文书工作的重要职能及优化建议

文书工作的功能是指它自身的功能，具体表现在以下四个方面。

一、机关的喉舌功能

所谓喉舌功能，指的是文书工作的书面传达功能。文书具有记录、传达国家各级机关意图和活动的功能，这种功能是通过文书工作而具备的。各级机关与负责人的意图、指示、工作情况、要求、回复形成公文材料后，如果不经过文书工作的上、下、平行的传达、量报、移送，公文终归是一纸记录而已。国家各级机关为进行活动、开展工作、履行职责需要发出的声音，就是通过文书工作传达于上下左右的。文书工作这种传达的作用就是机关喉舌的作用。

二、机关的纽带功能

机关的纽带功能是指协调一致的功能。我们知道，文书工作传达各级机关声音的目的，是为了把各级机关、人民团体、企事业单位通过公文表达的意图紧密地联系起来，使它们按照国家的统一意志、统一目标开展自己职权范围内的各项工作，从而推动整个国家的工作。全国上下左右系统健全，具有高效率的文书工作，就象一部机器的专送带把所有部件有机地联系和带动起来一样，起着联系和推动整个国家机关正常运转的纽带作用。文书工作出了毛病，也将会象传送带发生故障而妨碍机器的运转一样，要妨碍国家机关的正常运转。上级机关关于某项全局性工作的指示，如果撰制得不明确，没有准确简明地表达出机关的原定意图，有关下级机关就难以明了上级机关的意图，难以正确地按照上级原定意图在自己的职权范围内做好这项工作。如果这一指示下达迟缓，或者应该得到的，而没有得到；或者在有关某个下级机关处理稽缓，都将会造成步调不一、配合不紧的后果，打乱整个工作部署，影响全局工作。由此可见，文书工作通过公文材料沟通、联系、推动各级机关协调一致进行运转的功能作用是多么重要。所以，机关间的纽带功能是文书工作的显著特点。

三、具有促进机关工作效率的功能

一个机关工作效率的高低，除了领导和办事人员的因素外，就是办文的因素。因为办文是机关工作的重要方而。虽然文书工作只是机关工作的一个方面，对于机关的领导工作和由机关职能确定的业务工作而言，它是辅助性的服务性的工作，然而它直接影响着机关的工作效率。作为领导工作的助手，它既根据领导意图形成文件，处理文件，承办某些文件的执行任务，同时，又围绕着机关各业务部门的日常工作展开自己的活动。助手作用差，效率就低；助手作用大，效率就高。所以文书工作有着促进机关工作效率的功能。

一个工厂机关的文书工作，除了为厂行政工作服务外，还要为生产部门的工作服务；一个高等学校机关的文书工作，除了为学校行政工作服务外，还要为教学、科研工作服务。文书工作的政治方向，既表现在它直接传达党和国家各级机关的意图与精神上，也表现在它为机关的职能业务工作服务上。很明显，机关系统有效的文书工作，能直接促进机关领导工作和机关各业务部门的工作，能促进整个机关工作效率的提高。不然，收文积压，会推迟上级精神的贯彻执行。发文的拖沓，会妨碍本机关请示、报告的上达或机关意图的下传。催办的松懈，会影响文件的迅速承办。撰制的缓慢，会贻误工作时机。即使是撰稿的质量问题，对机关工作的影响也是明显的。一份请示写成报告，或者多头主送，行文关系不对口，就会造成文件石沉大海。一个指示，语义含混，模棱两可，就会让人无所适从。这些都从反面说明了文书工作对提高机关工作效率的重要促进功能。(www.xing528.com)

四、机关的门户功能

机关的门户功能是指公文的进、出都要经过文书工作来进行。机关里，外来公文首先要经过收文登记，才能转入阅办；外出公文最后要通过登记发文走出机关。收文和发文实际上起到了机关的门户作用。

公文是机关工作的依据，每个机关都有或多或少的公文进出。进，是收文；出，是发文。可以说机关绝大部分工作是从收文或发文这两道程序开始的。收文登记马虎，发文登记随便，都可能造成机关文书工作乃至整个机关工作的迟误或混乱。门户不严，对于机关工作的不良影响是严重的。

出门、进门要进行登记，做到认真严密，文书工作一定要把好这个门户，发挥文书工作的门户功能。

、以我们分别讲述了文书及文书工作的特点和功能，主要是为了对它们加以区别，同时也是为了叙述的方便。其实文书的特点与功能同文书工作的特点与功能是有着密切联系面又相互渗透的。它们之间可以互为前提。我们既了解了它

的联系，又了解了它们的区别，这对我们认识文书及文书工作的本质，促进它们的科学发展，有着重要的意义。