优化会议文书处理工作，确保会议效果

会议是我国党政军机关、社会团体、企事业单位开展工作的基本方法之一，是交流思想、提高认识、解决问题的一种重要手段和重要方式。会议的种类很多，无论哪一种会议都要产生会议文书，一些重要的会议，会议文书则更多。

从不同的角度，会议文书可分为不同的类别。例如：

按形成的时间可分为三类：会前形成的文书，如会议筹备方案、会议通知、与会代表名册；会中形成的文书，如讲话、会议记录、简报；会后形成的文书，如会议纪要、催办通知等。

按文种可分为两类：文件类，如决议、决定、请示、报告、会议纪要；特殊文书类，如会议记录、会议简报、会议快报等。

按内容可分为三类：（1）学习、参考文件。这一类主要指来自上级的指导性文件和统计部门提供的资料，如宣读或转达上级的文件、指示、一些统计数字等。（2）主要文件。这一类主要是本会议产生并供代表讨论的文件，如工作报告、决定、决议、开幕词、闭幕词、总结报告等。（3）其他材料。这一类虽不是会议的主要文件，但关系会议的组织和安全，也很重要，如作息时间表、代表名册、签到簿、出席证等。

对会议文书处理的要求：

一、要重视会议文书载体材料的质量

会议文书处理，必须重视会议文书载体材料的质量。会议文书载体材料，是会议文书信息赖以存在的物质基础和基本条　件。会议文书载体材料的质量，即会议文书载体制成材料的质量，通常是指纸张质量、规格质量、格式质量、装订质量、字迹材料质量、印刷质量等等。制成材料的质量有优、良、中、差之别，质量越好，会议文书的作用发挥越充分，质量低劣，其作用就降低或不起作用，甚至起反作用。

当前，会议文书制成材料存在不少问题。会议记录本的开本有八开、十六开、三十二开、六十四开的；形式有硬抄本、软抄本、练习本、日记本的；页数三、四十页，五、六十页，百页以上的；装订线有在左边、右边、上边的。表、册、簿、证的格式，一式多样。比如，会议决定事项登记表，有列六项、八项、十项、十二项的；项目排列，有自左而右、自上而下的。有将会议决定事项登记表与会议决定事项催办登记表合而为一，也有分立的。有用易褪色的纯兰墨水、杂色墨水作制成材料的，也有用铅笔、圆珠笔（标有DA的除外）的。至于印制粗糙，模糊不清，错别字、漏缺语词，时有发生。

凡此种种，都说明必须重视会议文书载体材料的质量，健全文书工作制度，增强责任感，尽快使会议文书的制成封料统一、标准、规范，以便会议文书的使用和贮存。(www.xing528.com)

二、要确保会议圆满成功

确保会议圆满成功是会议文书处理工作的出发点和归宿。它包括两个方面：要有利于会议的顺利进行，要狠抓会议决定事项的贯彻落实。

会议文书处理工作贯穿于会议的始末，工作的好坏直接影响会议的效果。会议文书处理工作认真、适时，就有利于会议的进行，就能促进会议圆满成功。比如，会前细致认真地对欲发放的文件编号、登记、分装，代表一到，采用签字发放文件（包括各种证件）的办法，无疑这为会议的顺利进行提供了条　件。如果文件不编号、不登记、不签字，哪位代表发了，哪位代表未发，心中无数；万一哪位代表丢失了文件，也不知是哪位代表的。甚至编号错乱，运转迟缓，弄得代表瞒怨，领导有意见，干扰了会议。

会议圆满成功，取决于会议的决议和决议的落实。因此，首先要建立会议决定事项的登记制度。可根据会议记录、会议纪要等摘出，填入“xx会议决定事项摘要登记本”内，一般登记本应有会议名称、时间、地点、主持人、决定事项摘要、记录人、备注等七项。临时性会议结束后，会议的组织机构旋即解散，登记本由主办会议的中枢部门保管，或交其他部门和单位接管。其次，要建立会议决定事项的催办制度。可依据上述登记本填写催办登记本，一般催办登记本应有会议名称、时间、地点、决定事项摘要、承办单位（个人）、催办时间及编号、催办人、结案时间、备注等十项。同时，对承办会议决定事项的单位，不论该单位是否来人参加会议，都应发“xx会议决定事项催办通知单”。一般说通知单，应有编号、受文单位、决定事项、办理要求、发文单位及时间等六项。办理要求应具体明确，比如，要在什么时间完成，要将办理情况及结果告知，等。

也可将决定事项登记本与催办登记本合而为一，但主要项目不能缺。重要的催办，须经主管领导审批后方可发出催办通知单。建立会议决定事项摘要登记和催办登记制度，是为了保证会议决定事项的贯彻执行，便于了解贯彻执行的情况，同时也为会议文书的立卷处理提供了线索。

三、要力求会议文书齐全完整

会议文书，既是检查会议决定事项执行情况的依据，又是日后查清某项问题的原始材料，同时还可作为同类性质会议借鉴的资料。因此，会议文书处理工作，必须力求会议文书齐全完整。

齐全完整，是指会议所使用的各种文书材料一件不缺，一样不少，应有尽有。齐全完整的会议文书，才能反映会议的全过程，才能如实反映会议的全貌。所以，不论会前形成的，会中产生的，还是会议结束后加工整理出来的文书材料，都要一一收集起来，作为史料，供日后查用。一般说来，对会议的主材料，比如，会议的决定、工作报告、开幕词、闭幕词、重要讲话、会议纪要，以及会前、会后向上级领导写的召开本次会议的请示和报告等等，都比较注意收藏，但是，对表、册、簿、证的收藏还没有引起人们普遍的重视，往往会议结束了，表册簿证也就散逸了。这种状况应迅速加以改变。

造成这种情况可能有这样两个原因：一是认识问题，认为这些材料没有保存的价值。二是实际问题，不知如何处理。就目前的情况看，前者为多，需要着重从思想上提高认识。后者，是个方法问题，这些材料数量多，种类多，比较复杂，总的说来，应予以分类汇总，编制目录。比如会议记录簿，可在会议记录簿前面留出四、五页备用，每开完一次会，按议程分类写入留出的空白页上，类似案卷的卷内目录，作为这一记录簿的检索工具。待一年终，将各个记录簿的全部议程，按分类归并，抄成议程分类目录，类似案卷目录，作为本年度会议记录簿的检索工具。