文书立卷的重要意义

一、文书立卷

文书立卷是整理与保存文件的一种方法。机关在工作中形成和使用的文书，处理完毕之后，具有查找保存价值的零散文件需要按照内在联系进行系统整理，分门别类地组成一个或数个案卷，这种系统整理的工作就叫立卷，或叫文书立卷，有的把它叫做公文管理。这项工作包括平时归卷、正式立卷、归档三道主要程序。

档案是由文件转化而来的，今天的文书就是以后的档案；今天的档案是昨天的文书。因为它不是人们在事后专门编著的，而是由机关工作中形成的文件材料保存下来的，它是第一手原始材料，具有确凿、完整、系统的特点。因此文书立卷是文书工作的一项重要工作。

二、立卷目的

文件自身的史料决定了文件必须立卷保存，这样便于管理和查找。无数事实和历史教训证明，整理和保存好机关工作中形成的文件材料必须明确三点：

首先，可以为本机关、本部门的工作继续发展创造必要的条　件，为现行工作的顺刊处理服务。文书是具体反映机关工作活动的历史记录，它记工作活动的事实和实践经验，具有备作日后查证、参考的重要作用，所以要进行文书立卷工作。

其次，也可为积累本机关的档案材料，为积累国家档案财富，发展历史研究和各项科学研究，为两个文明建设服务。具有为国家各项服务的作用，所以要进行文书立卷工作。

再则，文书立卷是档案工作的必要措施与工作步骤，具有便于保管，便于档案工作的作用。文书立卷质量的高低，直接影响着档案的质量高低。所以要做好文书立卷工作。

总之，文书立卷是文书工作的一个重要环节。它便于单位的公务工作，便于国家利用，便于保管，便于档案工作质量的提高，具有重要作用，所以要立卷。

三、立卷意义

文书立卷的重要意义，根据立卷的含义和作用，可归纳为以下四点：

第一，可保持文件之间的历史联系，便于查找、利用。

文件是机关工作形成的，虽然每份文件是独立的，但又有它自己特定的作用。一项工作、一个问题、一次会议、一项工程、某个案件在处理过程中往往形成许多文件。这些文件各自又都有着密切的联系。要了解它们的全貌、全部处理过程，以及一份文件的形成，就要搞清它们的来龙去脉，去查阅一系列文件材料。所以，我们不仅需要将那些具有查考价值的全部文件材料一份份地完整齐全地保存下来，而且需要依照它们相互之间的联系系统地加以整理。只有保持文件形成的来龙去脉，才能便于查找、利用。文件之间的这种联系，是机关工作活动中历史形成的，所以称作历史联系。只有很好地保持文件之间的历史联系，才能反映机关工作的历史面貌，便于查找、利用。如果是零散的，没有头绪的，或凭着主观人为地拼凑在一起的文件材料，就很难看出来龙去脉，也就相应地失去了查考的价值，给查找利用者带来许多困难。要找一份文件材料，就如同大海捞针一般。文书立卷，进行系统整理，就能很好地保持文件之间的历史联系，便于查找利用。(www.xing528.com)

第二，可保护文件的完整与安全，便于保管。一份份文件材料，单独堆放着，不仅零乱分散，而且容易损坏和遗失。如果将单份文件立成案卷，加上封皮进行装订，就可以避免文件的破损与散失，便于管理和保存。机关档案室、国家档案馆，都是以案卷为基本单位进行编目、鉴定、统计和提供利用的。

第三，可为档案工作奠定基础。文书立卷工作是文书处理的最后一个环节，移交给档案馆就成了档案工作的开始。而档案工作的对象就是案卷。案卷的来源就是机关形成的许多文件。通过立卷，将文件进行系统整理，保持它们之间的历史真貌，反映各项工作的客观进程，就为档案工作奠定了基础。

第四、可为国家档案馆提供高质量的资料。文书立卷的质量如何，直接影响和决定着档案室与档案馆档案的质量。档案工作者必须经常关心文书部门立卷工作，将那些具有永久保存价值的档案接收过来，为档案工作奠定一个良好的基础，使之为国家档案馆提供高质量的珍贵资料，为历史研究服务，为科学研究服务，为四化各项工作服务。

四、立卷制度

由文书部门负责立卷，是文书工作与档案工作科学分工互相协作的合理制度。我们必须要坚持文书立卷制度。

以前由档案部门立卷，档案部门立卷有许多缺陷，案卷的质量难以保证，调卷频繁造成工作的不方便，同时导致文件分散，影响档案工作。文书部门立卷是同其工作的对象、目的是一致的，立卷的原则与要求与文书本职工作素养是一致的，也是实践经验证明的结果。文书立卷被公认有以下四个方面的优点：

第一，可以发挥文书部门熟悉本职业务和文书处理过程的长处，便于提高案卷质量和立卷工作效率。

第二、由文书部门立卷，可随时集中，防止文件散失，有利于保证文件的齐全、完整和保护党和国家的机密。

第三，由文书部门暂时保存当年的文件，方便文书承办人员查阅。

第四、按年度集中归档，有利于机关档案室工作的开展。

正反两方面的经验教训充分证明：实行文书部门立卷制度较之档案部门立卷有许多优点，所以我们必须坚持文书部门立卷的制度。