文书立卷的方法及优化措施

文书立卷的方法是由文书立卷的基本原则和要求所决定的。具体来讲有以下几点：

一、根据文件本身的特征立卷，这是主要依据。

（一）将具有共同特点和联系密切的文件作纽带组合在一起立卷，将具有不同特征的文件分别进行组卷，这是立卷的基本依据。

抓特征，就是抓一个案卷内文件的共同点，抓基本的东西。即指：作者、文种名称（名称特征）、文件内容（问题）、收文机关和形成文件的时间。出这些基础可分为六个方面的特征，简称“六个特征”：

1、问题特征；

2、时间特征；

3、名称特征（又称“文种特征”）

4、作者特征；

5、通讯者特征；

6、地区特征。

也有说“五个特征”的，前四四点相同，5、6合起来为“收发特征”。

立卷就是根据文件之间归纳出相同的特征，区分不同的特征来进行组合。这样既可保持文件之间的一定的历史联系，又可使查找利用时有规可循。立卷的一般规律，立卷的基本依据，通常叫作“立卷特征”。

（二）“六个特征”一般的应用方法。现将“六个特征”分述如下：

1、问题特征：问题特征是指文件内容所反映的问题、事物或工作性质具有的共同特点，（即：事件、人物、事物、问题、工作性质）。按问题立卷，就是将反映同一事物或同一问题的文件组合在一起立卷。

如：党委组织部的立卷。文件少，可将“组织工作”立成一卷。文件多，可分“干部工作”、“组织工作”。文件很多，可分为“领导班子调配备”、“干部教育”、“基层组织整顿（或建设）”、“党员轮训”几个卷。

如：政府办公室关于财贸方面的立卷。文件少，可将“财贸工作”立成一卷。文件多，可分“财政工作”、“税收”、“粮食”、“商业”、“工业管理”等卷。文件很多，可分具体些，如“市场”、“物价”、“网点”、“服务质量”、“服务态度”等。

具体问题的，如：

关于处理xxx贪污盗窃案件的文件材料（同一人物、同一案件）；

关于购买xx设备的文件材料（同一事物）；

关于评定工资问题的文件材料（同一问题）。

一般活动的，如：

关于宣传工作的文件材料（同一性质）。

一殷说来，反映同一问题、同一事物、同一事件的文件，它们之间的联系比较紧密，应当合并立卷，不能拆散联系。特别是同一问题的问文与复文，请示与批复，报告与批转（批示与转发），更应当集中立卷。

按问题立卷是主要的，但不是唯一的，要根据实际情况，不能“一刀切”。如一次综合性会议文件，就不宜按问题拆开，也不宜与这一次会议有关问题的其他材料插进去。又如综合性的计划、总结、报告等，都不可能分开立卷。此外，还有虽然属于同一问题，由于保存期限相差很大，也应分开立卷。

2、时间特征：时间是指文件形成的时间和内容所针对的时间两个方面。按时间特征立卷就是把一年内或者同属某一个时间（同一季度、或月度等）的文件立成一卷。

机关工作的时间观念很强。随着形势的发展变化，不同时期的工作重点和中心任务有所不同，各个时期的工作活动和形成的文件也就有较大的差异。所以，案卷都有很强的时间特征。

一般说，机关单位都是按公文材料形成年度立卷的，只有一年未处理完毕的案卷，才不具有年度时间特征。如一个工程，象三门峡大坝工程；如一项重要工作，象人口普查工作、整党工作、整顿经济秩序、治理经济环境，是越过一年以上的时间才能完成的。

采用以时间特征为主立卷，能较好地保持文件之间的自然联系，能反映出一个机关单位在不同时期的工作活动特点，便于查考机关单位不同发展阶段的工作面貌。

跨越年度的文书立卷要认真研究，放在最合适的年度里。通常有如下情况：

（1）一般放在写成年度立卷。如果当年未写成，而到第二年才批准、通过、发出，就放在批准、通过、发出年立卷。

（2）年度计划、总结、报表、预算、决算等，这种文件时间针对性很强，一般放在针对年立卷。跨越年度，或多年的计划（五年计划、七五计划）放在开始年立卷。总结，放在最后年度总结。这样划分，可以和文件的形成年度大体一致，可以反映机关当年的工作活动，归卷也比较方便。

（3）总结和计划写在一起的文件，应从文件的主次和中心来定。如《1987年工作总结与1988年工作要点》，主要是总结，就放在1987年里立卷。

（4）文件和案件跨越年度，就放在处理年度立卷，即办结、结案的一年立卷。

（5）转发或批转的文件，应按本机关转发的时间最后确定所属年度立卷；被抄转的文件原件，应按原来文件的写成年度立卷。

（6）跨越年度的请示与批复，来文与复文，相距时间不长的，可以按本机关文件的时间为准。请示、询问的机关按请示、询问的时间立卷；批复、答复的机关按复文时间立卷。

（7）某项工作或某次会议，收集的有关资料、材料，不按原来的写成年度或内容针对年度，而应放在使用的年度立卷。附件、参考材料、会议印发的学习材料，应与该项工作或该次会议的文件一起考虑立卷。如1979年全国档案工作会议印发的1956年的《国务院关于加强国家档案工作的决定》，应放在该次会议义件一起立卷。原件仍存1956年卷内。

（8）会议跨年度，第一年末发通知，第二年初开会，所形成的文件材料，就放在举行会议的主要年度立卷。

（9）跨三年以上的工作、运动、工程形成的文件，可分年度立卷。

（10）有的工作按照本身特点，使用专门年度。如：兵役年度、粮食年度、教学年度，都不按1月1日一12月31日来计算，而按专门年度形成的文件立卷。如教学年度从9月1日到次年8月31日为一个学年。

立卷中没有单独使用时间特征组卷的，只能配合其他特征，起限定作用。

3、名称特征（或文种特征）：名称特征是指公文材料的文种名称。即把同一名称的公文材料组合成卷，这同一名称就是卷内公文材料共同的文种特征。如：上级批复、各类通报、外来公函、总结材料、工作简报、会议通知、各类章程制度等。(www.xing528.com)

使用文种特征作为联系纽带组卷，较为简便，公文材料一摊开，文种特征十分明显，随手可以集中组合。只要记住一份文件的文种，查找也快。但因为这是一种横向的立卷方法，所以，往往会将应该按问题特征或别的特征组卷的公文材料组合进来，割裂公文材料间的本质联系，影响一项活动面貌的完整。如：批复应与请示组合，重要会议通知应与会议其他文件材料组合，一项工作总结应放该项工作的产生的材料公文的尾部。所以，单独采用文种特征作纽带组卷的情况是很少的。

4、作者特征：作者特征是指制发文件的机关、单位或个人。如果一组文件同出一个作者，这同一个作者，就是这组文件共同的作者特征。

上行文、平行文、下行文的作者也是一个特征。这样立卷可以适当区分文件的重要程度与保存价值。采用作者特征立卷，容易概括组合，组合的案卷让人能较快地看出文件来源、行文关系、重要程度，也较好查找。但也要灵活运用，如果其中的文件有与本机关某项重要工作有直接关系的，要抽出与机关的有关文件组合在一起，用另外的特征组卷。

如xxx省档案局立卷时，遇到国家档案局批转自己某份报告的文件，就不要归入“国家档案局文件”卷内，要将它与某份报告合在一起，用另外的共同特征组卷。

5、通讯者特征（即收文、发文特征）：这是指本机关与某一机关双方联系的文书立卷。虽是按两个作者的归纳，但是它与按类型归纳作者组卷不同。按类型归纳的都是收文，这里包括收文与发文。这是按照双方就一个问题或几个问题进行工作联系而形成的来往文书，集中立卷。

6、地区特征：指文件内容所涉及的地区。

按地区特征立卷，是将内容涉及同一地区（省、市、县、乡）的文件集中立卷，这样便于反映该地区的工作情况或有关该地区问题的处理。

1981年国务院办公厅在有关规定中指出：文书立卷要根据发文机关、问题、时间，名称等文件特征进行立卷。多年的经验证明，根据文件本身的特征（即六个特征）组卷，能够保证案卷质量，便于查找利用。

二、结合运用“六个特征”组卷

“六个特征”是文件本身的特征”。按照文件本身特征立卷是依据，而不是方法；也不能理解为一个案卷中分别使用了不同的特征，而是具有几个特征。正确的方法是：

文书立卷要根据文书立卷的原则，文件的实际情况，灵活地结合运用二至三个特征来组立一个案卷，有时可多达四个特征结合立卷。

如“xx市档案馆1979年各季度档案利利用工作的统计表”

这份文件材料具有四个特征：

作者：xx市档案馆

时间：1979年

问题：档案利用工作

名称：统计表

一个特征只反映一个方面的共同点和联系，几个特征则反映几个方面的共同点和联系。按照几方面的特征立卷，能使文件之间的联系更为密切。如果只按单一的特征组卷，数量多，联系又不密切，就不便于查找利用。所以组卷时要结合“六个特征”组卷，按照单一的特征组卷弊病较多。

分类与组卷不同。分类必然按照一个统一的标准，组卷则要求同时选用几个特征进行。

怎样结合“六个特征”进行立卷呢？我们不可能设想一个万灵的公式，或机械的固定的方法来套用。从具体做法来讲，对于某一部分文件，可以先抓住它们的主要特征（即共同点）。再根据文件数量的多少、保存价值、文件之间的联系等方面的情况，结合其他特征细分。

三、适当照顾文件材料保存价值组卷

根据国家档案局规定：归档的案卷必须根据档案保管期限表注每个案卷保管的期限。根据文书档案保管期限规定，文件的保管期限划分为：永久长期、短期三种。之所以要考虑公文材料的保存价值，是为了明确重点，保证质量，便于定期鉴定，以利日后管理。日后的管理又要定期鉴定和销毁那些已经失去保存价值的文件，所以必须在组卷时适当区分文件的不同保存价值，分别按不同保管期限立卷。如果将不同保管期限的案卷组合在一起，就会“玉石混杂”。这样，还须重新拆卷整理，另行编制目录，另行编制检索工具，浪费大量人力、物力。又由于体积庞大，遇到天灾人祸，很难采取应急措施。

划分不同保管期限的原则与标准是：

1、凡是记载和反映本机关的主要职能活动和基本历史面貌的，对于国家的经济建设、政治斗争、科学研究、文化事业有长远查考利用价值的文件，应当永久保管。凡属需要永久保存的文件立成的案卷，将来在本机关不需要经常利用的，应按国家的有关规定移交给国家档案馆保管。

应列入永久保管的文件，包括两个方面：一方面是本机关形成的重要文件，例如指示、命令、决定、工作计划、总结、汇总的统计报表，重要的请示、报告，各种会议重要文件，以及本机关的组织章程、工作条　例、人员编制、干部名册，本机关管辖的干部的重要任免、奖惩方面的文件材料等。另一方面是同本机关形成的重要文件有密切联系的上下级机关发来的文件。如上级机关对本机关的指示、批示、意见、决定，有关本机关主管业务工作的规定，以及下级机关向本机关所作的重要请示、报告等。

2、凡是反映本机关工作活动，在相当长的时期内本机关进行工作、总结经验、研究问题等需要查考的文件，应列为长期保存。

属于长期保存的文件立成的案卷，可以在本机关保存16年以上——至五十年左右。也包括两个方面：一是上下级机关送来的比较重要的文件；二是本机关写成的，没有科学研究和历史价值，仅在相当长时期内可能查考的文件。

3、只对本机关工作具有短期查考价值的文件，应列入短期保存。保存期限在十五年以下。

文书档案保管期限“期限表”中有明确规定，但对于怎样看一份具体文件应属于某一条　规定中的“重要的”或“一般的”，应划为哪一种保管期限，主要应从以下几个方面具体分析：

（1）看文件内容的重要程度；

（2）看文件所起的效用（执行、参考或只有未生效的草稿）；

（3）看反映本机关的工作历史（主要看反映本机关的主要职能活动）；

（4）看对于历史研究、科学研究查考价值。

在鉴别文件的保存价值和划分保管期限时，还须注意不能只孤立地从某一份文件考虑，应当结合文件之间的联系来具体分析。因此，立卷时，必须在保持文件之间的联系、适当划分保管期限与照顾卷内文件数量这三个方面全面考虑。处理这三者之间发生矛盾时，应根据具体情况适当灵活。

综上所述，根据文件本身特征，结合运用“六个特征”，照顾文件保存价值来组卷是组卷的方法。文件本身的六个特征，其中问题特征比较重要，使用的频率较高。而且，在立卷的实际工作中，按其使用最多的问题特征，一般都不能单独使用，都要遵循立卷的基本原则，根据公文材料的具体情况，使用两种或两种以上的共同特征。由此，可得出立卷的基本方法，这就是：

灵活地结合运用公文材料间的共同特征，并注意采用问题特征，作为联系纽带，进行组卷。

所谓“灵活”，是根据公文材料的具体面貌，选择最能体现它们之间自然规律和联系的两个或两个以上的共同特征，作为纽带组卷。不要脱离公文材料的实际状况，不要千篇一律，以能概括公文材料间的自然联系为准。

所谓“结合”，是要避免使用单一的共同特征组卷，要将所选择的共同特征有次序地、有机地配搭起来，使这些联系纽带互相制约，层层限定，紧紧地扭按在一起，以系统、准确地反映出卷内公文材料的内涵和外延。

注意采用问题特征，是要在选择组卷纽带时，注意考虑把问题特征作为对象，以求鲜明地体现出卷内公文材料的本质面貌。

这三者统一于立卷的基本原则和要求，它们是从不同角度贯彻立卷原则，保证立卷原则的。