产生控制的主要原因及优化方案

管理之所以离不开控制,主要有以下几方面的原因。

(一)环境的复杂性

假如组织所面对的环境是完全静态的,永远不会有变化,那么,组织就可以预见行动的结果,就可以根据所需要的结果确定行动方针并按部就班执行即可,不用考虑任何风险问题。

亨利·西斯克(H.L.Sisk)指出,如果计划从来不需要修改,而且是在一个全能的领导人的指导之下,由一个完全均衡的组织完美无缺地来执行,那就没有控制的必要了。这表达了如下几个意思。

(1)无论确定计划的人如何能干,确定的计划如何周密,总是会存在考虑不到的内容,不存在百分之百全面的计划,要随时关注环境的变化对计划进行修改。

(2)不存在全能的领导者,而且人不是完全客观的,总是带有主观性的。

(3)组织也不是完美无缺的。所以,必须对组织的运行进行控制,即掌握组织的实际运行状态,在出现或预计要出现偏差时给予纠正,以保证其沿着正确的方向运行直至达到目标。

(二)组织活动的分散性(www.xing528.com)

组织是由若干个体成员组成的,为了实现统一目标而进行分工协作,最终表现出来的是整个组织功能的实现。

(1)个体的目标往往与组织的目标不完全一致,个体行为可能不符合组织计划与目标的要求,建立一个控制体系以保证成员的工作行为符合组织要求是必要的。

(2)组织的领导不可能直接地、面对面地组织和指挥全体员工的工作。时间和精力的限制要求他委托一些助手代理部分管理事务。由于同样的原因,这些助手也会再委托其他人帮助自己工作。这便是组织层次形成的原因。为了使受委托者有效地完成所受托的部分管理事务,高一级的主管必然要授予他们相应的权限。因此,多数组织的管理权限都制度化或非制度化地分散在各个管理部门和层次。组织分权程度越高,控制就越有必要。每个层次主管都必须定期或非定期地检查直接下属的工作,以保证授予他们的权力得到正确利用,使利用这些权力组织的业务活动符合计划与组织目的的要求。如果没有控制,没有为此建立相应的控制系统,管理人员就不能检查下级的工作情况,即使出现权力被滥用或活动不符合要求等其他情况,管理人员也无法发现,更无法采取及时的纠正行动。

(三)工作能力的差异性

即使组织确定了全面完善的计划,运行的环境在一定时期内也相对稳定,对活动的控制也仍然是必要的。

这是由于不同组织成员的认识能力和工作能力的差异所造成的。完善计划的实现要求每个部门的工作严格按计划的要求来协调进行。然而,由于组织成员在不同的时空进行工作,他们的认识能力不同,对计划要求的理解可能发生差异。即使每个员工都能完全正确地理解计划的要求,但由于工作能力的差异,他们的实际工作结果也可能在质和量上与计划要求不符。某个环节可能产生的这种偏离计划的现象,会对整个组织活动的进行造成冲击。因此加强对这些成员的工作控制是非常必要的。