文件是指由法定机关、单位制发的，用来处理公要活动，并具有特定体式的书面文字材料。
各类文件有特定的名称，有些文件的名称是过去沿袭下来或习惯上通用的。新中国成立以后，曾对行政公文进行多次调整。1951年9月，中央人民政务院颁布的《公文处理行办法》，规定公文文种是七类十二种：一、报告、签报；二、命令；三、指示；四、批复；五、通报、通知；六、布告、公告、通告；七、函。1981年2月国务院办公厅发布的《国家行政机关处理暂行办法》，规定公文文种九类十五种；一、命令、令、指令；二、决定、决议；三、指示；四、布告、公告、通告；五、通知；六、通报；七、报告、请示；八、批复；九、函。1997年2月国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理办法》对公文文种的规定又改为十类十五种：一、命令（令）指令；二、决定、决议；三、指示；四、布告、公告、通告；五、通知；六、通报；七、报告、请示；八、批复；九、函；十、会议纪要。
目前通用文件种类有以下几种：
一、命令（令）、指令
命令（令）是一个文种，它是国家的行政领导机关、军事机关颁布的有强制执行性质的领导性、指挥性文件。它用于发布重要法规，采取重大的强制性行政措施、任免、嘉奖和惩戒有关人员。如全国人大常委会会议上通过的法律文件，曾有用人大常委会委员长令颁布的。再如1982年8月12日国务院发布的《对胜利粉碎劫机事件的民航杨继海机组的嘉奖令》。
指令是发布经济、科研等方面的指示性和规定性相结合的措施或者要求时用的。如1982年7月24日国务院发布的《关于节约工业锅炉用煤的指令》。
二、决定、决议
决定和决议是机关和组织对于某些重大问题或重大工作事项所作出的决定性意见或者采取的措施。
决议是经过会议讨论通过、要求贯彻执行的事项。决议的形成，通常经过一定的组织规则和程序召开的组织成员会议、代表会议或代表大会集体讨论和表决通过。根据《宪法》规定，国家和地方的各级权力机关、行政机关都有权发布决议。如1982年4月26日通过的全国人大常委会《关于公布〈中华人民共和国宪法修改草案〉的决议》。
决定是用于对某些问题或者重大行动做出安排，它往往是经过一定的领导或成员的会议讨论通过，以机关的名义发布。如1981年2月20日中共中央、国务院发布的《关于加强职工教育工作的决定》。
三、指示
指示是上级领导机关对下级机关布置工作阐明工作活动的指导原则时使用的文种。指示的内容有解决重大政策性问题所发的指示，有针对当前带有一定普遍性问题发的指示，有针对某项具体工作、具体问题发的指示，有为了贯彻执行某项政策、决议等所发的有关指示等。有时两个或两个以上的领导机关共同向分属的下级机关部署同一项工作，可以共同签署同一指示，叫联合指示。如1982年2月28日中共中央、国务院发布的《关于认真做好第三次全国人口普查工作的指示》。
四、布告、通告、公告、公报
这四个文种是各类机关在公开公布有关事项宣布有关政策、法令和规定时使用的。布告是对人民群众公布应当遵守的事项使用的。主要用于向人民群众公布政策、法令和重大事件，向群众宣布禁止妨害国家和公共利益的行为等。布告一般张贴。
通告是在一定范围内，对人民群众或者机关团体公布应当遵守或者需要知道的事项时使用的。通告多在报刊上登载，也有的在适当地点张贴公布。
公告是向国内外宣布重大事件时用的。一般的事件不得使用公告。如《中共中央、全国人大常委会、国务院关于宋庆龄同志逝世的公告》。
公报是向国内外公布重大事件时使用的。公告与公报进行比较，公告用于宣布重大消息、郑重宣布事件和决议、决定，内容较为详细具体。
五、通知
通知是传达上级机关的指示，要求下级机关办理或者需要知道的事项，批转下级机关的公文或者转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文而使用的。通知是一种使用得很广泛的文件名称。上级机关对下传达领导的指示，发布行政法规，任免工作人员，转发文件，告知工作事项等，根据文件内容不宜于用命令、指示的，可以用通知；平级和没有隶属关系的机关之间，需要请求对方办理和了解的事项，也可用通知。转发文件，也可使用通知。
六、通报
通报是表扬好人好事、批评错误、传达重要情况以及需要各机关知道的事项而使用的文种。如1982年国务院发的《关于一份国务院文件周转情况的通报》。(www.xing528.com)
七、报告、请示
报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况而使用的文种。为了使上级机关经常了解所属部门及各地区工作的进展的情况，了解各项方针政策法令贯彻执行的情况，以便于研究政策、加强领导工作，党政机关都有工作报告制度。
请示是下级机关向上级机关请求指示和批准而使用的文种。通常向上级请示的问题有下列几种：1、对于上级颁发的法律、法令和指示中，有不了解的问题，需要请示上级机关作出解释说明；2、对工作中发生的比较重大的问题，或者根据已有的规定难以处理的问题；3、原来没有规定可以遵循的问题；4、虽有统一规定，由于本地区本单位的某些特殊情况难以执行，需要变通处理的问题等。
报告和请示应当区别使用，不能混用，也不能连用写成“清示报告”。
八、批复
批复是上级机关用于答复请示事项而使用的文种，不能用于同级或不相隶属的机关。
九、函
函是机关之间互相商洽工作、询问和答复问题等使用的文种。这是在平行机关之间、不相隶属的机关之间使用的，不具有指挥或指示作用。正式的公函，行文有正式的文件格式，也有用便函的。
十、会议纪要
会议纪要是用于传达会议决定事项和主要精神，要求与会单位遵守、执行而使用的文种。
十一、计划、规划、工作要点
计划是机关、单位预先对在一定时间打算完成的事项作出安排而使用的文种。计划内容要求有情况依据、目标、任务、步骤、方法，措施和时限要求等。
规划是为完成某一任务所作的比较全面、长远的打算所使用的文种。规划较之计划具有长远性、全局性、战略性、方向性、概括性和理论性、鼓动性。
工作要点是对一定时间内工作作出简要安排使用的文种，工作要点类似计划，只是要求突出“要”字。
十二、总结
总结是对一定时间工作任务完成的情况进行全面回顾和具体分析研究，并作出总的评价和结论的文种名称。
十三、章程、条 例
章程是用于规定某个机关或组织的宗旨、组成人员、组织机构和活动的全部规则的文种，也叫组织章程。如《中国共产党章程》和某个学会的章程等。
条 例是用于规定某个机关的组织和职权的规则或调整国家政治、经济、文化等领域的某些事项的文种。如《文物保护条 例》。
规定、办法、细则是对某些方面的工作和活动所提出的具体要求和措施。三者都属法规性公文，比较起来，规定原则性强一些，办法详细一些，细则是根据上级机关的有关规定或办法结合本机关的实际情况进一步具体化的公文，它比定和办法更详细更具体
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