一、注办
（一）注办工作：
注办，即签注文件办理情况。它是指对文件承办的情况和结果予以简要的注明和回复。这项工作应由承办人随手完成。承办人将文件处理结果在文稿末尾或文书处理单上作以简单注明，或叫备注，以便日后查考。并应签署姓名、日期、以示负责。
注办完后，应将文件随即清理归案，以免文件存放混乱和保证调阅方便。有些工作、活动或重要会议结束后，如不再产生文件或材料，可将文件，材料全面收集齐全归案，并及时立卷，以发挥文书部门平时立卷的优越性。
注办是一项很有必要但往往被忽视的工作。有些承办人怕麻烦图省事，总以为自己经办的文件很清楚，没有加注的必要。但实践证明不加注是不妥的，时间一长，很难记清每件的处理情况。如有人员变动，分工调整等，对接办这项工作的人会造成很多困难，因为他不了解过去文书处理的具体情况，查考起来十分不便。注办工作本是随手可做的，不要因为一时疏忽而影响以后。机关工作人员均应养成严谨的工作作风，使自己经办的文件有始有终，手续清楚。文书人员收回文件时，要注意查看，并注明文件处理的有关情况。
（二）注办内容：
注办包括以下内容：
1、文件传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。
2、用口头或电话签复的要注明答复情况。
3、需要办理复文的文件，办完后要注明“已复文”，并注上复文的日期和文号。(www.xing528.com)
4、不需复文的文件要注明“已办”、“已阅”、“已摘记”等字样。
注办文字可写在文件首页的右上方，附有文件处理单的，如传阅单，要写在单子上。在收文登记簿中登记了的文件，要在“处理情况”栏中注明。
二、清退
清退也是文书处理的一个程序。清退有两种办法：一是随时清退，一是集中清退。清退的内容有以下几个方面：
1、不是职权范围内的文件；
2、不是本部门业务范围内的文件；
3、不宜办理的文件；
4、上级领导发下还要收回的文件。此项清退，上级有制度、有规定，即上级下发的“三密”文件必须定期向县级以上领导机关机要室上交，上交时应填写《文件清退单》。参考式样（16开用纸）如下：
文件清退单
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