打造出美好的电话形象

“电话形象”是人们在使用电话时的种种外在表现。因为它是一个人内涵的反映，所以会使通话对象“如见其人”，能够给对方以及其他在场的人留下完整、深刻的印象。可以说，一个人的电话形象如何，主要由他使用的语言、态度、内容、表情、举止及时间感等因素构成。

（一）美好的“第一声”

当我们打电话给某单位、某人时，如果一接通，就能听到对方亲切、优美的声音：“您好！”心里一定会很愉快，这样双方的对话就一定能顺利地展开，对对方也有了较好的印象。在电话中，只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象，比如，同样说：“您好，这里是××公司”，但声音清晰、悦耳、吐字清脆，就会给对方留下好的印象。因此，如果你是接电话的一方，应先问候；倘若你是打电话的一方，不要冒昧地根据对方的声音就判断对方是否为你要找的人，应礼貌地问：“您好，请问×××在吗？”接打电话时，均应有“良好形象”的意识。

（二）拥有喜悦的心情

接打电话时我们要保持良好的心情，即使对方看不见你，但是脸上的笑容是不能没有的，因为笑容会传递自己的心情。由于面部表情会影响声音的变化，所以微笑着讲话，不但能和对方达成良好的沟通，还能在气氛紧张时起到缓解的作用。在电话交流中，也要抱着“对方看着我”的心态去应对，给对方留下极佳的印象。在日本，很多公司的接线员桌子前都会放一面小镜子，当接打电话的时候，她们要一边拿起听筒，一边照镜子，看看自己是否有笑容。

微笑接打电话有着不同一般的作用：如果你声音亲切入耳、语言得体、语气真诚、态度和蔼、时刻保持微笑，那这个电话的成功率会极高。接打电话时，要避免懒散的样子，要知道，虽然对方看不见你的面孔，但却能从你的声音中感受到你的态度。因为，人在端正身体时讲话和靠在沙发上讲话，或者一边吃饭饮水一边讲话，每一种声音都给人不一样的感受。

（三）悦耳清晰的声音

（1）音调适中。通话时不要离话筒太远或太近，语速要平缓，为保证对方听得清楚，发音要清晰，吐字要准确。

（2）语气亲切柔和。通话时应当热情友好，娓娓道来。通情达理的电话交流，能使人心情舒畅，精神愉快；反之，装腔作势，语气生硬，则令人失望和反感。虽然对方无法看到你的面容，但你的喜悦或烦躁仍会通过语调流露出来。打电话时语调应平稳、柔和、安详，如能面带微笑地与对方交谈，可使你的声音听起来更为友好热情。(www.xing528.com)

（3）语言简明，准确得体。现代生活节奏加快，人们时间观念加强，打电话应注意通话时间，讲究语言明确、具体、简练，尽可能用较少的时间表达完整的意思，提高电话使用率。

（四）接听迅速准确

听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒，最好在三声之内接听。若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，无疑会给对方留下不好的印象。若电话响了许久，接起电话只是“喂”了一声，对方会十分不满，会给对方留下恶劣的印象，应该先向对方道歉。

（五）记录认真清楚

应随时牢记5W技巧：①when何时；②who何人；③where何地；④what何事；⑤why为什么。在工作中这些资料对接打电话很重要。电话记录既要简洁又要完备。

（六）挂电话前的礼貌

（1）要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出。不管对方是熟识的朋友还是交情浅的朋友，都应该说声：“谢谢，再见”或者“抱歉，在您百忙之中打扰您”，等等，这会让对方感到愉快。

（2）确定对方已经放下电话后再放听筒。事情谈完，不管对方怎样，不要立刻挂掉电话，如果你的“谢谢”对方只听去了一半，你的心里会做何感想？所以一定要等对方挂断电话，才可以放下听筒，至少也要在确认对方讲完后，再轻轻放下听筒。不要粗鲁地对待电话，因为温和地拿起电话和温和地放下电话一样，都是对听筒那边的人的尊重，同样也是自我修养的表现。