文书学：研究对象与学科体系的优化探讨

一、文书学的研究对象

文书学是研究文书与文书工作的产生、发展及其特点、性质、作用、技法的一般规律的科学。它也是指导文书和文书工作实践的科学。它以文书和文书工作为研究对象。

（一）文书

文书是记录在一定物品上完整表述办事意图、情况等的信息材料。所谓“一定物品”，是指文书的载体。文书都是记录在一定的载体之上的。当面交谈、口授旨意，没有系统载述，不能算文书。有了记载，内容又必须是关于办事意图与情况等方面的，这些内容又必须是经系统整理安排、具有相对完整性的。具备这些条　件的信息材料，就是文书。

文书在社会生活中使用极为广泛。它运行于机关内部，来往于组织之间，组织与个人之间及个人相互间。大至国家政事，小至亲朋联络，均可使用这一工具。

文书是人类社会发展到一定阶段的产物。处理事务的需要与文字的出现，是文书诞生的两大要件。据考古资料推测，我国最早的具有文书意义的原始文书，可能出现在距今五、六千年的西安半坡遗址所代表的原始社会晚期。而最早的比较成熟的文书，则当为殷商时的甲骨文书。随着社会的发展、科学技术的进步，文书也不断地进化。仅以载体论，就从相传原始的结绳记事，历经了甲骨、金石、竹木、缣帛、纸张等阶段，发展至今日，又有磁带、录相、影视片等材料用以载述文书。

古人说的文书，也是指写在书写材料之上具有一定意思的文字集合体。随着历史的发展，文书的概念也比较具体。宋王昭禹在《周礼详解》中说：“比居、简稽、版图、礼命、要会，文书之用于公者也；传别、书契、质剂，文书之用于民者也”。指出文书有“用于公”和“用于民”两类。这个概念，直到今天仍被沿用。今天我们见到的一部分文书方面的论著中，认为文书包括“公务文书”和“私人文书”这两大类。

私人文书，是个人、家庭或宗族为处理自身事务形成和使用的文书。如私人函电、帐表、契约、遗嘱、条　据等。它是个人、家庭、宗族等表达意图、载述情况、联络交往、作为凭据的一种手段。

公务文书（简称公文），是机关、团体、企事业单位等为处理公务形成和使用的文书。如各种法律、命令、指示、报告、请示等。它是上述组织办理事务、进行管理等的一种重要手段。

可是有些著述却把文书学的研究对象局限于公务文书上，有的在给文书下定义的时候，就直接说明文书实际上指的就是公务文书，把私人文书抛弃，这是十分片面的。我们赞成文书学的研究对象要有重点，可以侧重公务文书，公务文书中又侧重于通用公文，但不能以偏概全，在定义中就把“私人文书”去掉。实际上中国的私人文书内容也是很丰富的，它连着千家万户，起的作用也非常大，研究私人文书的价值不可低估，应予以足够的重视，这块“处女地”需要加以开拓，需要加以研究。

在日常的工作和一些著述中，有把文书、公文、文件混淆的现象，这也是不对的。实际上它们三者既有联系又有区别，说的不是一回事。

如前所述，文书是记录在一定物品上完整表达办事意图、反映情况的信息材料，它包括公务文书和私务文书，文书是一个大范围的概念。而公务文书则是机关、团体、企事业单位等为处理公务而形成和使用的文书材料，它属于文书里面的一部分，二者是包容关系，而不是一回事。文件是指由法定机关、单位制发的，用来处理公务、指导工作、并具有特定体式的书面文字材料。文件属于公文的一部分，二者也是包容关系，不是一回事。我们建立完整、系统的文书学，首先要弄清文书学里边的各个概念，加以科学地区分，这样便于我们学科的研究，也便于我们的文书工作，提高工作效率。

文书与文章、文学等既有共同点，又有相异处。文章是反映客观事物的组成篇章的书面语言。它以文字为表达工具，以记叙、描写、说明、议论、抒情等为表达方式，形成了自己的特点。而叙述、议论、说明等，也是文书的基本表达方式，文字，更是文书的重要表达手段之一。因此，有相当部分的文书，也是当然的文章。至于图表、条　据等，则与文章迥异。文学是社会生活在作家头脑中反映的产物，它以形象表现生活，以典型化揭示现实的矛盾与规律，较之文书，无论是反映现实的形式，还是对社会的反作用，都差别很大。但二者毕竟都以现实为反映对象，以推动社会前进为根本目的。历史上一些著名的文书，如李斯的《谏逐客书》、晁错的《论贵粟疏》、贾谊的《过秦论》等，既陈述政见，针贬时弊，又具有很高的文学价值。

同文章、文学一样，一定的文书，总是打上了一定人们的思想烙印，而且较之前者，文书在表现作者意志、倾向方面，更为直接，更为鲜明。因此，在阶级社会中，文书是阶级斗争的一种重要工具，是调节阶级矛盾、维护一定阶级、集团利益的重要手段。(www.xing528.com)

（二）文书工作

文书工作是指文书由制作到处理的全部的具体过程。文书都有一个收、发、处理、阅示至立卷归档等的过程，这些过程中的具体环节组成了一个完整的文书工作系统。文书工作是文书学研究的一个重要内容。

文书并不会自动产生，孤立的、静止的文书，也不能发挥其工具、手段作用，随意制作、处理的文书，更不可能产生好的效果。恰恰相反，文书的价值，只有当文书按照一定的规律，循着一定的方向运动才能实现。这种运动是自文书拟制到向外发出，自受文机关接收到立卷归档的一个全过程。在这个过程中，决定效果的因素是多元的，然而其中最重要的一个因素是人。人处于文书运动的操纵地位，直接决定着文书运动的方向、方式、速度与质量。因此，对这里的人，尤其是操纵重要的、对社会影响较大的公文运动的人，应当是有所要求、有所规范的。这就是文书学研究的文书人员的修养、管理等问题。它是文书学的重要内容。但这一内容在目前的大多文书学著作里，不是集中、系统的，而是散见于全书的，或者说贯穿始终的。可以这样认为：归根结底，文书处理的原则、方法、程序等，实际是文书人员进行文书处理的准则，是对文书人员的约束、规范。

文书人员的一个重要职责是制作文书。而文书的制作，尤其公文的撰制，既是表达意图、传达政策的一种方式，也是锻炼思维的一种手段。它关系办事的效果，反映一定人员与组织的水平，并进而影响到他们的威信与荣誉，因此历来受到有关部门、文书人员的重视。但在过去，撰写文书一向是撰写者个人自己摸索，大都走过一段弯路，有的甚至事倍功半，长时间不得要领，这种状况不能再继续下去了。事实上，文书的撰写是有规律可循的。它的关键是要认识、解决撰写中的矛盾，掌握其特点、要求、方法、程序等。

文书人员的另一重要职责是处理文书。文书的处理，是一个不间断的过程，其中的每一环节都有自己的作用，又相互影响。文书价值的实现，就是整个系统共同作用的结果。某一子系统或环节出现障碍，不仅会失去自身职能，而且将抵销它环节的效果。所以，文书处理的组织、方法的选择、程序的安排等，都必须按照文书运动的规律，按照一定的要求、原则进行。

新技术革命的浪潮，不仅对文书处理的质量与效率提出了更高的要求，而且为达到这一要求提供了条　件。传统的、落后的手工处理，将为办公室自动化所替代，成了历史的大趋势。但，实现办公室自动化要有个过程，要根据我国的国情作周密的规划。要使文书的格式规范化，文书使用、处理规范化、科学化，文书人员的思想、行为科学化、现代化等等，这些，既是文书人员与有关部门的任务，也是文书学的课题。

二、文书学的学科体系

根据上述的文书学的研究对象，可以构造文书学的学科体系，我们认为大致有以下几个方面

（一）文书学基本理论。利用现代科学的研究方法，吸取古代文书研究的成果吸收国外文书及文书工作的先进组织与技能方法，借鉴国外文书学研究的成果，总结和创立中国文书学的理论体系，以指导文书工作实际。文书学的基本理论主要是文书学的概念、研究对象，文书学的性质、特点及任务，文书学与相关学科的关系、文书学的研究方法、文书学的产生与发展等。

（二）文书基本理论。包括文书的起源、发展，文书的概念、性质、特点与功能，文书的类别与形式等。

（三）文书工作的基本理论。包括文书制作的意义、特点、原则、方法与程序，文书（主要是公文）的运行方式、处理原则、处理方法、程序、立卷归档，文书处理的组织领导、机构设置、人员配备、制度建设等。

需说明的是，任何一门学科，任何一本著作，在一定阶段，或由于科学发展的水平所限，或由于客观实际的需要，其研究内容往往有所侧重，文书学亦然。本书考虑到现代公文尤其是以文字为表达手段的通用公文使用较为广泛，对社会的影响、实用价值较大，因之其重点亦放在对它的特征、制作、处理等的分析、探讨上。至于私人文书、历史文书有使用范围限制及其它形式等的文书，为保持学科体系的完整，也作涉猎，但不详述。