文书分类的原则、意义与方法的优化

一、文书分类的原则

日常工作、学习和生活中形成的文书很多，特别是机关单位，每天都要形成和收到各种各样的文书。文书的范围很广，种类也很多，科学地给文书分类对处理文书具有重要的作用。文书的分类应遵循以下原则：

（一）文书的分类应便于文书的处理，适应文书工作的需要。

文书工作是一项细致而繁杂的工作，处理文书首要的是要根据文书的类别进行处理，以提高工作效率。因此文书的分类，要从文书工作的实际需要出发。文书分类的方法也不是一成不变的，它要根据各个单位、各个人物、各个场合在不同的情况下而分类，不能死板地套用别人或别的单位的分类方法。文书的分类既要总结、反映和概括目前本单位文书工作的实际状况，从文书工作的实践提出文书分类的线索和纲目，又要着眼于文书工作的改进，反映文书工作的发展方向。

（二）文书的分类要全面、系统、完整地反映文书的全貌，遵循其内部规律。

文书有其内部发展的自然规律，分类时应当遵照它的规律。从总体来说，文书分类应全面、系统地反映文书的全貌，把所有文书的内容都包括进去，不能带有片面性。现在有的文书学的著作中就把文书直接说成是公文，甚至说成是文件，分类时仅仅是对通用的文件进行分类，这就没有系统而全面地反映文书的全貌，不利于文书的理解和处理。我们应注意克服这些倾向。在具体确定文书分类的各种标准时，要遵循一般科学分类的逻辑规律，依据文书的各种自然特征，恰当地确定分类的标准。

二、文书分类的意义

文书是机关、单位和个人进行交往的重要工具，为了掌握和使用这个重要工具，就必须认真研究文书的分类，从大量的文书中找出其共同的或不同的特征，从而总结文书的性质、特点、作用和写作规律，便于我们正确行文和及时地处理文书，文书分类的意义是很大的：

（一）搞好文书分类能提高文书的写作质量

我们日常使用的文书多达上百种。1987年国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》中列了十类十五种文件，而机关在实际工作中除了文件之外还有一些其他方面的文书，个人在学习，生活当中也经常用到一些文书。粗略计算，平常使用的文书就有百种之多。这么多的文书如果不分类就很难掌握写作的方法和技巧，有的在实际写作过程中就出现了混乱，影响了文书质量的提高，甚至出现了错误。因此我们恰当地给文书分类，抓住各类文书的写作特点、方法和格式，寻找出它们共同的规律，就可以触类旁道，举一反三，还可以通过各种文书进行对比，分析区别，加强印象。这种分类学习法，比一个一个文种去学习效果要好得多。我们先从每一大类文书学习，由类到种，再加上不断地认真实践，总结其经验和教训，就可以写出质量较高的文书来。

（二）搞好文书分类能准确无误地行文

文书都有其一定的作者，也有其一定的读者，行文时要考虑到行文关系，不然就会产生不良影响，不能更好地发挥文书这个“工具”的作用。比如机关常用的公文“请示”、“报告”，这类文种，属于上行文，只能用于下级对上级，不能发给同级或下级。再如急办类公文，如果作为普通公文行文，就会给我们的工作带来损失。因此，区分文书的类别很重要。

（三）搞好文书分类能及时正确地处理文书，以提高文书运转效率

每个机关和个人的文书都很多，文书的制发单位总想希望收文者及时正确地处理文书，因此在堆积如“山”的文书面前，如不加以系统的分类，就很难及时正确的处理。在机关文书中，对从各个部门、单位发来的文书要根据内容、对象、形式等各方面科学地分类，以便及时处理。如果都把它们放在一起，就会搞成一团槽。文书分类还便于立卷归档，便于日后查阅。

三、文书分类的方法

文书分类的方法有多种，一般地采用以下分类法：

（一）系统分类法

系统分类法是将文书的全部内容作系统的分类，可分为公务文书和私人文书两大类。

公务文书是机关、团体、企业单位在公共事务活动中形成的文书。

私人文书是个人或家庭、家族在自己的社交活动中形成的书面文字材料。

（二）性质分类法

即按文书的本质属性及特点分类，可分为党的文书，行政文书、专门文书、个人文书。

党的文书是党的各级组织及其机关在活动中形成的文书，反映党的组织及领导活动。如“中共中央文件”、“中共xx省委文件”、“中共xx委员会文件”、“组织工作通讯”等。

行政文书即政府机关文书，是各级政府机关在政务活动中所形成的文书。如“国务院文件”、“xx省人民政府文件”、“xx县人民政府文件”、“工作通讯”、“xx简报”等。

专门文书，是各行各业、各个系统在其工作中形成的专门业务的文书。如外交文书，司法文书，财经文书，军事文书等。

个人文书是个人在社交活动中所形成的文书，如书信、请柬等。

（三）保密分类法

是按文书的保密程度进行分类，可分为绝密文书、机密文书、秘密文书、内部文书、公布文书。

绝密文书，是党和国家在政治、军事、经济、科技、安全等方面的最重要的秘密文书材料，一旦泄露，会使国家安全和利益遭受严重的损害。

机密文书是党和国家重要的秘密文书材料，一旦泄露，会使国家安全和利益遭受损害。

秘密文书是党和国家一般的秘密文书材料，一旦泄露，会使国家安全和利益遭受损害。

内部文书，指在一定范围内部运转和使用的文书。

公布文书，是向人民群众，国内外公开发布的不需要保密的文书。

（四）时限分类法(www.xing528.com)

是按文书的缓急时限进行分类，可分为限时送达文书，特急文书，紧急文书，一般时限文书。

限时送达文书是在限定的时间内送达的文书。

特急文书是要求在最短时间以最快的速度办理的文书。

紧急文书是要求抓紧时间迅速处理的文书。

一般时限文书是指没有特别时间要求的文书。

（五）传递分类法

是从文书传递的方向进行分类，可分为收来文书和发出文书。

收来文书是指本人或本单位收到的别人或别单位的文书。

发出文书是指本人或本单位发出的文书。

（六）形式分类法

是按文书形成的方式进行分类，可分为文字文书、电信文书、声象文书、图形文书。

文字文书是一般的书面文字材料，现在文书大多是这一种形式。如书信、文件、简报等。

电信文书是用电子手段记录、传递情况的各类文字及其记录材料，如电报、电话记录等。

声象文书是指以声音、图象方式记载情况的文书材料，如录音、录象、照片等。

图形文书是指以图表为主并以扼要的文字说明来反映情况的文书材料，如报表、统计数字、印章等。

（七）方位分类法

是从文书形成的不同方位进行分类，可分为上行文、下行文和平行文。

上行文是下级或晚辈对上级或长辈所用的文书。如“请示”、“报告”、“给父亲的信”。

下行文是上级或长辈对下级或晚辈所用的文书。如“指示”“决定”、“给儿子的信”。

平行文是平级机关与平辈个人之间互相往来使用的文书。如“函”、“意见”、“情书”、“致xx兄”等。

（八）内容分类法

是从文书的内容和应用范围进行分类，可分为文件、特殊文书、日用公文、专门文书、私人文书。

（九）稿本分类法

是根据文书处理过程中形成的各种文稿和义本进行分类的方法。可分为草稿（或草案）、定稿、正本、副本、存本、试行本、暂行本、各种文字文本。

草稿是文件的原始稿件，它的内容和文字表述还未成熟，只反映了文书的撰写、起草稿过程，供修改、讨论和审批使用。

定稿是文件的标准稿，是经过修改审阅后由负责人签发或会议正式讨论通过的最后完成稿，作为缮印复制发出的正本文书的标准依据。

正本是根据定稿印制或缮写的，供向外发出用的文本。

副本是根据正本另行复制、誉抄的文本。

存本指的是发文机关留存的印制本，是作为发出的正本的样本留作查考用的。

试行本是发文机关认为文书内容还不够成熟，需要通过总结经验进一步修改试行的文本。试行本在试行期间具有实际效力。

暂行本是制发机关认为一时还来不及制订详细周密的规定，先发的一个暂行文本。暂行本也具有实际效力。

各种文字文本是同一份文书有两种以上文字的文本。