提高工作效率的艺术之道

提高工作效率是一项十分重要的领导艺术,国外不仅有专门的论著,而且有专门的训练班对领导进行提高工作效率的训练。关于一个领导者如何提高自己的工作效率,有以几点值得注意。

(一)恪守职责,恪尽其能,凡事不能包揽

君有君职,臣有臣职,领导者干领导的事,这是提高效率的第一条。领导者必须时时记住自己的工作职责,不让精力与时间有不必要的消耗。

1.不干预下一层次的事

美国前总统罗斯福有一句名言:“一位最佳领导者,是一位知人善任者,而在下属甘心从事于其职守时,领导要有自我约束力量,而不可插手干涉他们。”领导者随意干预下一层次工作的后果必然是:一方面浪费了自己的宝贵时间与精力;另一方面只会造就没有主见、没有责任感的下属,又反过来加重自己的负担。所以,国外许多关于领导工作效率的论著中都强调:“凡可以授权给他人做的,自己不要去做”“当你发现自己忙不过来的时候,你就考虑自己是否做了下属该做的事,那就需要把事情分派下去”。

2.不颠倒工作的主次

学会对工作进行ABC管理,厘清工作重点,分清工作主次,把精力放在对整个工作有影响和支配作用的关键环节上,切忌眉毛胡子一把抓。总之,样样管是小生产的习惯,事必躬亲是小生产的“美德”,这些都是现代的领导者应该避免的。

链接6-3

宋徽宗和宋仁宗

据史料记载,元顺帝在欣赏宋徽宗的书画时称赞不已,而奎章阁学士进来说:“徽宗是位多才多能的人,唯独一件事没有才能。”顺帝问是什么事,学士回答说:“唯独不能当皇帝。他身体受侮辱,国家受破坏,都是不能当皇帝所造成的。凡是当君主的,重要的就是能当好君主,而徽宗却不是这样的。”而周正夫说:“宋仁宗百事不会,只会做帝王。”所以,在史书中称:徽宗多能,仁宗无能,徽宗不能做好君主,而缺乏才能的仁宗却能做好君主;多能的反而丧身辱国,少能的反而成为明君。

启示:领导要明白什么该取就毫不犹豫地争取,什么该舍就毫不犹豫地放弃。

(二)任何工作都要问三个“能不能”

美国威斯门豪斯电器公司前任董事长兼总经理唐纳德·伯纳姆是一位享有盛誉的管理专家,他在其名著《时间管理》中提出了提高效率的三条原则,它们是:当你处理任何工作时,必须自问①能不能取消它?②能不能与别的工作合并?③能不能用更简便的东西代替?这就是说,可做可不做的坚决不做,可以节省大量的时间和精力;与别的工作合并,无形中效率就提高了;更简便的方法就包含着更高的效率。一项大的工作可以首先分解成若干小的部分,然后对每个部分问三个“能不能”,提高效率的途径就会逐步显现出来。这是一位现代企业领导者的真知灼见,也是他长期实践的深刻体会,值得借鉴。

(三)总结经验教训

领导者应该善于从自己的工作实践中总结经验教训,这是提高工作效率的一个重要方法。美国大学的经营管理教育特别强调从成败的事例中学习。如哈佛大学备有50 000个案例,每年要更新20%,一个研究生必须学完2 000个案例才能毕业。许多国外专家在回答我们关于中国如何赶超世界先进水平的提问时,都说“从历史教训中学习,凡是我们犯过的错误,你们不要再重犯,前进的步子就快了”。

总结经验教训不只放在大事上,就是日常工作也应注意总结。要逐日记录自己的工作,每日、每周、每月、每季、每年都进行总结分析。这样就可以看出自己的工作哪些是有效率的,哪些是浪费的,有哪些“自由时间”,就可以找到提高时间利用效率的线索,合并“自由时间”,获得较长的整段时间以资使用。(www.xing528.com)

(四)善于运筹时间

“时间就是金钱”“时间就是生命”是我们最熟悉的口号了,但如何珍惜时间、应用好时间却并不容易。作为领导者,善于运筹时间是提高工作效率最重要的内容。国外现代管理专家越来越注意如何利用和支配时间了。1968年,美国麻省理工学院对3 000多名经理进行调查研究,发现凡是优秀的经理都能做到精于安排时间,使时间的浪费减少到最低限度。

美国企业管理顾问艾伦·莱金专门从事节约时间的研究。他写了一本《如何控制你的时间和生命》,书中提倡编制每天的工作时间表。他认为领导者每天的事情很多,不可能件件做完,因而可将事情分成ABC三类。A类的事情最重要,B类次之,C类可以放一放。如果A、B两类事情办好,就完成了工作的80%,这就是“要事先办”。

美国《今日世界》杂志曾列举了企业管理者节约时间的十条秘诀。

(1)处理公事切忌先办小的后办大的,一定要先办当天最重要的事情,然后再办其他的事情。

(2)用大部分时间去处理最难办的事情。

(3)把一小部分工作交给秘书去做。

(4)少写信。打电话能解决的就打电话,不行就写便条。

(5)减少会议。

(6)拟好安排工作的时间表。

(7)分析自己利用时间的情况,看有多少时间被浪费掉了。

(8)减少不必要的报告文件。

(9)把传阅的文件减少到最低限度。

(10)尽量利用空闲时间看文件。

事实上产生时间浪费的原因是很多的,如一个系统的制度不健全,就要花去大量的时间协调;人浮于事,往往要用大量的时间处理“人群关系”;组织机构不健全,也会造成会议成灾;咨询功能不灵,就会迫使领导者每件事必须亲自过问。这些都会使领导者成天沉湎于事务中,直接或间接导致时间浪费。