特殊文书种类和优化方案

特殊文书是机关、单位围绕某一项工作或事情形成有一定联系并有固定格式或者有特殊形式的文书。这些公文大多不能作为文件发出，而在实际工作中产生特殊联系的作用。待殊公文大致有会议文书，信访文书，印电声象文书等。

一、会议文书

是会议前后和会议过程中所形成的文字材料，它主要包括会议通知、会议须知、开幕词、工作报告、讲话稿、闭幕词、会议决议、会议决定、会议记录、会议纪要、会议典型材料，会议总结、会议简报等。

会议通知是主办会议者就会议召开的有关事项向准备参如会议的人员发出的告知事项的文书。

会议须知是会议召开者就有关会务工作的某些事项告知与会人员的文书。一般大中型的会议都印有会议须知。

开幕词是会议开始时，由会议主持者所作的关于会议召开的某些说明的讲话。多用于较隆重的重要的会议。

会议报告是会议主持单位的主要领导人代表本级领导机关所作的集中反映会议中心议题的讲话。它是向会议的参加者发表见解、主张，并由报告人以口头转述书面文字的形式表达。

讲话稿是把准备在各种会议上所要讲的话事先以书面文字形式表现出来的文稿，是会议讲话的通称，它的种类很多。

致词是在举行某种会议或某种仪式时，由会议主持或上级领导同志所作的祝贺性或指示性的讲话。

闭幕词是在会议结束时由会议召开单位的领导人所作的讲话，一般用于较为隆重的大型会议。

会议记录是对有关会议情况所作的笔录，一般用于比较重要和正式的会议，它具有正确反映会议情况、供存查备考的作用。

会议简报是反映会议进程的讨论请况，供会议代表交流和会议主持者指导会议的文书材料，一般大型或重要的会议出会议简报。

会议总结是会议即将结束时，由会议主持单位领导人对会议所作的总结性讲话。

会议典型材料是会议召开单位整理的有关具有代表性的先进的集体和个人的书面材料，供与会者阅读，有的典型材料在会议上宣讲。

二、信访文书

信访文书是在处理人民群众来信来访工作中所形成的文书材料。它包括群众来信、来访记录、信访登记、信访请示、信访汇报、信访催办单、信访调查报告、信访证明材料、信访结果等。(www.xing528.com)

三、印电声象文书

这是印章、电文、声象等几种特殊形式的文书。

（一）印章文书

印章文书是各种图章的总称，包括各级公章和领导于部的工作名章等。

公章是各机关、单位的公用图章，是机关单位具有的相应职能在法律上的标志，是行使职权、进行公务活动的主要标记。公章分机关印章、机关所属单位印章、机关职能部门专用章。制发公章在形状、规格、文字和手续等方面都有统一的规定。

钢印是各机关、单位使用的特制硬印，盖在证件票据上面，使印文在纸面上凸起。

缩印是公章和专用章的缩微印章。主要用于各种凭证和印刷品本。

手章是代表行使法定职权的领导干部个人信印。还有各级领导于部的个人姓名印章。戳记是为了标示某种物件名称、性质、作用、注意事项和其他内容的印章。如在紧急文书上面加盖“紧急”印章等。

（二）电信文书

电文是通过电信号传送而形成的文书，它包括电话、电报等。

电话是由口头语言并通过电话载体传递文书的形式。电话是各级领导机构电传文书的一种重要形式。电话传递的种类有普通电话、保密电话、专线电话、内部电话、加急电话、自动电话、直拨电话、无线电话和国际电话等。利用电话传递文书，发话者要写出发文稿，按发文稿将电话发出，收话者要做收话记录，把收到的电话一字一句地记录下来，形成文书形式，然后按处理程序进行处理。

电报是文字代号或文字传递文书的形式。文字代号是以不同号码，来代表文字，即通常所说的明码电报和密码电报。这种号码拍出以后，接收单位再将其译成文字。传真电报是通过无线传真的原理将汉字直接传给接收单位的电报。传真电报传递文字，能够传输整个文书的原样，具有真实、准确、迅速等特点。明码电报是电文没有暗示保密内容的，运用社会上的明码通报的电报，机关单位中，明码电报主要用来发贺电、慰问电、唁电和有关会议通知及一般性业务工作。接报单位要按有关要求及时处理电报。

（三）声象文书

声象文书是通过录音录象摄影等手段而形成的文书材料，主要是录音带，录象带以及照片等。这是一种特殊的文书形式，重要的会议或领导同志的重要讲话等可用声象文书形式保存。