文书处理的意义及重要性优化

一、文书处理的含义

文书处理，流行的说法有两种：一是等于文书的办理，即包括文书的制作与对收来文书的处理；二是仅指对收来文书的处理。本章的观点是对成文或成型文书的处理。所谓成型文书，系指格式完备之文书。而所谓的格式完备与否，根据实际需要来判定。比如上级发往下级的文件，一般的需具标题、发文号、收文机关、正文、落款、日期、印章等，才符合正式文件的格式规范，才能保证文件的完整与有效；属于征求意见稿的，应与正文结构完整、内容系统，具有标题，发文机关，内容机密者标明密级，需打印装订者，打印装订完毕，才算成文。供留存的文件底稿有签发意见标志（领导者个人亲自草拟文件缺少签发意见除外），也算成文。一般文件的草稿，没有过完文件制作的各环节，应当有效而缺少效力标志者，不能算成文，不属本章所述的文书处理的范畴或对象。

文书处理活动，习惯称之为文书工作。但文书工作还包括文书的制作工作、文书的保管调阅工作等。文书工作主要由文书人员承担，而机关领导及其他人员也或多或少地参与这一工作。文书人员的主要职责是开展与搞好文书工作，但还要经常地或多或少地承办其它性质的工作。由此可见，文书处理活动、文书工作与文书人员的工作三者是同中有异的。

文书处理的具体内容，是指围绕文书在一定范围内（通常是机关内部）运转所进行的若干活动，但不包括文书内容在实际工作中的实施体现，即包括下列方面：

收发工作，登记工作，传阅工作，传递工作，拟办、承办工作，批办、催办工作，立卷、归档工作等。其中立卷归档工作，业务量大，要求特殊，本书单列讲述。

二、文书处理的意义(www.xing528.com)

文书处理，在国家机关工作中占有重要地位，是行使机关职能、实现控制、管理的重要活动。一个国家的兴衰，一个机关领导班子的强弱，一个单位工作的好坏等，往往都可以从这一工作中得到反映。文书处理的全部状况，是由机关的整个工作情况所决定的；但科学化的文书处理，又能给机关工作以有力的推动，有助于克服官僚主义，形成良好的工作风貌，提高行政的质量与效率。因此，健全文书处理制度，进行严格的组织管理，实现文书处理规范化，甚有意义。

首先，文书是表达机关意图，开展工作的工具，而文书处理则是用这一工具去实现意图、或为意图的实现创造条　件，提供保证。它通过文书传递，使上级的政策规定、意图安排等贯彻下去，使下级工作的情况、问题反映上来；通过文书的周转，使各部门互相沟通情况、协商意见，达到协调、配合，相互促进，从而使有关的问题得到解决。

其次，文书人员作为领导的助手，科学地进行文书处理，可为领导提供大量的真实的有用的情况信息，利于领导进行正确的指挥决策，减少或避免失误，同时又可为领导节省大量的时间、精力，避免整日泡在文件堆中，泡在信息资料库里，得以抽出身来深入基层、调查研究，密切干群关系，克服官僚主义、文牍主义，提高工作的质量与效率。

第三，文书是机密的总汇，国家的许多机密反映在文书之中，文书的处理过程，同时也是机密的流传过程，稍有不慎，将有失密泄密现象的发生。因此，文书处理工作是一项机要性很强的工作，是保密工作的关键环节。健全文书处理制度，无疑对保证国家机密的安全有重要意义。

第四，文书是档案的前身，文书处理完毕，经立卷归档，就进入档案保管阶段。所以，文书处理的好坏，不仅直接影响文书价值的实现，也关系到档案的质量，影响档案工作。因此，文书处理具有为档案工作奠基的意义。坚持文书处理的科学化、规范化、精确化，就为维护国家历史真实面貌的档案工作创造了良好的条　件。