文书结构形式的优化与改进方法

文书的结构形式，又称文书格式，指文书的构成及其在版面上的安排等。国家机关的文件格式，有统一规定，其它文书的格式，有习惯的规范，但保留较大的灵活性。

一、文件的格式

（一）文件的构成

文件的构成，按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，有标题、发文号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分。

1、标题

标题是文件的眉目和名称。我国宋代，实行公文的“引黄”制度（把章奏的主要内容书于封皮或公文之前），后来演变为公文摘由，文件标题即由此演化而来，其作用是便利对文件的处理。它的位置，有版头的，位干版头之下；无版头者，位于首页顶端中央。

标题一般由三部分构成，即发文机关、事由、文种。发文机关位于最前面，一般写全称，有时为使标题简短醒目，可写规范化简称。所谓规范化简称，即其一贯的、广为熟知的简称，如中共中央、人大常委会等。而不要写人们并不都熟悉或容易弄混的简称，如对上行文写市政府、县委之类。但在比较郑重的场合，则一律写全称。

事由，即文件内容反映的主题，放在标题的中间部分。在发文机关与事由之间，通常加介词“关于”。

文种，位于标题最后，一般在事由与文种之间加“的”字。

总起来，从语法结构上说，把标题写成一个偏正词组的形式，以文种为中心词，前面加上发文机关和事由作为限制词。

但在实际工作中，根据情况，有些文件的标题，可只写其中两部分或一部分，或采取其它的变通写法。

凡文头上已标明发文机关，或发文机关较多，或使用特殊文种，或出于醒目标题之目的，均可省略发文机关，而只写事由与文种，如《国家行政机关公文处理办法》。

使用特殊文种，或出于醒目标题之目的，可省略事由，而只写发文机关与文种，如《中华人民共和国主席令》。

使用个别极特殊的文种，可同时省略发文机关与事由，而只写文种，如布告、公告等。

转发或批转文件，被转发、批转文件的标题作事由处理。转发机关加上自己使用的文种，如《中共中央、国务院转发国家民委〈关于积极开展农村多种经营的报告〉的通知》。

写作标题，一要准确，二要简明。所谓准确，即准确地标明事由、中心内容或主题，正确地使用文种；所谓简明，即对事由的概括要精炼，文字不能太多，否则失去了标题的作用。如果事由涉及多方面，可采用保留主要方面，其余以“等问题”、“若干问题”、“具体问题”、“有关问题”等代替的方法进行缩减。

2、主送机关

主送机关是发文机关要求办理或答复文件中有关事项的机关。通常写在标题之下，正文之前。向上级机关的请示，一般只写一个主送机关，以免责任不明，互相等待和答复不一致（双重领导机关亦如此）。个别事项由两个不同职能的机关共同办理需向双方的上级机关联合请示时，可主送两个机关。向上级机关的报告，可根据实际情况确定。上级机关发出的指示、通知等需要下属机关都了解执行时，可同时主送有关的几个机关，或者下属机关都是主送机关。对下级机关的批复，主送机关以请示机关的数量确定。

3、正文

正文是文件的主体，叙述文件的具体内容，是文件最重要的组成部分。通常一个文件质量的高低，主要是就正文而言。撰写正文的要求是：准确地传达贯彻国家的方针政策、机关意图，观点鲜明，措施具体，界限清楚，符合实际；内容单一，除综合性的指示、计划、总结外，一般文件应一文一事，以便于处理；行文逻辑性强，结构安排符合文种特点和表达内容的需要，条　理清晰，主次分明，详略得当；文词精简，典雅庄重，词义明确易懂，语气符合发文者身分、权限，适合受文对象。

4、落款

落款即写文件作者的名称。早在殷商王朝的甲骨文时代，就有了我国最早的签名制度。史官在甲骨上刻辞完毕，即书下自己姓名，以示负责。这个制度和我们今天的落款是有渊源关系的。可以说，今天的落款是古代签名的演化。但今日的落款和古代的签名毕竟不是一回事，而是有着明显的区别：首先古代的签名往往是文件的撰制者个人，而今日的落款则通常是制发文件的机关组织，即使是以领导者的名义行文，而落款的也未必就是文件的起草者；其次，古代的签名是文书书写者用以表示负责，便于事后了解情况或追究责任，而今日的落款则除了表示文件制发者的负责之外，还要表明文件的效力。现在文件起草者署名也和古代的签名不一样，古代署名，签署在文件之上，而现在文件起草者除签报等外，是不在文件正本上签署姓名的，而只是在发文草（稿）纸上署名，并且一般性的文件，又常常不署名。

现行文件落款的位置，在正文之下偏右侧，必须写全称或通用的简称。有些标题中已标明发文机关或有正式文件版头的文件，可以不在文尾落款处再写发文机关。一份具体的文件以什么名义落款，应以文件的内容性质和职权范围确定。属于政策性、全面性或其它至关重大的文件，应以机关的名义，属于一般的业务问题，可以机关有关部门的名义，有些文件根据职权需要以机关负责人的名义发布。以机关负责人名义发文的落款又叫签署。签署是文件落款的一种特殊情况。许多文件应以首长的名义落款，即签署。如人民解放军进行军事指挥的文件应由首长签署，国家行政机关、审判机关、检察机关向国家权力机关提出的议案等文件，应由该机关首长签署。在高等院校，任免系、教研室负责人，应由校长签署。外交文书中，内容重要者常由首长签署，而以机关名义行文的，常为一般性问题。合同、协议等，由双方负责人或代表签署，这是签署的特殊情况。

首长签署文件，应在姓名之前冠上职务身分，以表明文件效力。

签署权限：

签署一般只限机关首长一人，副首长不必连署（外交文书中的国书，由国家元首签署，外交部长副署等情况除外）。如首长因故离职，可由首长指定的代行首长职务的副首长代为签署。但这种办法只适用于在国家机关之间互相往来的文件，不宜用于公开发布的文件。公开发布的文件仍应由正首长签署。因各机关的副首长因故离职的机会也很多，代行首长职务的人员很难固定，如公开使用，变化太多，影响不好。

代理首长的签署不同于代行首长职务的签署。因代理首长是在首长缺位或被免职以后经过正式任命的职务，所以可以“代理”的名义签署。

签署与签发不同。签署是在向外发出的正本落款处签注姓名职务，表明文件以负责人的名义发出，证实文件有效；签发则是机关负责人最后审定文稿，在公文处理纸或发文稿纸或文件版头上签注姓名，以示负责。

联合行文的落款，应将主办机关排列在前，或按级别、习惯顺序排列。

5、日期

一般文件日期注明在文件末尾，发文机关（落款）下面并稍向左错开；会议通过的文件和讲话日期注明在标题之下，正文之前；简报性文件注明在期号右下。文件必须注明成文日期，并写全年、月、日，以免日后查考发生困难。成文日期的确定，一般是领导人签发时间；若是会议通过文件，以通过日期为成文日期；若系联合发文，以最后一个机关签署日期为成文时间；法规性文件以批准日期为成文日期。除个别文件生效时间在文中另有写明之外。（如《中华人民共和国学位条　例》1980年2月12日经五届人大常委会第三次会议通过，在条　例最后规定1981年1月1日起施行），一般文件的成文日期即为生效时间。

6、印章

印章是一种信物，在文件上盖印，一是证实文件有效，二是表示负责。而漏盖印章，或盖得模糊不清，就易产生难辨文件真假的流弊。

春秋战国时期，出现了文书用印制度，用印文书时称玺书。封建社会任命官员，同时授以官印。丢掉官印，等于失去了乌纱官职。

我国现行机关的印章大多由上级领导机关颁发，其规格样式国家有统一规定。以样式论，共产党各机关印章系机关名称下有一党徽（镰刀、斧头），各级人民代表大会及其常委会，各级人民政府、政协，各级法院、检察院的印章在机关名称中有一国徽，政府的各派出机关、各企事业单位的印章在机关名称下有一红五星，各类机关的内部机构印章在机关名称下排部门名称。

印章的保管使用有一定制度，它由专人保管，办什么事盖什么印。文件上的印章须与文头、发文机关相符。若使用代章，须注明“代章”字样。

新成立机关或更改名称的机关，在启用印信时，一般要事先向有关机关发通知，机构撤销，印章即作废。

盖印的位置，应在文件末尾，年月日中上。外交文件规定“骑年压月，上大下小”；军事文件规定：“一般应在单位名称中央，上不压正文，下不压时间”。一般文件可参照此法。

有的机关发文，由于正文正好写满一页，就把年月日和印章排在另一页空白纸上，形成了正文和印章的脱节，有产生弊端的可能。如遇此种情况，在打字、排版过程中，要事先留意把文字的行距适当调整，或紧缩一下，留下盖印的位置；或放宽一点，把正文移到另页一、二行，再进行盖印。若不便调整，可在空白纸页落款的上方，注明“此页无正文”字样。

国办（1987）9号文件规定：“公文一律加盖印章”。但有些大批印发，按照特定格式专门铅印了文件版头的公开文件，或经机要交通递送的文件，可不盖印章，仍然有效。有些资料性文件如简报等，一般不盖印章。

7、附件

附件是附属正文的文件材料，也是某些文件的重要组成部分。有的附件是作为正文的说明或参考资料，如附的图表、统计数字或正文中提及的事实材料（如处理或表彰人的文件附带的错误或先进事实材料）；有的以命令发布的法规性文件或转发某一文件的通知，附件是实际上的正式文件，正文只是起批准、发布或按语作用。

附件一般附在正件的后面，并在正件的正文之后、发文机关之前注明附件的数量及标题等。

8、抄送单位

抄送单位也叫抄送机关，是相对于主送机关而言的。它是指除主送机关以外也需了解文件内容或参照办理、协助工作的有关机关。抄送单位写在文件落款之后，向左错开。其写法是，注明“抄送”字样，依次书写抄送的单位。但给上级机关抄送文件，一般标注“抄报”字样，“抄送”字样之后排列的，通常是平级或下级机关，并且是“抄报”在前，“抄送”在后（有的单位发文，下级写“发送”，平级写“抄送”，上级写“抄报”或“报送”）

发文的抄送单位应根据需要而定，既要防止对有关机关漏抄、漏送，造成工作的脱节与被动，影响工作的协调一致；又要严禁滥抄乱送，人为地增加文件数量，造成人力、物力、财力的浪费，影响机关的工作效率。

一般说来，下列情况可以抄送：

（1）双重领导机关的一方向受这种领导的机关、或受双重领导的机关向其中的一个领导机关行文；

（2）因涉及对方职权行文前须征得其同意或行文后须取得其协作的机关；

（3）越级行文时，对其直接上级或直接下级机关；

（4）批复某一机关而要求依照办理的其它机关；

（5）对全局工作的部署或工作情况的通报，应让其了解掌握的上级机关。

9、发文号

发文号又叫文字号、公文编号、公文字号、文件编号、文件字号等。它是发文机关按发文顺序编排的号码。它的位置，有文件版头时，写在红线的正上方，白头文件多放在标题正下方或右下方。

编号的目的，主要是为了便于文件的查阅、处理及数量统计。编号的要求是正确地反映文件的主办单位，并给予文件处理以方便，在查找引用文件时，可把它作为文件的代号使用。

文件编号，应由发文机关的文书部门按发文顺序统一编列。它的结构，由机关代字、年号（发文年度）、序号（文件顺序号）三部分组成。如《国务院办公厅关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》的发文号是“国办发（19 87）9号”，其中的“国办”为机关代字，“1987”为年号，“9号”为序号，表明该件系国务院办公厅1987年所发的第9号文。

在比较大的机关里，应对所属单位统一编代字。因有时发文除标明发文机关的代字以外，还需加上承办单位的代字，使收到文件的机关一看便知是什么单位中的什么部门直接主办的，便于工作联系。编列机关代字，一般以二至三字为宜，不必罗列太多。几个机关联合发文，发文号不必全部标列，由一个主办单位编号就行了。有时联合发文的两个机关可说都是主办单位，这种情况按习惯仍是其中一个机关编号，如市委办公室和市政府办公室就文书处理工作向各自系统的下属联合发文，一般只标市委办公室的发文号。当然也有间时标两个机关的发文号的。

上级机关为所属单位编列代字，应避免代字的重复。如市物资局的代字为“物”字，市物价局的代字就不能再编为“物”字，而是编为“价”字；商业局的代字为“商”字，工业局的代字为“工”字，工商局的代字只能是“工商”两个字。

10、签发人

在一个机关之内，除了正首长之外，往往还有若干协助首长工作的副职首长。这些副职首长往往分工负责某一方面的工作，关于某方面工作的文件一般由负责该项工作的首长或副首长签发。为明确责任，同时便于联系，在文体正本上注明签发人。其注明位置，一般在发文号右边。

11、密级

密级指文件的机密程度的等级，分绝密、机密、秘密三级，由发文机关根据文件内容涉及国家机密的程度划定。一般标在界栏线之下，标题左上；也有的标在文件的左上角或右上角，信封上亦加盖戳记注明。特别重要的绝密文件，有时须标明领导人亲启。

12、时限

时限是对文件的传递和办理时间要求。《国家行政机关公文处理办法》规定：“紧急公文应分别标明‘特急’、‘急’”。它只分为两种。而在实际工作中，往往分“急件”、“紧急”、“特急”、限时送达等数种。除有的文件在标题中写明是急件（如《……紧急通知》、《……紧急指示》、《……报告》）之类外，通常是用附加标记注明其为急件的紧急程度，加在文件的左上端或右上端明显处，在信封上加戳记注明，以引起注意，及时处理，保证文件时效。

13、传达与阅读范围

这里所说的，不是一般文件的传达与阅读范围，而是某些文件限定的听传达或阅读文件的对象及文件发送范围。它是根据工作的需要和保障机密安全两方面来确定的。标明的位置一般在文件的末尾，另起一行顶格书写；也有的在正文之前注明。如“此件在省委常委中讨论，在x月x日前将意见报告中央”、或“发至地、师级”。

14、份号

内容机密的文件，为便于管理，将印制若干份的同一文件依次编号（即给每一份一个编号），在登记、分发、清退时须对号核清。份号多用机器印制，放在文件的左上角（或右上角）。如第153份，印作“No：00153”或“编号00153”

15、印制机关、印期、印数

一般文件的印制机关、印制日期、印制份数标注在文件末页下端或末页背面下端，简报类文件的印制机关、印期多标注在期号之下、界栏线之上。一般文件可不标注此三项，而翻印文件却必须标注，以明责任。机密文件须标注份数，以便核退；简报类文件需标注印制（多为编印合一）机关与印期，以利联系与核查。

16、主题词

主题词是新近才出现的文件的一个结构成分，是文件内容高度概括的词语，通常只几个字。如《国家行政机关公文处理办法》的主题词是“公文管理办法”。主题词的作用主要是便于对文件的管理。主题词的标明位置，一般在文件末页下端或其背面下端。

以上只是文件的一般结构，其中标题、收文机关（含主送、抄送）、正文、发文机关、日期、印章、附件等系主要成分，其它属于附加成分。至于一份具体文件的结构，则根据需要来确定。

（二）文件的版式

文件的版式，即文件的版面格式，是文件的外观形式。包括用纸尺寸、字体型号、文字排列、天地页边、版头设计及文件内容各方面的版面安排。其要求是庄重美观，便于文件的处理、保管和利用。

1、用纸尺寸一般文件采用标准纸16开（长260米、宽18.5毫米），张贴用的通告、布告、公告等，视具体情况确定。(www.xing528.com)

2、天地页边文件的上下左右要留空，一般是上宽下窄、左宽右窄。

3、书写、排印、装订汉字一律自左而右，横写横排，左侧装订。装订线外严禁写字、印字。少数民族的文字，可按具习惯书写排印。

4、版头设计版头又称文头，位于文件首页上端，主要有以下四种形式：

（1）红头文件

表1　（十六开用纸）

红头文件是文头的各组成部分大多为红色，所以人们称“红头文件”。一般是“某某机关文件”和横线套红色，其它为黑色。式样见表1。

（2）函件

机关的函件是眉首上面仅印红色的“机关全称”，如“中华人民共和国国务院”、“河南省人民政府”、“河南大学”等。接着打印文件标题，标题右下印文件编号。式样见表2。

表2　（十六开用纸）

（3）白头文件

白头文件是相对红头文件而言的，它的文头文字不加套红，是黑色的字。式样见表3。

表3　（十六开用纸）

文头主要有文件头衔（即发文机关名称加“文件”二字）、发文号、界栏线等组成。文件头衔是文头的主体，位于正中央。字体鲜明醒目，字距疏密相宜，结构严谨、庄重有力，美观大方。其下为发文号，接着为横线。横线中间缀一红五星（也可不缀）。

联合行文的联合文件版头，应将主办机关排列在前，或按级别、习惯顺序排列。其文头规格视需要而定。

（4）简报类文件

这类文件有很多，其文头各异。简报样式见表4。

表4　（十六开用纸）

5、标题“红头文件”标题在界栏线之下，“白头文件”标题在最上方。标题居于中间最醒目的地方，字体应稍大些。

标题的排列，应根据字数多少以庄重美观为原则来进行。若字数不多，可居中排一行；若字数较多，排起来超过正文一行的五分之三长，就可排成两行或三行。行数不宜过多，否则不够醒目。发文机关较多，或发文机关、事由的字数较多，可作技术处理。分行时不要把两个字以上的词分割开排在两行的一尾一头。各行的字数可相等，也可不等。如分两行时可排成等长、上长下短、上短下长诸样式；分三行时可排成正塔形、倒塔形、中间长上下短、上下长中间短诸样式。

6、正文

正文在标题之下，两者之间应空一行的距离，以突出标题。如正文之前有主送机关，主送机关应顶格书写，并与标题空一行距离。正文首行空两格书写。正文的行距应大于字距。

7、文尾

正文之后各部分皆属文尾。除文件的落款、日期、附件外，依次标列抄送机关、印制机关、印刷时间、印刷份数、主题词等。

二、特殊文书的格式

这里所称的特殊文书，是相对于一般文件而言，指机关工作中常用的、格式与一般文件有别的文书。它们的突出特点是：每一种文书，基本上有自己的结构体系，有自己独特的样式。

格式异于一般文件的特殊文书很多，这里仅介绍合同、会议记录、电话记录、介绍信、证明信、电报、报表等。

1、合同

合同是双方（或三方以上）当事人为共同实现一定的目的，明确相互间的权利、义务关系而制订的书而契约或协议。这种协议大多用于经济领域，所以也称作“经济合同”。《中华人民共和国经济合同法》规定；“经济合同是法人之间为实现一定经济目的，明确相互义务关系的协议”。

合同的形式有条　款式、表格式、文字图表式三种。条　款式是把达成的协议列成几条　；表格式是按印制好的表格，把协商同意的内容逐项填入表中；文字图表式是条　款式与表格式的结合。三种形式的合同的构成，都是由标题、订立者、正文、结尾四部分组成。

标题，要写明是什么性质的合同，如“供应合同”、“租赁合同”等。

订立者，即写明订立合同者的单位名称、代表人姓名。为了行文方便，规定某方为甲方，另一方为乙方，如有第三方，可称丙方。在合同中，不能用“我方”、“你方”、“他方”这样的简称，以免引起混乱。

合同的正文，主要包括下列内容：

（1）标的（指货物、劳务、工程项目等）；

（2）数量和质量；

（3）价款或酬金；

（4）履行的期限、地点、方式；

（5）违约责任。

合同的结尾，一般写明本合同一式几份，由谁保管。注明合同的附件，有效期限。最后是订立合同的双方签名盖章，填注日期。若有工商行政管理部门或双方主管部门作监订的，也应签注单位名称、代表人姓名等。

2、会议记录

会议记录是关于会议情况的原始文字材料。一般包括两部分：一是会议的组织情况，包括会议的名称、次数、开会时间、地点、出席人（按照规定必须参加会议的人员。出席人数不多的会，可把出席人的姓名都写上；出席人数较多的会，可只写出席人数。有的大会，为便于统计人数和日后查考，也可请出席人在另外的簿子上签到）、缺席人、列席人、主持人、记录人等。这些情况大都在主席或主持人宣布开会之前写好。二是会议的进行情况，包括会上报告的事项，讨论的问题，通过的决议及会议程序等。

会议结束，记录完了，一般另起一行书写“散会”二字，最后在记录的右下方，由主席（或主持人）和记录人签名。

3、电话记录

电话是现代人们办理事务、联络交往的一种重要工具，作好电话记录，可起到备忘和资查等作用。机关的电话记录一般分发话记录和受话记录两种，式样见表5、6。发话记录的栏目设发话人、受话单位、受话人、发话时间、事由、结果、备注等；受话记录的栏目有来话单位、来话人、来话时间、受话人、事由、办理情况、备注等。

电话记录一般系事先设计表格，并印装成册，月底清查整理，进行更换。

表5　接收电话记录

表6　发出电话记录

4、介绍信

介绍信是用以介绍持信者身份及联系接洽事项的凭证性函件，主要分便函式和联单式两种。便函式系用信笺书写的介绍信，联单式系印有固定格式、带存根的介绍信。便函式在用时随机书写。联单式系在印定的填充处填写所需内容，式样见表7。

介绍信的内容一般由持信者身份、联系接洽事项和对受信者的希望三部分构成。其中持信者身份部分，通常还说明被介绍者的数量。联单式介绍信印制有对受信者的希望等文字。

5、证明信

证明信是用以表明某人的身份、经历或证实某种情况的书信。

证明信可分两类：

（1）证明情况：证明某人的身世、经历或与本单位的关系等情况。

（2）介绍性：供被证明者随身携带，以保证其工作、生活、旅行等正常进行的信件。这类信件多注明有效期。

拟制证明信必须实事求是，内容单一，限定使用范围，避免产生弊端。

表7

6、电报

电报是利用电讯通信技术进行信息交流的一种方式。用户使用电报，需在有固定格式的电报稿纸上填写电文，然后交电信部门拍发。

普通电报（包括加急电报）由四部分组成。

（1）电报头栏。由电信局营业员填写。

（2）收报人住址姓名。由发报人填写。“收报地名”栏写xx省xx市（县）即可。至于更具体的地址如“xx街xx号”和收报人姓名，则写入“收报人住址和姓名”栏内。如果是给机关、厂矿拍电报，可直接写“电报挂号”的号码，仅按一字收费，就不必再详写住址、姓名。

（3）电文内容和署名。由发报人填写。单位名称，可写简称；个人可只写姓或名，只要收报人能看懂是谁拍来的电报即可。

（4）发报人填写自己的姓名、住址或电话号码。

7、报表

报表是一种以表格的形式，借助数字来反映工作开展或计划情况的文书材料。报表可按问题性质或时间分为不同的种类。如按性质分，可分为计划生育报表、财务报表、干部情况统计表等。不同性质的报表所设置的栏目是不一样的。但一般包括时间、名称、数量、质量、规格等。如按时间分，可分为日报表、月报表、周报表、旬报表、季度报表、年报表等。时间跨度不一样的报表所设置的栏目往往也有差异。一般是时间跨度大的报表所设置的栏目较复杂些（多且细）相对时间跨度小的较简单些（少且粗）。

报表栏目的设计，应本着清楚、简便、扼要的原则进行，避免过于烦琐，否则给分析、归纳、整理等带来麻烦。

（以下各项供联系用，请详细填写，不拍发，不计费）