文书处理的原则及优化方法

关于文书处理的基本原则，1955年发布的《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》（以下简称“条例”）第一章第三条　规定：“文书处理工作的基本原则，是及时、准确地处理文书；反对积压和紊乱，反对文牍主义”。国务院办公厅1987年发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）没有明确文书处理的原则，但包含了这一内容。《办法》第一条　指出：“为做好国家行政机关公文处理工作，加强管理，使之规范化、制度化，特制定本办法。”第四条指出：“公文处理必须做到准确、及时、安全。公文由文书部门统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档”。研究《办法》全文，第一条　的“使之规范化”和第四条　的内容，实质上就是文书处理的原则。《条例》与《办法》比较，其精神基本一致。相对来说，《条例》发布于50年代，从规定看，不能完全符合当今时代之要求。《办法》其中的由文书部门统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档，与第一条的“规范”实质是同一意义，但比较起来，规范更科学一些。所以，文书处理的原则应当是：准确、及时、安全、规范。这四点分别表明了对文书处理从不同方面提出的要求。它们是有次序的，但同时又是互相联系关系十分密切的。准确是质量问题，及时是效率问题，安全和规范是对质量与效率的保证问题。

一、准确

这是文书处理最重要的和第一的要求。文书处理是一项政治性、政策性很强的工作，也是一项技术性、策略性的工作。一纸文书的处理，连系着党的威信，机关或某些个人的名声、荣誉，影响着机关间的关系，干部群众的思想情绪，更直接影响着它所针对的工作的开展与问题的解决等。稍有疏忽与差错，都会带来不利。尤其是国家机关的重要文件，其损失也许不可估量，不可挽回。因此，开展这一工作，必须细密谨慎，保证质量。

文书处理的质量，最终以文书发挥的效用来衡量，而从文书处理本身来说，则是有利并保证文书实现最大的正价值。包括方法的选择是否恰当，环节有无遗漏，手续合乎制度与否，发送、传递、阅知的范围是否符合文书的要求与需要，处理的意见是否切合文书内容与工作的实际等。

在实际工作中，造成文书处理不准确的原因是各种各样的。但其基本原因，则主要是两点：一是业务不熟，二是责任心不强。而业务不熟一方面是对文书学知识尤其是关于文书处理的知识掌握不够，另一方面就是对本机关的业务情况掌握不够。为此必须加强业务学习，并做机关工作的有心人；对于责任心不强，一方面靠加强思想、作风教育，另一方面靠健全制度，明确责任，强化检查、监督、奖惩机制。至于一份具体文件的处理，则应深入地研究文书的内容，分析客观情况，了解机关间的关系。与机关的职能分工，吸取过去的经验教训，根据有关的规定制度来进行。力求达到准确，精确、高质量、高效益，减少或避免失误及不利影响。

二、及时

这是保证文书发挥应有效能的另一重要方面，就是要注意文书的时间性。一定的文书总是针对一定的对象的，总是面向一定的现实、处理解决一定的问题的。而客观事物又都是在不断的发展变化的，由量的积累到质的飞跃。一份文书针对的事物或其所处环境或二者均已发生变化，那么该份文书的现实效用则可能无处发挥而失去价值。因此，不管是何种文书，都一定要根据其内容的轻重缓急及时处理，加速运转，做到不积压，不拖延，不误时，不误事。收到一份，就要及时登记、分送、传阅和办理，保证国家的方针政策得到及时的贯彻，保证下面的情况得到及时的反映和处理，使各种问题得到及时的解决。近几十年来，一些科技发达国家，多方研究如何用现代技术武装文书处理工作，取得了显著的效益。我们社会主义国家，当然也应努力使工作的手段现代化，但同时要努力使工作的态度现代化，两者相辅相成。为此，我们应注意：

1、懂得时间的价值。我国古时就有许多“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”及“光阴如梭、时间似箭”之类关于时间的名言，古时的文书处理，在某些朝代也有比较严格的时限规定。如唐代，制书施行违误承办期徒二年；抄写制书误期一日笞五十，往后一日加一等，十日徒一年。作为现代文书处理工作者，处于社会突飞猛进的大潮之中，更应有强烈的时间观念，使行移的文书得到妥当而适时的处理。近年来，我们看到这样一些好的苗头、风气，就是有些单位明确规定办理文书的时限。如规定下级请示的紧急事项，上级要立即或一两天内作出答复；一般事项，须一周内作出交待，否则请示内容自动生效，并且出了问题由应作答复的上级负责。这种办法对及时办理文书有重要意义。相反，有些单位，有些人员，官僚主义，工作懒惰，拖延等待，熬时间、混日子，多么紧急的文书，多么重要的公文，到他那里，“一视同仁”，一堆字纸。这种现象不仅使有关的问题难以得到及时的解决，也消磨了当事人的斗志，败坏了机关的荣誉，更扼杀了有关人员的积极性，危害极大。

2、反对文牍主义。文牍主义就实质上讲属于官僚主义，从表现上讲是形式主义，从作法上讲是繁烦主义。它的特点是不管事情大小，不管是否必要，都要通过办理文书来解决，把办理文书作为唯一的工作方法和内容。而从结果看，却往往是办文不办事，层层阅转，相互推诿，公文旅行。他满足于对文书办理的搪塞而不负责任的津津乐道，而不顾实际问题的解决与否及所造成的损失如何。如1986年5月28日《人民日报》登载国家计委6名党员批评本部门办文拖拉，揭露85年审批13个项目，平均会签88天，在文稿上签字划圈的处、局、部级领导平均每个项目26人次，其给实际工作造成的被动与损失无可估量。可见，把“及时”作为文书处理的一个原则是正确而必要的。(www.xing528.com)

但为什么要把及时作为文书处理的原则，而不用“迅速”、“高速”、“快”等作为原则呢？这是因为：一方面文书是信息的载体，在一般情况下，信息传递处理得越快越好，因此论及时，就是提高效率、速度；另一方面，文书是管理国家政务、办理事务的工具，而管理与办理事务，既要讲速度，又要注意条　件、时机。条　件时机不成熟，就易犯“左”的错误或其它方面的错误，给工作造成被动，或给国家、机关、个人等带来不良影响。在目前，针对我国工作效率低的现状，在讲“及时”的时候，偏重于提高效率是必要的，有实用意义的。但即使如此，也不应忽视另一方面，即适时。

三、安全

包括物质上的安全和政冶上的安全。物质上的安全就是维护好文件，使文件不受损失，延长寿命。为此平时要进行爱护文件的教育。要注意防止和消除人为的不安全因素。文件不可乱堆乱放乱折迭，以免受过多的机械磨损；阅处时，吸烟喝茶要小心，勿使受水滴火烫。

政治上的安全主要是保守国家秘密，做到不失密泄密，保证文件不丢失被盗。现在每逢节假日，许多机关都进行一次文件的检查回收，这对保障文件安全很有意义。因为节假日相对来说人员流动较大，易出现文件管理上的漏洞。因此这一作法应长期坚持下去。但节假日的检查只能算作临时措施和权宜之计，要从根本上保证文件安全，必须健全各种制度。其中严格登记手续是最重要的，否则，文件的借出与收进，是否缺少，心中无数，再就是健全文件清退制度，限期退还，防止外流。当然再保密的文件也是要人阅处的，否则文件就失去了存在的意义，保密也失去了意义。问题是该谁阅、谁办，就应送谁阅谁办，而不应阅办的人，就坚决不让其接触。同时应注意，保密有时间性，密期一过，即可公开，可得到广泛的利用。

四、规范

就是要建立文书处理的各种制度，使全国各级各类机关处理文书的作法基本统一。有两方面：一是文书由文书部门统一负责收发、分办、传递、用印和归档，并指导监督其它部门对文书其它环节的处理和文件保护工作：二是各机关的作法要合乎有关规定、规范，包括处理方法、程序等要相对一致。这些规定、规范，有些是国家文件明确的，有些是各机关彼此熟悉的、行之有效的、相同或相似的、习惯的作法。

文书处理规范化，一方面利于文件作用得到及时有效地发挥，另一方面也利于文书工作现代化，便于采用自动化手段进行文件的处理。目前，我国一些省市机关的文书工作已部分地采用微机处理，随着文书工作现代化的不断发展，文书处理规范化、标准化将愈来愈重要。任何机关、任何一个文书人员，只能是不断地适应形势的需要，而不能随意的标新立异。因为，文书处理规范化是全社会的事情，文书工作现代化也是全社会的事情。个别单位先行一步，只能是部分的，而不是全部的，因他不是与世隔绝的，不是与其它单位不发生关系的。所以，为了提高文书处理的质量与效率，加速推行文书工作现代化是必要的，但在现阶段，作为它的基础，迫切而有效的是实行文书处理规范化。