文书立卷的步骤简述

文书立卷的步骤可分为：文件的收集，即准备工作；甄引分类，即平时归卷；组卷定卷，即年终调整组卷定卷；编目归档，即案卷的系统化排列、编目与归档几步进行。

一、立卷准备

立卷前的准备工作，主要是在文件收集的基础上编制立卷类目，即“立卷方案”，作为立卷的依据。立卷类目通常叫“案卷类目”或“归卷类目”。有了立卷类目，利于有计划、有条　理地进行一系列立卷工作。下面按类目的拟制、确定、结构三个方面来讲。

（一）立卷类目的拟制和作用：

立卷类目是在文件尚未形成以前，根据机关工作活动和文件形成的规律，参照往年情况，对一年内可能产生的文件，按照立卷的原则、要求和方法事先拟制成一个比较详细具体的归卷类别和条　目方案。它属于预计的性质，是立卷的计划和指南。其作用：

1、便于文书工作人员有条　不紊的进行平时的归卷工作，克服无计划的忙乱现象，提高案卷质量和工作效率。

2、便于承办人员随时利用现行公文和保护公文。

3、便于机关工作随时根据类目查找、利用文件。

所以，编制好案卷类目和正确使用案卷类目，是实行文书部门立卷的关键问题之一。平时一定要注意文件一来就“对号入座”，免得积压、忙乱，把工作做在前面。

（二）立卷类目的确定和事项

立卷类目的确定：拟制案卷类目是文书立卷工作的开始，它主要是文书部门的任务，一般以文书部门为主，档案馆（室）要积极协助，共同做好这项工作，使编制的案卷类目切实可行。

立卷类目的事项：

1、案卷类目通常是在上年末或当年初编制，可在使用过程中，根据机关工作情况的变化和实际需要，及时修改和补充条　款。

2、案卷类目一般由立卷单位（或部门）编制；也可由办公厅（室）或秘书处（科）统一编制。前者（大机关）适用于机构较多，业务较复杂，文件数量较多，实行分散立卷的机关；后者（小机关）适用于机构较简单，文件数量不多，立卷工作集中进行的机关。

3、要坚持文书部门立卷的制度，必须要编制案卷类目，否则不便进行工作。为了保证编制案卷类目的质量切合实际工作需要，编写类目前，应该先参考研究有关的情况和材料。查阅本机关文件，研究本机关的工作，掌握档案工作的有关文件和知识，如《文书档案保管期限表》等等。类目可先准备好几个卷皮，写上标题，作为立卷的依据。封面卷皮可标上：上行文、下行文、平行文、名册、计划、或标知阅文件、急办文件、批办文件、科室文件、已办文件……或标宣传、人事、组织、工会……

（三）案卷类目的结构和内容

案卷类目既然是文书立卷工作的计划、依据和指南，就必然有它自己的结构。其结构由类名和条　款组成。

1、类名：类名即类别，是综合概括归卷公文材料的类属名称。通常采用三种分类法。

（1）按问题分类，即按文件内容所反映的问题分类。按问题分类，不受机构限制，一个机关的立卷类目究竟设哪些，可根据本机关的具体情况而定，可与本机关的机构设置相一致，也可以完全不一样。各类之间要划分清楚，类名含义要明确，不可互相包括，如设了政工类，就不要再设组织类、宣传类。

（2）按工作性质分类，即按机关（或一个部门）性质职能和工作任务分类。如：组织工作类、宣传工作类、工业交通类、城市建设类、财经贸易类、文教卫生类、政法类、综合类等。这种分类与“问题分类”相近。

（3）按组织机构分类，即按机关内的组织机构设类，有几个机构就设几个类，机构的名称就是类的名称。机构大、公文多又可再分属类的小类。如xxx粮食局属类：秘书股、人事保卫股、财会股、购销股、储运股、种子股、饲料股等。

类别可随时增删。

2、条　款：即条　目。它是类名之下按照立卷要求与方法概括一组公文材料的总标题，也是事先预拟的每个案卷的题目。

条　款是案卷类目结构中最主要的部分，因此拟制条　款是一件十分细致和复杂的工作。拟制条　款应力求确切具体，符合实际，文字上应简明扼要，一目了然。条　款含糊，归卷工作会发生困难，容易造成同类文件前后归卷不一，似乎放在这一条　款也可以，放在另一条　款也合适。条　款太粗，会使文件包罗万象。条　款过细，会使下面包括的文件太少，会增加将来调整案卷的工作量。所以切记不能含糊，不能过粗，也不能过细。

拟制条　款的要求是：

（1）要能正确地反映和体现立卷的方法及特征。

按照立卷特征来拟制条　款，应反映出立卷特征的运用，尽可能指明一个条　款所包括的文件属什么问题、什么作者、什么名称等。最好不要单纯指出问题（如“化学工业”、“汽车工业”），也不要过于笼统（如“各种来往信件”、“一般问题”），这样会使归卷的文件杂乱，不能打下好的立卷基础。实践证明，条　款拟得适当具体些，才能起到指引立卷的作用。

如xx市委工业部的立卷类目中有：

中央、省委工业部关于工业生产的综合性指示；省委工业会议文件；

各厂矿党委、总支关于技术革新、技术表演问题的报告。

这样条　款清楚了，便于归卷，便于查找。

（2）要认真地考虑公文材料的不同作用，保存价值和历史联系。

拟制条　款要注意将不同保存价值的文件分顺序号，即文书处理号，也叫代号，固定次序，便于公文平时归档和查找利用。(www.xing528.com)

编号方法：

一种编法：一般是分类别编，就是每类给一个代号，类下面编条　款序号。如：

1—10，代表第一类第十条　款。

4——8，代表第四类第八条　款。

另一种编法：将各类统一编条　款顺序号，在每类后面留几条　款空号。如：第一类编至10号，确定当中空5个号时，第二类就从16号编起。

上述两种方法，都是为了防止在公文形成后因条　款的增减，使条　款号有较大的变动和打乱的被动现象。现在，有些单位、机关还没有编制案卷类目，需要积极创造条　件，做好这项工作。

二、平时归卷

一年中形成的文件很多，而且不是一下子形成的。文书工作人员为了做好立卷文件材料的积累工作，将平时已经处理完毕的文件，依照已编好的立卷类目，按立卷类目上的有关条　款随时归入卷内，就是平时归卷。

（一）平时归卷的好处

1、便于文书工作人员对办理完毕的公文，根据它的来龙去脉及时进行收集整理，保持其完整齐全，管理有条　不紊，充分发挥文书部门立卷的优越性；避免文书平时分散零乱、长期堆积，不利管理和保密的现象，以及在年终突击整理立卷时可能出现的混乱。

2、便于机关办文部门（包括秘书及其他办文人员）随时利用，使承办人员乐于将自己办理完毕的公文及时清退给立卷人员，支持文书立卷工作，为年终整理归档打下良好基础；避免承办人员因不便查找利用，而不愿及时清退办理完毕的公文，导致文件分散的现象。

总之，做好平时归卷工作是把立卷工作化整为零，化难为易的好办法。然而，有些机关未能建立、健全这个制度。主要原因是认识不足，地点选择不当，人员任用不当，督促检查不够等等。为了建全文书部门立卷制度，文书立卷人员有必要进行宣传，取得机关领导和业务承办人员的重视和支持。文书立卷人员也要努力学习，熟悉业务，把各项工作安排好。

（二）平时归卷的方法

要抓好“五个环节”。

1、建立健全文书工作与档案工作制度。这是搞好平时归卷工作的保证。

各个机关（或部门）和组织，对文书处理和立卷归档工作要制订出具体的办法和规定，对领导人员、文书工作人员都要有明确的要求，对公文材料的登记、分发、传阅、批办、承办、借阅、保密、清退及归档的范围、时间、方法等都要有具体规定，形成制度和统一的规范，以确保文书部门立卷制度的巩固与落实。

2、做好公文材料的平时收集工作，为平时归卷打好基础。

收集工作要随时进行，随办毕随收集。把随时收集与定期收集结合起来。要做好平时收集工作，必须做到“三要”：

（1）要明确归档的范围，把应归档和不应归档的文件分清楚；

（2）要选择适当时机，把应归档的文件及时收集齐全归卷；

（3）要建立岗位责任制，把归档文件的收集工作落实到人。

3、坚持平时归卷制度，为定卷和查阅创造条　件。

要坚持平时归卷工作，必须有相应的制度作保证。如建立定期清退制度、检查制度、借阅制度等。

4、做好平时定卷工作，充分发挥平时立卷的优越性。

5、搞好年终调卷，彻底完成平时立卷任务。

年终调整定卷（实行是在第二步进行）是根据一年来归卷的实际情况，按照编制的案卷类目，进行全面平衡，对不能够立成一卷的进行合理合并；对多于一卷的要适当分成若干卷；对不符合立卷原则，组卷不合理，或分类不当，划分保管期限不准的要进行必要的调整。全年案卷调整确定好后，要全面系统地进行案卷排列和案卷目录的编制工作，以便移交归档。

三、组卷定卷

这是指年终调整组定案卷。经过平时，待到一年终了需要再作一次全面检查调整，然后确定组卷。检查的方面和注意的问题：

首先检查条　款归入的文件是否完整齐全，可根据收发文登记核对，并发动各承办人进行一次清理，力求没有遗漏短缺的文件。多余的重份文件应当提出。未办结的需转入下年度，另行存放。

其次检查各系款中的文件，是否正确运用立卷特征与合理地保持了文件之间的自然联系，卷内文件保存价值是否大体一致等。

发现问题及时纠正，保证质量。可侧重一个方面，或三次检查调整，最好与档案工作人员一起检查指导。