唐宋时期的文书与档案工作及其重要性

这个时期，总的讲，是我国封建社会得到空前发展的时期，文书和文书工作也得到很大的发展。

唐宋的文书工作机构比以往任何朝代都更加健全。中央的文书工作，唐由中书、门下、尚书三省负责，即中书出令、门下审议、尚书执行。中书省草拟皇帝文书，经皇帝审阅后，署名颁下，进呈章表，由中书省送呈皇帝审阅，并奉旨草拟批答。门下省接中书省交来的诏书有权修改奏还，也可退回修改。经门下省审核的诏令文书交尚书省执行，进呈章表则交中书省转呈皇帝。尚书省还负责中央各部门的文书处理及催办工作。三省都设有处理文书工作的机构和人员。如中书省的开拆房、催驱房、主事房，门下省的开拆房、催驱房，尚书省的开拆房、催驱房、章奏房等。开元十一年，三省合署办公的政事堂，设有专门处理文书的机构枢机房、吏房、兵房、户房和刑礼房。至此，政事堂成为各种文书必经之地，上下行文的中转站。

唐皇命文书，中叶以前，由中书舍人拟制，之后，部分由翰林学士撰制，这就是所谓的“外制”和“内制”。中央各部门和地方各级官署也都有比较系统、健全的文书工作机构，担任文书工作的，有列入官品的司马、主簿、主书、录事、参军等，也有不列入官员的令史，书令史等。

宋代中央的文书工作机构更加细密，实行军政分工的办法。行政系统的文书工作主要由中书省负责，军事系统的文书工作由枢密院负责。枢密院下设教阅房、兵籍房、吏房，负责处理军事、内侍官员的文书，三省也设有文书收发登记和催办工作的机构。中央的通进司、进奏院和银台司，负责收发登记中央和地方各种不同文书。

唐宋时期的文书工作与档案工作各有专门的机构和人员，这对于文书工作和档案工作的发展具有重要的意义。唐收藏保管档案的地方叫甲库，由主事、录事专管，宋各部门管理档案的机构叫架阁库。

唐宋除袭用前代的文书外，出现了一些新的文书。

唐皇命文书有册、敕、德音等。册，命立皇后、太子、王公用。敕，有四种。发日敕，增减官员，废置州县用；敕旨，签复奏请用；敕书，慰谕公卿，诫约朝臣用；敕牒，任命百官，由政事堂起草进呈后颁下的文书。德音，颁降恩惠。告身，封赠臣僚。太子用令，亲王、公主用教。宋代增加御札、敕牓。御札，中书省掌宣重大军政命令；敕牓，戒励百官，晓喻军民。改唐代的“告身”为“诰命”。

政事堂用的文书有，堂案、堂帖、堂判、熟状等。官府间的，上行文，唐称牒，宋增加呈状、申状、劄子；平行文，唐称关、刺、移，宋增加咨报；下行文，唐称符，宋称帖。(www.xing528.com)

唐宋的文书工作制度系统而严密，文书拟制、用纸、誊抄、用印、封装、登记、传送、催办、移交等都有明确的规定，并以法律规定实施，有所违误，必惩处。下面介绍几个主要的：

一文一事制度，从唐宋开始普遍采用，“非一宗事者，不得同为一状，即上表事多，表内不可尽论者，表前画一条　折。”（《庆元条　法事类》卷十六《文书门》）

贴黄引黄制度。唐代的制敕等文书用黄纸书写，凡更改处，用黄纸贴上，然后再写，这叫贴黄，宋代的奏状等文书用白纸书写，写完意未尽，可写在黄纸上放在白纸后面，宋人也叫贴黄。引黄是把章奏文书的内容要点与日月道里写在封皮或文书之前，这叫引黄。这是公文摘由叙事之始。

催办制度。唐代的催办制度比较健全，尤其宋代制定的催办制变和方法，后代一直沿用，有的至今还有一定的参考价值。比如“稽缓制书者一日答五十，五日加一等，十日徒一年”，步行的“稽程者一日答十，三日加一等”，骑马的“稽程者一日杖八十，二日加一等”，“诸文书应遣驿而不遣驿，及不遣驿而遣驿者杖一百”，“诸驿使受书不依题署误诣他所者，随所稽留以行书稽程论，若由题著者误，坐其题署者”。（《唐律疏义》卷九、十《职别》）

移交制度。唐宋规定公文办完后，要向各机关档案库移交。唐代规定：中央各部司公文，由勾司行朱，写明年月日，在每年四月一日前交到都省诸库贮存；地方各机关的公文，由勾官审查封印，附登记表于每年六月一日前交到都省诸库贮存。如公文有差误，要予以处分。

保密制度。历代都很重视文件的保密，到唐宋保密制度比较完备。如唐代“诸漏泄大事应密者绞”，“非大事密者徒二年半，漏泄蕃国使者加一等”（《唐律疏义》卷九《职制》）“诸盗制书者徒二年，官文书杖一百，重文书加一等”（《唐律疏义》卷十九《贼盗》）宋朝机密军事文书采用暗号，只有军事领导机关和在外作战的将领知道暗号，即使敌人获，也看不懂。

军邮传递制度。在唐代驿邮基础上，宋代建隆二年（公元961年）五月，建立军邮局，以军卒百姓为递夫。后创建日夜兼程的“急递铺”，每十里设一铺，初规定日行四百里，后改为五百里，超过者奖，违者惩罚。