案卷的归档及归档标签的使用说明

一、案卷的归档与归档制度

（一）归档：归档是指文件在机关工作中处理完毕，其中有保存价值的，由文书部门按照立卷的原则和方法把它立成案卷后，按照归档制度向档案馆（室）移交工作。

（二）归档制度：制度有三项内容，即归档范围、归档时问、归档要求。

1、归档范围：据前而所讲的立卷范围，凡属立卷范围的文件，一律归档，不属于立卷归档范围的，在立卷前剔除，剔除的文书材料经机关领导批准后可销毁。

2、归档时间：归档时间是指向档案室（馆）移交案卷的时间，文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案室（馆）移交案卷。一些专门性文件或驻地分散的个别业务单位的文件，为使于日常查用，亦可另定切合实际的归档时间。现在各个机关的处理不完全统一，一般是第二年内移交，多数是六月底以前，有的是由文书部门保存几年（二年、三年不等）后才移交的。总之，现行文件材料在处理完毕之后，必须按期向档案馆移交。

3、归档要求：根据中共中央办公厅、国务院办公厅于一九八三年四月二十八日印发的由国家档案局制定的《机关档案工作条　例》规定，机关文书部门或业务部门向档案部门移交档案必须根据移交目录清点核对。接收的档案必须符合要求：保质保量，符合规格。

具体要求有以下几点：

（1）必须按立卷归档范围，将具有保存价值的文件材料收集齐全，既不庞杂，又不遗漏短缺。平时要注意运用“归档标签”。（附表1）

（2）按照文件间的历史联系和保存价值，整理立卷。

（3）每个案卷均应有确切简明的标题，并注明保管期限。每卷之内，卷首应填写卷内文件目录（附表2），卷末应附备考表（附表3），并装订齐整牢固。

（4）归档的案卷必须编制移交目录（附表4），至少一式两份。交接双方经过清点案卷，履行签字手续。一份目录留文书部门使用，其余份数（至少一份）交机关档案室。交给档案馆的要有交接证（附表5）

归档的要求规格主要是从档案部门的角度，向文书部门提出来的。文书部门在向档案部门移交时，档案部门有权督促检查与指导帮助，确保质量、调整、补救。

附表1　归档标签形式

使用说明：

为了做好文书的平时归卷，文书人员应于年初，根据立卷类目的条　款和预计形成的文件数量，为每一条　款设置一个或几个卷宗，平放于“立卷类目分类柜”内，按顺序排列，并事先把条　款和顺序号填写一标签，把标签夹于卷宗的左或右下角，一有办理完毕的文件，就“对号入座”，随时归入。

附表2　卷内文件目录式样卷内文件目录　（16开用纸）

注：用在卷内首页

附表3　备考表式样备考表　（16开用纸）

注：用在卷尾。全宗号、案卷目录号、案卷顺序号由档案部门填写。

附表4　归档案卷移交目录参考式样归档案卷移交目录　（16开用纸）

附表5　档案接交证表式样参考档案接交证　（16开用纸）

二、案卷的整理与编目

平时在类目、条　款下集中了文件，为立卷已打下了基础。当年工作终了，为了便于移交以及日后对档案文件的管理和利用，还必须在平时归卷的基础上，进一步系统整理与编制目录。文书立卷人员应在年终和次年年初做好这项工作。

其内容和步骤是：检查卷宗、拟写标题、排列编号、填写表目与装订、编制目录、最后移交。至此，就完成了文书工作的全程。

下面分别予以叙述：

（一）检查卷宗

检查卷宗就是调整立卷，检查归卷卷宗。调整时需要检查四个方面。

1、检查卷内文件成分

首先检查已归卷的文件是否齐全完整。如有尚未办完的文件，可以酌情转入下一年度立卷。还应检查卷内有无多余的重份文件，以及不需要立卷的文件材料，拣出来另存或登记销毁。

2、检查卷内文件联系

检查运用立卷特征运用是否得当，保持文件之件之间的联系如何。检查、纠正条　款之间文件归卷是否统一、相互混淆，或拆散文件联系的现象。

3、检查卷内文件保存价值

检查各条　款中的文件保存价值是否相差悬殊。一卷内保存价值应求一致。初步确定保管期限。

4、检查卷内文件数量

文件数量少的条　款，可适当考虑合并；文件数量多的条　款，应适当酌情分卷。

以上四条　，调整时可以结合进行，统一考虑。调整时可根据业务熟悉程度，一次或多次才能完成。调整工作必须细致认真，力求无误，确保质量。

（二）拟写标题

编写案卷标题是文书工作人员的一项基本功，是立卷的紧要步骤。案卷标题是对卷内的公文材料进行高度概括的结果，它要概括卷内公文材料的自然联系及主要共同特征，准确鲜明地体现卷内所有公文材料联合反映的某项工作的基本面貌。通过案卷标题，揭示出卷内文件的成分与内容，为查找利用提供线索。标题是案卷封而上最主要的项目，也是以后编制某些档案检索工具的主要依据。文书工作人员要以立卷的原则和立卷的方法作为编写案卷标题的指南，拟写好案卷标题。

具体要求有以下三点：

1、注意政治上的正确性，准确反映党和国家的有关方针政策精神。这是一项比较严肃的工作，文词不可乱简。

2、注意文字上简炼通顺，概括准确，避免过于抽象笼统或罗列堆砌的文件标题。既要准确，又不要冗长，最好不要超过四十个字。

3、案卷标题的基本结构力求完整，排列顺序统一。既要反映立卷特征，又不能单纯标出立卷特征。如按问题特征立卷，还要标明作者和名称。

案卷标题的结构通常是：

（地区）作者（通讯者）—（时间）—（地区）问题—名称

在一个案卷标题中，通常应标明作者、问题、名称三个基本部分，中间加上适当的连接词。有些案卷标题，根据组卷情况还要标出地区、时间或通讯者。

编写案卷标题除明显违背立卷原则和立卷方法的问题外，还常见：以偏概全，以大括小，题不对文，冗长别扭，语句不通，省略不当，结构顺序颠倒等问题。如原题：

《关于一九八五年本单位对xx单位关于双方协商解决本单位xxx等两同志调入xx单位的有关来往材料》

改后标题：

《关于本单位调出xxx、xxx两同志与xx单位的往来材料》

标明各部分的写法如下：

（1）标明卷内文件的作者

标明作者是为了说明卷内文件的来源，即制发者。作省一般应写全称，如果全称过长或在许多案卷中重复出现，也可用通用简称。本机关制发的，可写为“本部”、“本局”“本校”等；卷内文件作者有若干个的，可列举二、三个为代表，后面加“等”字；同类型或同一地区的机关，可概括为“xx，xx等九县人民政府”，“本部所属厂、矿、院、校等”，不能笼统使用“各机关”代替。某个人名义的，应标明所在机关和职务。某些属于特定职能的机关的文件，间不再标出作者。

（2）标明卷内文件的内容（问题）

标题要准确地揭示卷内文件内容所反映的问题。这是关键、核心。标题要准确地、简明地揭示出文件的主要内容，能让检索利用者一看标题，就能判断出卷内有无自己所需要的文件。一般说按问题特征组卷，由于内容单一比较容易标明。对于并非按问题特征组卷，或由一个范围更大的问题归纳了几个具体问题组成的案卷，进行概括时就会困难一些。写时必须注意全面、准确，即不要只揭示一部分文件的内容，使另一部分文件内容被埋没，造成难查；也不要概括得过于笼统，帽子太大，使利用者难以捉摸，造成错觉。有些问题表述的词语全称很长，也可写作通用简略叫法，如“四化建设”、“两个文明”等。(www.xing528.com)

（3）标明卷内文件的名称

能够反映名称特征的案卷，很容易标出文件名称部分。不具有名称特征的案卷，就要考虑如何标明。一般作法是：标出几种主要的、有代表性的文件名称，如举出二、三个文件名称后面加“等”字。

对于某些案卷标题的名称部分，可用以下几个专门案卷术语来概括：“往来文书”、“文件”、“材料”、“案卷”等。

往来文书：某些机关间商洽办理一般事务的文件，如通知、函等，具体标明文件名称，对了解卷内文件的内容并没有多大帮助，反而显得罗嗦，所以到不如用“来往文书”加以概括更为简洁。如“xx机关与xx机关关于xx事的往来文书”。

文件：多用于会议形成的文件材料。会议形成的文件数量多，差别大，其文件名称又有一定规律。如报告、讲话、发言、记录、简报、纪要等。这些文件如要立为一个案卷时，就不必标明具体名称，而用“文件”二字概括即可。如“xx年xx省xx工作会议文件”。如果一次会议的文件较多，要分立两卷以上的，仍应分别标出文件名称。

材料：多用于非正式的文件材料。即说明性，参考性的有关辅助材料。这些辅助性的文字材料没有比较规范的名称，所以拟写案卷标题时，可用“材料”二字来概括。如“xxxx会议学习参考材料”、“表彰xxx的先进事迹材料”。

案卷：仅限于对某一案件或某个人的问题调查处理过程所形成的文件材料。例如“xx机关对xx人xx问题处理决定及有关材料”，又如“xx机关工作组调查xx问题的文件材料”。

（4）标明卷内文件的针对时间

计划、报告、预算、决算等文件组成的案卷，应标明文件的针对时间。书写时，务必准确，“一九八八年“不要写成“八八年”，“xx年至xx年五年计划”，不要写成“五年计划”。

（5）标明卷内文件的通讯者

按通讯者特征组成的案卷，可先写明通讯者特征组成案卷；也可将通讯者所涉及的问题特征组成案卷。通常是这两种写法，如“本机关与xx机关（对方机关）关于xx问题的往来文书”，“本机关关于xx问题与xx、xx等机关的来往文书”。

（6）标明卷内文件所涉及的地区

有几种情况，如同属一个较大地区范围的若干个作省，可用大的地区概念加以概括。如“xx市各县县政府关于x x问题的报告”。文件内容只涉及两三个具体地区的，可具体列出。文件内容涉及地区较多，可列举一两个后加“等”字来表示。

拟写案卷标题，总的要求是：政治上的正确性，内容上的概括性，结构上的完整性。所以拟写时要认真斟酌，尽量做到简明准确，没有问题。为慎重对待，在调整案卷时，可先用纸条　或卡片拟写，夹在卷皮上，待全面检查修改确认无误后，再抄写在卷皮的封面上。

（三）卷内文件的排列与编号

卷内文件的排列与编号，就是排列卷内公文材料的顺序。

立卷时务必要进行系统的科学排列，保持公文材料形成的自然规律和先后顺序，反映机关工作的处理程序，让案卷眉目清晰，条　理分明，井然有序，使人开卷之后能很快掌握案卷的整体面貌。

排列方法有以下几点，可灵活掌握，结合运用：

1、按公文材料的时间顺序排列，这种方法多用于以作者特征为主要纽带立卷的案卷。

2、按工作程序排列，这种方法多用于问题特征为主要纽带的案卷。如反映一次会议、一项工作、一个问题、一个案件、一项任免等的案卷。

3、按卷内公文材料的重要程度排列，这种方法用于某些综合性的案卷。如《一九八五年上级机关文件》，这是以作者特征为主要纽带组合的综合性案卷，卷内文件的顺序按重要程度实际是按作者的职权范围排列：中共中央文件、国务院文件、省委、省政府文件。

排列时还要注意保管期限，以便向档案馆移交档案。省级以上机关应将永久保管的案卷与只在本机关档案室保存的长期、短期的案卷，分别进行排列与编制目录。省辖市（州、盟）和县级以下机关应将永久、长期保管的案卷与只在本机关保存的短期案卷，分别进行排列与编制目录。排列时也要注意保密程度，对绝密的案卷也须单独排列与编制目录，以利于保密。

卷内公文材料的顺序排列固定之后，继而将卷内所有公文材料用阿拉伯数字编统一的页码号，即张号，用以固定每份公文材料和每页在卷中的位置，也是为了保证案卷材料的完整和安全，便于查考。

张号标写在文件首页页面的右上角。双面的只编写在正面，反面不编。一张单面的公文材料不多。成本的公文材料，一般情况下还是应统一按页编号。个别成本的中央、国务院等的重要文件，为保持文件的严肃性，也可在文件首页编一个张号，但要紧跟张号标明该份文件的内含面数。如：

“P8（1—13）”：

“P8”是该份文件在卷内的统一张号；

“（1—13）”是内含面数，表面有十三面。

为了慎重，可先用铅笔标明，而后用钢笔或毛笔标明。卷内小册子，可标为“本卷第xx页为一册，共xx页。”

（四）填写表目与装订：

填写表目，就是填写卷内目录与备考表，而后填写案卷封皮，最后装订。

1、卷内目录：其项目有顺序号（每份文件填一个）、作者、发文号、文件日期、文件标题（如没有标题，可根据内容概括填写摘要）、所有张号、备考等七项。卷内目录置于卷首，其式样，见前第248页“附表2卷内文件目录式样”。

2、备考表：备考表是用来说明卷内文件的状况，便于保管人员和利用者了解的。应写明卷内的实有张数（大写），以及必要注明的情况，并填写登记日期和立卷人签名。日后变动情况，由管理人员随时在表上注明。备考表置于卷末，其式样，见前第248页“附表3备考表式样”。

3、填写案卷封皮：封皮应用牢固耐折的厚实的牛皮纸统一印刷。使用毛笔正楷填写，以便醒目并便于长期保存。

案卷封皮式样　（16开占全页）

填写说明：

（1）机关名称和内部组织机构名称均应写全称。机关的名称，通常事先印好。如有变化要用括号注明。

（2）案卷标题：书写字体稍大些，笔画工整，文字排列整齐美观。

（3）卷内文件张数：填写实有张数，必须确切，不可大约。

（4）年度日期：一般案卷可只填所属年度，会议文件，跨年度处理的文件等应同时注明文件的起止日期。

（5）保管期限：根据初步鉴定的保管期限填写，或征求档案部门意见填写。

（6）全宗号、目录号由档案部门填写。案卷号在案卷排列之后填写。

4、装订：为了固定与保护卷内文件，避免散失或损坏。用线订，不得随便拆卷抽取。珍贵手稿、照片、图纸，用卷盒、卷袋保管。案卷在装订之前，须去掉文件上的金属钉、针，以防年久锈蚀文件。装订前还须逐页检查文件，凡书写未留装订线的应补贴加边，残破文件应当修补，大张文件须要折叠，使全卷文件大小整齐。装订时应使用线绳或麻绳勒紧结牢，注意不要倒置、脱漏张页。

（五）编制案卷（移交）目录：

1、案卷目录的作用：它是文书部门将系统排列的案卷逐一编号登记，形成案卷名册，用来揭示出一年形成的全部案卷，统计案卷的数量，作为向档案部门移交案卷的依据和凭证，也是作为今后查找利用档案的基本工具。

2、案卷目录的项目：有案卷顺序号、案卷标题、卷内文件起止日期、卷内文件张数、保管期限、备注等项目组成。其式样，见前第249页“附表4归档案卷移交目录参考式样”。

3、案卷目录的编制方法：常用的有三种。

（1）按年度编制：即将一个年度的案卷，综合组成一本目录，其中按永久、长期、短期分为三部分，在每一部分再按各个组织机构分类。

（2）按保管期限分：就是将机关一个年度的案卷，按永久、长期、短期分开，制成三个目录，每一本目录中再按各个组织机构分类。

（3）按组织机构分：就是在一个机关内，将每个组织机构的案卷分别按永久、长期、短期三部分编制目录。卷数少时，卷号也可接续上一个年度各组织机构的卷号排列。

（4）总目录：为了方便日常查找利用，还可以在上述任何一种目录的基础上，再分别将各个组织机构的案卷，混合各种保管期限，统一按作者、问题等联系进行排列，编制一本总目录。总目录的“管理期限”栏内，应写明各个案卷的保管期限。案卷号可仍按分开期限排列的编号填写。

各个机关编制案卷目录的具体方法，可由档案部门与文书部门研究确定。案卷目录编好后抄写或打印三份，一份留文书部门，其余交档案部门备用。

移交案卷目录封面　（16开占全页）

移交备考表　（16开占全页）