承办与催办工作的优化与实施办法

一、承办

（一）承办工作

承办工作有两个含义：一是指机关工作，一是文书处理工作。从机关处理工作的角度说，承办包括对工作任务的执行和对业务问题的处理。如上级的指示，要组织学习和贯彻落实，某个会议的组织工作、某个案件的调查处理等。这些工作都是机关正常的业务工作，不属于文书学研究的范围。从文书处理程序来说，主要是指文件的起草、转发、文字记录、文字材料的整理等，它是文书人员或有关部门根据批办的意见对文件内容和要求具体执行、办理。

承办这个工作环节即是收文（指需要办复的）处理的最后程序，又是发文程序的开始。这一环节既要办理外来的事务，又要处理本机关的事务，可见它是一个关键性的环节，属于整个文书处理程序中的核心部分，不仅紧密地结合着机关工作任务的完成，又体现着文书处理为机关工作服务的好坏，直接关系着发文的质量和处理收文的效率。总之，它是文书工作中一个很重要的环节。这一环节的中心任务，确切地说就是对来文办理复文工作。

（二）注意事项：

办理复文要注意以下几点。

1、认真审看文件内容，属于自己承办范围的要及时办理，不属于自己办理的要说明理由及时退回，需要请示部门负责人或机关领导的要请示后办理。

2、对领导已有批办意见的文件要认真领会领导指示的意图，按照领导的意图办理复文。如有疑问可向进行批办的有关领导反映自己的意见，不能违背领导的意见自行处理。

3、领导批办要求本部门牵头与其它部门会同办理的，本部门要先拟出复文，请有关部门会商后，由本部门和有关部门负责人签名后再报机关领导审批。

4、来文内容涉及到以前的收文或其它有关材料时，承办人员要查找或调阅有关文件材料做为承办复文的参考，不能全凭记忆办事。复文需经领导审定的，要将有关文件材料一并附上，保证领导全面地掌握情况做出正确的判断和决策。

5、要承办的文件数量较多，工作繁忙时，必须注意分清轻重缓急，全面安排，有条　不紊地依次办理。为了防止忙乱之中误压文件，可将已办文件与待办文件、急件与平件分别存放于卷宗。如由于某种原因难以按时完成承办任务时，应及时报告有关负责人，以便于及时调整人力或采取其他措施。

（三）承办用单：

1、文件承办单参考式样市政府公文交办单

注：此表用于承办单位按上级领导批示意见办理结束后填写。

2、文书承办单参考式样文件承办单（16开占全页）

二、催办

（一）催办工作：

文件的催办工作指的是对于需要办复的文件，根据缓急情况和承办时限要求，适时对承办工作进行督促检查，以防止积压和延误。催办工作包括两个方面：对本机关或本部门处理收文的督促检查，叫对内催办；对于本机关或本部门发出的文件，向外机关催询办复的情况，叫对外催办。(www.xing528.com)

催办是文书工作一项必要的制度和重要环节，对提高办文的效率具有重要作用。具体说，一是保证时间性，克服拖拉积压现象，二是帮助领导了解处理情况。文件分发批示后，文书处理工作人员要抓住运转的各个环节，及时催办。需要催办的文件，文书人员可在收文登记簿的“处理情况”栏中注明，根据文件承办的期限要求进行此项工作，较大的机关有条　件也可派专人承担此项工作。据1984年35期《了望》资料所知，中央办公厅按照中央领导的指示，指定专人负责有关中央领导同志批文的催办工作。他们一方面将中央领导同志对某件事、某问题进行查处的批示转告有关方面，并催促查处落实，报告结果，另一方面就一些需要查处的问题报领导同志核批，由中办请有关地区和部门查办。从1983年9月到1984年7月，十个月中发出了中央领导同志查办批示734件，中央办公厅查办函件和查办电话334件，共计1，068件，平均每天发出三件多。除了发函、打电话外，中办还六次派人到十几个省去协同办理检查处理情况。

中共河南省委某市委重视文件催办工作，他们在有关文件上对道路不平，坑凹积水，影响市容和交通问题作了批示，要求有关部门认真解决。市委办公室组织专人直接下到有关单位催办，很快修复了路而，解决了行车难的问题。

（二）催办内容：

1、对内催办是对本机关内部承办文件情况的督促检查，对收文处理情况的催办。这是一项经常性的工作，主要由文书工作人员负责。小机关，文件数量不多，内部机构简单，可由办公室的机关文书工作人员负责催办工作。大机关，文件数量多，内部组织机构也比较多，必要时应设立专门负责总催办的机构和人员，各个部门也应指定一个文书人员负责兼做催办工作。具体方法是利用收文登记簿或登记卡（联单），在有关栏目里登记承办单位、承办人和承办期限，据此掌握需要催办的文件。然后在文件送办以后的适当时机，用电话催询或登门当面催询处理情况。紧急而重要的文件的处理情况，须及时向领导人汇报有关情况。对于已经办理完毕的文件，便可以在登记上填注复文号或归入的卷宗号。文件数量多，专设工作人员的，宜于使用催办登记卡并按文件的级急和承办部门排列，以便掌握文件办理情况。已经办理完的文件即可填注处理结果，将该卡片提出另放。使用卡片式或联单式收文登记的单位，则可以将需要催办的文件登记卡（联单）单独排列和存放，以方便随时查检。

2、对外催办是指本机关发出去的文件，向受文机关催询办理和答复，对发文被处理情况的催办。对外催办的工作量少，仅在必要时进行。这项工作应由承办部门的承办人负责，也就是谁负责承办的发文，应由谁负责向对方主办机关或部门催询。

（三）方式方法：

为掌握情况方便，一般由机关内收发工作人员负责。

1、在机关内部由催办人上门当面催询，了解办文进展情况，或用电话催询的方式。

2、对外，可采用电话、便函、催办单等方式。必要时应直接下去催询，直接落实办理情况，以便及时向领导汇报。

3、为了慎重，可以利用收文登记簿的方式掌握应催办的文件。前文已有讲述，这里从略。关于采用联单式、卡片式催办的做法分述于后。

催办卡：可将登记卡片按承办期限或承办单位排列，已经办理完毕的文件，即可填上办理情况，将卡片提出另行保存，以便于检查。

联单式：与卡片式相近，即将其中需要催办的文件的登记卡或联单暂时另外排放，以便催办工作的进行。

催办工作不论采用何种方式方法，都是为了做好此项工作。做好文件的催办工作可以尽快落实领导的指示，加速文件的办理，促进有关承办单位的工作，提高机关的工作效率。要做好这项工作，必须从以下两方面入手：一是机关领导同志必须重视和支持文件的催办工作，要制订符合机关工作情况的催办工作制度。这是保证催办工作能够正常进行的必要条　件和措施。一是催办工作必须要有专人负责，较大的机关可设立专门的工作机构，较小的机关也要明确有关人专管或兼管此项工作。这两点是不可忽视的。

（四）所用表单：

1、催办卡参考式样

2、催办登记参考式样　xxxx（机关）催办登记　（16开占全页）