文书中语言形式的优化措施

一、文书语言的特点

文书的语言，尤其是机关公文的语言，在长期的实践与发展中，适应表达意图、办理事务的需要，逐渐形成了准确、简明、庄重等特点。

（一）准确

所谓准确，一曰完整无误，二曰得体、有分寸。作为办事工具的文书，对办事意图表达得完整与否、有误与否，直接关系到政策、意图的实现，影响实际工作的开展。因此，文书的语言，应当从根本上真实地、准确地反映事物的本质，表现在语法、修辞等方面，也就形成了自己的特点与要求。从句型看，文书中使用大量的完全句、主谓句，无主句仅在个别文书如法律和文告中使用。很少使用省略句，即使用也是承上而省，以保证表达的准确、完整；从句子成分看，大量地使用定语、状语，从性质、程度、状态、范围、目的、对象、依据、方式等方面对被表述对象、内容进行限定，使述说精确、严密；从词组看，大量地使用介词结构与联合词组。前者主要对有关对象进行限定，以使更加精确；后者则使规定针对的事物无所遗漏，表达周全。从词组选用上看，少用口语词、方言词，多用书面语。对同义词、近义词，注意它们的感情色彩、语义轻重、范围大小、具体概括和适应对象等方面的细微差别，填为选择。对多义词，将词义精确限定，并运用直接意义，即运用词义的客观性一面，尽量避免主观理解成分的增加。以修辞上看，少用比喻、象征，多用对偶、排比、递进等手段。在进行引用时，往往注明出处，防止有误。

文书语言的表达，既要无误，又要恰当，即做到文如其事、恰如其分。应使表达的言词反映事物质的或量的特征，适应一定对象的实际情况；表达的口气符合自己的身份，符合本机关的地位、权限，符合受文者的地位、身分，符合相互间的关系。中国有两句名言，一是量体裁衣，二是到什么山唱什么歌。表现在文书上，即根据不同对象的不同情况选用不同的言词，同一事项、意图，对不同关系的对象，采取不同的说法，亦即因事而宜、因人而宜。如对上级请示，本来有所要求，但行文时言清求、希望，而不言要求；但对下级则直说要求。而对平级则言希望、建议。又如对违犯法律者，说严惩不贷；而对违犯纪律者，则说严肃处理。再比如坚持与固执，坚持自己的主张与固执己见就有不同的感情色彩。改正与改进，一个适用于消极的事物，一个适用于积极的事物。讲究语言的得当、分寸，既反映出对一定事物认识、把握的精确程度，又易于为受文者接收，易于得到积极的响应、协作、帮助，对保证办事效果有决定性意义。

（二）简明

文书语言的简明，如同简明一词本身的含义，有两个方面，简即简炼，明即明确、明白，易于理解。现代社会，人们交往频繁，办事讲求效率。而大家的时间、精力又有限，于是简明便成了现代文书的发展趋势，也成了文书写作的基本要求。

要使文字精简，根本的是用科学方法分析研究事物，进行高度的归纳概括，抓住事物的本质，抓住主要矛盾、主要方面，其它方面一带而过。在实际工作中，还有一些具体的方法。首先是扫除套话、空话、废话。套话的特点是不管有无必要，都要在开头讲几句空洞的形势，接着连用几个“在……的领导（指导、关怀、帮助、支持）下”的句式，以示周到、礼貌，最后是“还有好大差距，仍需继续努力”之类。空话则是没有实际的具体内容，全是空空洞洞的系条　概念的罗列。产生套话的原因，是旧官场恶习和形式主义的影响；而空话的产生，却是因为缺乏深入实际，缺乏调查研究，是官僚主义、文牍主义的一种结果。套话也好，空话也好，都是用很多文字传达很少的信息，甚至不传达什么信息。因而它们不能反映什么真实情况，不会解决什么实际问题，完全是废话。医治套话、空话、废话，靠深入实际，靠调查研究，靠克服官僚主义、文牍主义、形式主义，写作时开门见山，直截了当，一是一，二是二，不穿靴戴帽，不短话长说。

其次是将涉及到的某些内容、人、事的情况作为附件处理。如请示，请求解决问题的现状和依据，若文字不多，可在正文中陈述；若篇幅较长，应作附件处理。

第三，减少重复。文书中常有一些内容由于某种原因可能或需要重述，有时为减少重复，可用代词指代，或用条　款号替代。如：

犯前款罪而窃取财物的，依照第一百五十五条贪污罪从重处罚。（《中华人民共和国刑法》第一百九十一条）

第五十条　剥夺政治权利是剥夺下列权利：

（一）选举权和被选举权；

（二）宪法第四十五条　规定的各种权利；

……（《中华人民共和国刑法》）

有时使用联合词组来减少重复。联合词组的特点是几种事物或一种事物的几个方面一并述说，避免共同部分的重复。如：

严禁食品在生产、加工、包装、运输、储存、销售过程中的污染。〔《中华人民共和国环境保护法》（试行）〕

保护、发展和合理利用野生动物、野生植物资源。（同上）

第四，选用更抽象、更概括的词语。一切词的意义都是概括的意义，但比较而言，有一些词能表示更为概括、抽象的意义。如：

前后相比，显然“粮食”一词在意义上更为概括，从逻辑上说是“种概念”。选用种概念比选用几个属概念文字肯定要简。

第五，惜字如金。文书写作，应当在遣词造句上下功夫，反复修改，反复推敲、反复提炼，达到言简意赅。

提高办事效率，繁而不简不好，简而不明也不好。语义不明，界限不清，易使受文者不解、难解、误解、曲解，易于造成或手足无措、或增加往复询问、或偏离发文意图与目标等现象，影响办事的效率与质量。所以，文书写作的精简，应是基于意义的明确之上。当然，简易不明，长也未必都明，关键是思想的清晰程度。但是，思想清晰又有赖于恰当的词语表述才能为受文者明确。因此，诘屈聱牙之词，朦胧隐晦之语，为文书之大忌。一般的公文应不用尚不为大多数人熟悉的新名词，普发的文件则需尽可能地少用只有某些专业人员才理解的专业术语，对平民百姓的讲话，更需适当的通俗化、口语化。

（三）庄重

庄重，实际上是文书语言的风格，是文书语言别于其它文字材料的一个显著标志。什么是文书语言，什么是其它文字材料的语言，人们往往以此得知。这是因为：人们办理事务，严肃认真，力求好效果，表现在文书上，也就郑重其事。所以，文书的语言，不但准确简明，而且端庄、持重。虽然文书语言也要求鲜明、生动、吸引人，但文书的引人入胜，非靠诙谐有趣，非靠词藻华丽、形象逼真，而是靠滴水不漏的表述，一针见血的归纳，严谨周密的结构安排等。因而，对文书来说，艳词浮语，无需也无益。正如曹植《典论·论文》所称：“奏议宜雅”，而“诗赋欲丽”。

二、文书语言的类型

文书语言适应不同类型文书表达的需要，形成了相应的若干类型。它们既有文书语言的共性，又具有本类型的特征。文书语言的类型大体可分为指令性语言、述职性语言、解释性语言、宣教性语言、礼仪性语言等五种。

（一）指令性语言(www.xing528.com)

用于下命令、作指示、安排部署，指挥性、强制性强。要求达到准确、简明，避免模棱两可、含糊其辞。命令、指示、决定、决议、布告、公告、通告、批复等用之。如：

工商税收是国家进行社会主义建设的重要资金来源。依照国家的税收法令，如实地办理纳税申报，及时足额地交纳税款，是一切企业、事业单位和个人应尽的义务。为了正确贯彻国家的工商税收政策，维护税收法令的严肃性，确保国家税收收入，国务院决定，必须对纳税单位和个人在纳税中发生偷漏、拖欠工商各税的情况，进行一次认真的检查清理。为此，特通告如下：

一、自《通告》发布之日起两个月内，各纳税单位和个人要对纳税的情况认真进行自查，并将自查的结果报告当地税务机关。……（《中华人民共和国财政部税务总局通告》1981年5月5日）

（二）述职性语言

用于反映情况、汇报工作。要求平铺直叙、朴实无华，不添枝加叶，不进行艺术加工。达到准而不繁，简而不空，有点有面，主次分明。报告、总结、请示等用之。如：

由于工农业生产增长，工人农民收入增加，一九八〇年城乡购买力总额比上年增加三百多亿元。社会商品零售总额预计为二千零七十一亿元，扣除物价上涨的因素，比上年增长百分之十一左右。过去许多基本消费品供应紧张，中高档商品供应量很少，现在不但一般消费品的供应有所改善，中高档商品的供应量也有显著增加。农村集市贸易和城镇农副产品市场活跃，在弥补国营和集体商业的不足方面起了较好的作用。一九八〇年许多城市供应情况良好，是多年来少有的。……（《关于调整1981年国民经济计划和国家财政收支的报告》）

（三）解释性语言

用于说明事物，介绍特征等。要求对客观事物的形状、特征、性质等作条　理清晰的说明，达到明确、具体，易于理解，利于执行。简章、说明、规格，及通知、通报、通告、规定、规则、办法、细则等介绍事物、说明有关规定时用之。如：

国徽的内容为国旗、天安门、齿轮和麦稻穗，象征中国人民自“五四”以来的新民主主义革命斗争和工人阶级领导的以工农联盟为基础的人民民主专政的新中国的诞生。（《中华人民共和国国徽图案说明》）

公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。（《国家行政机关公文处理办法》第十九条）

（四）宣教性语言

用于宣传政策、教育群众等。要求事理清楚，观点鲜明，文词生动，通俗易懂，达到说服力大，号召、鼓动性强。讲话稿、宣传提纲等用之。如：

同志们，我们的这次大会，宣告着社会主义文艺新长征已经开始，在中国文艺史上有伟大的历史意义。全国文艺工作者、全国人民群众对我们的大会寄托着殷切的期望，国际朋友也关注着我们的会议。我深信，在全体代表的共同努力下，我们的会议一定能够取得丰硕的成果。让我们紧密地团结起来，为争取社会主义文艺事业的更大繁荣而共同奋斗吧（茅盾《中国文学艺术工作者第四次代表大会开幕词》）

（五）礼仪性语言

用于沟通联系、迎来送往、庆贺哀悼等。要求文词庄重典雅，简要明白，语气诚恳、礼貌、平和、委婉，感情真挚。礼仪性会议讲话及往来信函等用之。如：

纽约

联合国秘书长

德奎利亚尔先生阁下：

在阁下就任联合国秘书长之际，我高兴地代表中国政府并以我个人的名义，向您致以真诚的祝贺和最良好的祝愿，预祝阁下在履行联合国会员国所赋予的重要职责中，取得卓越的成就。并祝您新年愉快、身体健康。

中华人民共和国国务院总理　赵紫阳

一九八一年十二月三十一日于北京（赵紫阳总理祝贺德奎利亚尔就任联合国秘书长的电报）

文书语言的以上分类，是对文书语言的整体解析。至于一篇具体的文书，它可能着重使用以上五类中的某一类，如命令、指示主要使用指令性语言；也可能同时使用几种类型，如办法、细则既使用指令性语言，也使用解释性语言。

三、文书常用语

在长期的文书写作实践中，人们创制了大量的文书常用语。这些常用语大多准确、简明、庄重，在表达制发者意图、陈述事实、表明态度、反映意见、下达命令、表示要求等方面起到了良好的作用，在体现文书特征、保证文书的完整有效、维护文书权威、密切收发文双方的关系等方面发生了良好的影响。尤其是有时，非用某一常用语不可，而没有其它的词语可以替代，否则在表意、风格等方面不易适合文书与实际的要求，因而为广大文书工作者所乐用。当然，常用语中也有一些属于套语、套话，无甚益处，如“令为令遵事”、“呈为呈请事”、“事出有因、查无实据”之类，应予抛弃；但大部分是文书语言的精华，应予保留，发挥其积极作用。过去曾有将文书常用语等同于套话、套语应予摈除的说法。这实质上属于以偏盖全，无异于将脏水与孩子一并倒掉，害处匪浅。

文书常用语分为词、词组、短语三种类型。词，以介词为多，使用较广。如鉴于、由于、为、为了、根据、依据、依照、以、自、从等；词组以偏正、联合为多。属于偏正的如迳告、迳复、迳送、此复、业经、迭经、公布、均需、均按等；属于联合的如呈请、收悉、颁发、核定、核拔、核销、阅知等；短语如严惩不贷、布告周知、安民告示、特此函告、特此函复、特此报告等。

文书常用语的使用有一定规律，一定的词语使用于什么地方，适用于什么情况有其特点、要求。使用恰当，画龙点睛，妙笔生华；运用失当，画虎似犬，不伦不类。如兹、鉴于、为了、根据等多用于句首或文首，此复、此布、此致、为荷、为盼、谨告等多用于文尾，严惩不贷、布告周知、特此函告等多当句子使用；悉、悉知等多用于对来文答复，表示情况明白；光临、值、荣幸等多用于礼仪性文书。因此，使用常用语，必须根据行文需要和各词语的特点进行选择。