文书处理方法，是指根据文书内容与环境条 件而对文书采取的处理措施，是影响文书效用发挥的关键之一。在现实工作中，由于各机关职能、地位、权限及内部机构数量、层次等的差异，由于其所接收的文书数量的悬殊，由于其习惯的不同，可能其所采用的文书处理方法有所差别。但是，又由于各机关工作活动的方法基本一致，对文书处理的要求、所遵循的原则基本一致，其所采用的文书处理方法又有许多共同之处，尤其是在通用文书的处理上。因此，研究并推行科学的文书处理方法，对实现文书处理规范化及文书的社会价值甚有意义。
一、文书处理的基本方法
在文书处理活动中，各机关使用的方法颇多。但主要是以下几种：
1、以文办文法即用制发新文件实现对原有文件处理的方法。在机关收来与自制的大量文件中，有相当一部分需通过再制新文件来完成对它的处理。否则有关的问题难以得到解决，有关的意图难以实现。如请示，上级不予批复，下级便无法开展某些工作；再如问函，被问的机关若不回答，询问的机关就难以明自有关情况。加上本法的办理结果比较明显，又可资查证，它便成了公文处理最常用、最重要的方法之一。通常是一件对一件，如一个批复一般处理一个请示；有时则一个新文件对两个或两个以上的原有文件以及两个或两个以上的新文件对一个原有文件。前者如一转发通知，可同时转发两个（或两个以上的）文件；后者如有的法规性文件，既应下一通知（或）令将其颁布，同时又需制一说明或宣传提纲对其进行必要的说明或宣传贯彻。采用以文办文法，务须对原文件深入细致地研究分析，并据有关规定精神及本机关所辖该问题状况进行办理。
2、传阅法指将一份文件先后送有关领导或其他有关人员阅读之处理方法。文件通过传阅，可使信息得到交流，使发文意图被有关人员接收、领会而得以实现。传阅法具有对阅者方便等优点而被广泛使用于各种机关的许多文件的处理之中。选用传阅法，应注意文件的密级和阅读范围，严格登记手续，防止泄密与文件丢失。还应注意分清传阅对象的先后主次，保证领导和有关业务人员及时阅知，使文件得到及时贯彻、办理。
3、分发法指将同一文件的若干份分交有关领导或其他有关人员或有关部门。它和传阅法的区别在于：传阅法系一份文件在有关人员中运转，分发法则是将同一文件的若干份同时分交有关人员或部门阅读、贯彻。
4、翻印法指按文件原样印制的方法。它和转发（以文办文法之一种类型）的区别在于：翻印不必加按语，将原样复制件作为正件直接发放。文件通过翻印，可加速信息的传播，扩大接收范围，使有关政策及时得到实施。选用此法，需按有关规定进行。“上级机关的发文，除绝密或注明不准翻印的以外，经下一级机关的秘书长办公厅（室）主任批准，可以翻印、转发。翻印时，要注明翻印的机关和时间（《国家行政机关公文处理办法》第五章第二十九条 ）。
5、宣读、宣讲法指将文件当众宣读或讲解之处理方法。在实际工作中，常有一些文件精神需较多人知悉掌握，而宣读法是向较多人发布信息的一种省时省力比较经济的方法，因之也是一种各机关常用的公文处理方法。宣读文件，可一次性地同时向所有应知者，亦可采用先党员干部、次普通党员、再一般干部、再群众，或先负责干部、次一般干部、再群众等方式进行。对文件进行宣讲，可加深受文者对文件的印象，提高对文件认识的完整程度和准确程度，防止对文件精神的不解、误解或曲解。在具体宣讲时，可以是文件精神之概括说明，可以是原文词义之简单解释，亦可是某一点或一方面（包括背景、意义、特点等）之阐发、论证，或者是整个文件之分析、论述。
6、留存备查法指将文件存储起来以备查考利用之方法。机关的许多文件，不仅在刚制发时有现实效用，而且在办理完毕之后的相当时间内，仍然有借鉴、利用价值。有些文件初看毋需保留，为慎重起见，亦应保存一段，经受时间的验证，再决定去留。因此，对绝大部分文件来说，都是留存的对象。当然在进行留存时，应注意其安全，并根据其时间、性质、价值等进行系统化整理，履行登记，为查找利用提供方便。
二、文书处理方法的选择
一个具体的文件，采用何种方法处理，根据什么来选择，这是方法使用中的首要问题。为此，必须明确选择的原则与具体根据。
文书处理方法选择原则是：按照文件本身的特征与要求，切合本机关和来文机关实际，保证文件发挥应有效用，或为其产生好的效果创造条 件。
方法选择的具体根据主要如下：
1、根据文种选择。由于文种系根据发文机关的职权、收发文机关间的关系、及发文目的、要求等选用的，因此，不同文种便表明了不同文件的性质、价值、用途、目的与要求等方面，由此也决定了应采用的处理方法。如请示，要求批复，采用以文办文法；总结，主要用以对以后工作提供借鉴，采用留存备查法；合同、协议等，是双方（或多方）当事人议定事项的凭证，也采用留存备查法。
2、根据来文要求选择。有些文件，在文中提出办理要求，在一般情况下，其要求是根据文件内容与客观实际提出的，因而是合情合理的。那么据此办理就比较容易，也比较可靠。如建议性报告，要求批转或批示，请示性（平级机关向有关业务主管部门递送的、请求批准事项）、询复性（就某些问题询间求复）、商洽性（机关间就共同办理的某些问题商谈办理措施）函件，要求批准与答复，均采用以文办文法；上级的某些指示，要求下级传达，或者做到家喻户晓、人人皆知，可采用宣读或向群众宣讲的方法。
3、根据主送与抄送选择。文件的主送与抄送，是根据文件内容与受文机关的职权、职能的关系确定的。主送机关是要求答复问题域贯彻文件精神的机关，抄送机关是需了解文件内容或协助办理事项的机关。同一文件，主送与抄送机关所使用的处理方法通常是不同的。如请示与请示性函件，其主送机关需作答复，采用以文办文法；其抄送机关毋需作复，可用留存备查法。各种抄送（或抄报）的通知等，一般也可用留存备查法。
4、根据文件份数多少选择。文件份数是由文件内容的性质与实际需要决定的。而发往某一机关的文件数量则决定于该机关的需要及该机关与发文机关的组织关系。就收文机关而言，处理份数不等的文件，应采用的处理方法一般是有差异的。如有的文件需较多人（有关领导或其他有关人员或有关下属机关等）阅知，若份数较多，可采用分发法；若只有一份或份数较少，可采用传阅法、翻印法或宣读法。其中传阅与翻印两法适用情况的区别标志主要是：阅知者的多少。如人数有限，可采用传阅法；如人数较多，传阅时间过长将影响文件及时贯彻，又符合翻印制度规定，可采用翻印法。而宣读法的适用情况则是：文件内容比较紧急，或要求受文者对文件粗线条 了解，且经权衡，因召开传达会议给实际工作的影响利大于弊。
5、根据收发文机关关系选择。有些文件，同时发给与自己不同关系的若干机关（如采用同时上报下达等方式发送的文件），由于这些机关与发文机关存在的行文关系不同，其应采取的处理方法也异。如反映工作安排情况的简报，下级机关多需宣读贯彻，而上级机关一般用于备查。由此，二者分别采用宣读法和留存备查法。
6、根据文件内容选择。有些文件比较复杂，不宜从上述几方面作简单选择，而必须从文件内容的性质，重要程度、意义及所反映的问题与本机关或来文机关相关实际的关系等方面进行选择。如上级机关指示，一般要向群众宣读；有些关于某一中心工作或重大活动、事项的指示，有时需对群众宣讲；有些指示需结合自己实际情况贯彻，提出相应的实施措施或意见，采用以文办文法。下级机关的简报、报告等，反映一般情况者，可采用留存备查法；情况比较重大或较为特殊、或较有普遍意义者，可作批示或予批转，使用以文办文法。
上述六种根据，只是方法选择的参考依据，应灵活掌握，而勿机械搬用。尤其个别文件，可能有几种根据标志。其选择结果或许相同，或许有异。属于后者，应据选择原则确定正确之方法。如某些报告可能在文尾提出：“以上报告妥否？望批示（或望指示）”。实际上，除特殊情况外，上级对此一般不予批示（或不必批示）。
三、文书处理方法的结合运用
在实际工作中，并非每一文件只使用一种方法就能处理完毕，而是除个别文件仅使用留存备查法外，大多文件往往使用两种或两种以上的方法进行处理才能达到要求。
一个具体的文件需使用几种方法进行处理，由什么来确定？一般说其依据仍是本文第二部分所述六方面，但需将它们综合考虑。由于各机关情况的特殊性和文件本身的复杂性，有些文件可一下确定其应使用的诸种处理方法，有些文件则可能在使用甲种方法进行处理的过程中才发现或确定、还应使用乙种或丙种或更多种方法进行处理。随意性较大。为使方法的确定有规律可循，可先根据简单标志拟定相应的处理方法，再根据内容和有关情况与之比较，是否适合，最终确定。接着分清方法的先后顺序和地位主次。关键的、主要的方法应给予充分重视，投入较多力量，以保证文件得到及时、准确的处理，使之发挥应有的效用。(www.xing528.com)
在文书处理实践中，方法的结合主要有如下几种方式（其中下有着重号“·”者，表明该法在本方式中为主要或关键的方法。各方式中均有留存备查法，留存时间据文件价值和机关实际确定）：
1、以文办文一→分发一→留存备查
对一般请示、问函的答复，对某些法规性文件的颁布、转发，对下级某些报告、简报的转发等，可采用本方式。
2、传阅→以文办文→分发→留存备查
有些文件应先在有关领导或业务负责人中传阅，决定贯彻或办理意见。如上级的某些指示、决定、通知，下级的重要报告、特殊请示等的处理，可采用本方式。
3、传阅→留存备查
有些机密文件只需有关领导阅读知照，有些非针对本机关的文件需参照执行，有些具体的业务规定需遵照执行，可在有关人员中传阅。
4、传阅→宣读→留存备查
有些指示、规定等，需有关人员或普通群众知悉，先在有关领导中传阅，然后向他们宣读。
5、宣读→留存备查
6、宣读，宣讲→留存备查
某些关于基本国策的文件，国家的重要法律、规定，关于某一时期的方针、政策等文件，对有些对象需宣读，并辅之以宣讲，加深其理解、认识。
7、分发→宣讲→留存备查
关于国家的某些重大方针、政策、法规等文件，按惯例，国家干部由单位为其订阅，达到人手一份（或人手一册）。主要由个人自学，辅之以宣讲，加深理解。
8、分发→留存备查
下级机关送来的简报、工作安排等，上级的某些来文，有时份数较多，可分送有关领导、部门、或有关下级机关阅知、贯彻、办理。
9、翻印→分发→留存备查
上级机关的某些来文属于急件，或虽非急件，但应及时使有关部门与人员特别是下级机关知照或执行，同时又需结合本机关所辖实际情况提出贯彻或补充措施施，来文较少，又符合翻印制度规定，可采用及时翻印下发，同时制订贯彻措施的方式。本方式中原文的下发比本机关的新文一殷要早。
上级机关的某些规定需结合本机关情况制订实施细则，或上级的某些指示、部署，需结合本机关情况制订贯彻措施、安排意见等，原文与本机关意见群众均需知照，可采用本方式处理。使用时，可先宣读原文，使群众及时知悉，然后制订本机关的贯彻措施（必要时可让群众讨论、征求意见），将其宣布。亦可先制订本机关的贯彻意见，将原文、新文同时宣布。
有些文件需先在有关领导中传阅，然后采用第十一种方式处理。
在安排方法的结合运用中，传阅与翻印、宣读与分发不宜在处理一个文件时对同一接收对象同时使用，否则将造成实质上的重复、浪费。
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
