文件数量不多的中等机关。这类机关工作范围较小，有的业务性强，工作较为单纯，组织机构单一，收发文的数量也少，显然不适于用分散形式。混合形式一般适应于较大的机关或中等机关。
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