电子媒介在组织文化传播中的重要性

没有传播就没有文化,人类的文化存在和文化遗产,是由于传播的存在才得以实现的。文化的共创和共享借助于传播才得以完成,离开传播,文化不可能形成,更谈不上文化的发展,如果不能有效地利用各种传播媒介,遵循传播沟通的基本原则,就不可能完成创立组织文化这项工程。组织文化常用的传播媒介分为以下三大类。

(一)印刷媒介

组织文化传播的印刷媒介包括组织报刊、社会报刊、文件与简报、组织简介小册子、商标、产品包装、组织函电以及组织档案等,这些印刷媒介中有些可以直接体现组织经营理念、共同愿景、核心价值观等文化要素。组织在设计这些媒介时,应该注意与组织文化的一致性,传播组织文化,千万注意不要与组织文化相抵触、相冲突。

1.组织报刊

组织报刊是指组织报纸和组织定期或不定期(以月、季、年为时间单位)出版的刊物,包括组织的季度总结、年鉴等在内。组织报刊可以说是文化媒介中适应性最强、最有活力的。组织报刊的最大特点是信息量大,能够进行阶段性的文化评估和总结,全方位地涉及文化的各个层面,不足之处在于时效性差,对文化等动态反应不敏捷等。

2.社会报刊

利用社会大众传播媒介,是组织需要给予特殊注意的。公共媒介对组织的报道是有选择的,不是见事就报。是否有新闻价值是公共媒介选择新闻事实的标准。

3.文件和简报

文件和简报是由上级传达到下级的,有时在组织中级就中止了。文件和简报的区别在于,文件主要是为组织文化服务,简报往往服从于组织经营发展的需要。它们都是不定期公布发行的,比较灵活机动。由于出自高层领导,它们还具有行政约束力。文件与简报对组织变动和经营状况的反映具有连续性,为组织文化和经营文化的发展提供了准确和详尽的资料。

4.组织简介小册子

组织简介小册子有对内和对外两种功能,对内它可以让组织人了解组织的过去、现在和未来的发展;对外是它向社会宣传组织的发展规划,让人们了解组织的实力,为经济合作提供参考。小册子要印刷精美、图文并茂,有时还有主要产品的图片和规格说明。在大组织中,产品小册子是单独的,并不与组织简介放在一起。

5.商标和产品包装

企业的商标和产品包装直接反映企业的VI识别,随同产品一同进入社会,反映企业文化。商标是品牌标签,是质量、形式的反映。企业创品牌,消费者通过商标认识品牌。在重视产品商标的同时,也要注重产品包装。

6.组织函电

组织函电往来是很多的,形式也繁多,如邀请信、慰问信、慰问电、祝贺电、感谢信、致谢信、道歉信、征求意见书、讣告、唁电等。如果说有相当多的组织在函电中格式不准确、措辞失当,并不是夸大事实。组织函电也是组织文化的重要体现。

7.组织档案

组织档案从内容上分,有组织成员档案和组织发展档案。组织成员档案为组织文化建设提供最初的人才信息资料。组织发展档案是组织生存发展状况的信息储存,它是最全面反映发展的宝贵资料。创立组织文化的第一步程序——调查分析阶段,最初的工作就是从整理组织档案信息开始的。组织档案是组织的历史,组织档案的散失意味着割断了组织过去与今天的联系。它提供的经验与教训,可以使我们少走许多弯路。

(二)电子媒介

组织文化传播的电子媒介包括组织内部的电台、电视台、电子显示屏以及组织内部的网站等。

1.组织内部的电台

在组织报纸、电台、电视台这三种媒介之间比较,组织内部的电台的普及率是最高的,这与它价格低廉、安装简便有关。组织文化的倡导者如果觉得有必要而且紧急的话,可以在五分钟之内把信息传播到听众那里。从传播信息的速度来说,广播是最快的,从传播频次上看,也是最多的,早、中、晚都进行广播。

2.组织内部的电视台

组织内部的电视台是最受重视的传播媒介,每年在这里投入的资金也是最多的。其图文并茂、生动形象等方面的传播优势也为组织所认可。不要将组织内部的电视台当成一个卫星电视转播站,或者建成一个录像放映点,而是应多从组织文化建设的角度利用电视台。电视台可以举行知识竞赛、辩论赛、组织典型和劳模宣传、组织普通员工上屏幕谈对组织的看法等,还可以利用电视台培训员工。形式可以多样化一些,这样才能充分发挥电视台作为创立组织文化传播媒介的功能。

3.电子显示屏

电子显示屏在商业组织的普及率远远大于生产组织。在一些大商场,我们能看到悬挂在醒目位置的电子显示屏,它们频繁地显示出在什么地方可以购买到某类商品,以及组织精神、价值观、广告等。比较一下大商场之间的电子显示屏,可以看出在使用手法上就有高低之分。如果仅仅告诉顾客可以买到什么,那么电子显示屏仅起到导购小姐的功能。一家商业集团提出“联退联换”的口号,并在报刊、广播、电台广泛向社会宣传,在电子显示屏上也说“不满意就退货”。假如说在社会大众媒介的口号是一种宣传的话,那么在电子显示屏上对顾客显示就无疑是当面的承诺。大众媒体面对的是潜在顾客,而电子显示屏面对的是具体真实的顾客。前者是组织借助于某种媒介说话与顾客有一定距离;后者则是面对顾客直接发言。因此,利用电子显示屏宣传组织文化时,最重要的是宣传顾客权益。

4.组织内部的网站

网站是组织宣传自己、加强组织内外部沟通的重要手段,也是组织文化传播的重要媒介。组织不仅可以在网站的重要位置宣传介绍组织的文化,介绍体现文化的组织英模事迹,设专栏进行组织文化宣传,而且应该在组织网站的风格设计、结构设计等方面体现组织文化的要求。

(三)其他媒介

宣传组织文化的其他媒介包括:会议、宣传栏、板报、赞助以及培训等。

1.会议

从传播的角度来看,会议是非常好的传播媒介。它至少有两个优点:第一,直接面对面传播,信息传播一次到位,减少传播的噪声干扰频次,减少信息误差;第二,传者与受者容易沟通,情感表达更充分,信息反馈最快,灵活机动性强。

2.宣传栏

组织宣传栏一般建在人群集中的地方,主要功能是宣传教育,有时也用来通知某项信息,表彰与批评是宣传栏的主要工作。树立典型,以典型对员工进行精神激励;批评错误,对员工进行反面教育。在一些组织,读报栏与宣传栏并在一起,让员工在了解组织信息的同时,了解社会信息。

3.板报

板报是组织各部门常用的媒介之一,它的影响范围局限在部门内部,对组织总体影响很小。但板报是部门最好、最方便的媒介。通知某些活动,对某些工作进行安排,板报是非常有效的。

4.赞助

提起赞助,组织可能感到困扰,面对社会各种名义的赞助,组织领导者看到的是各种社会关系,没有能力或不愿赞助,而又不能说“不”,组织领导有时不得不回避。这种状况,有待于通过社会机制的调整与改革及组织经营机制的完善来改变,但由于被赞助者会通过某种途径宣传组织,赞助还是有一定宣传作用的。

5.培训

组织培训工作也是宣传组织文化的重要媒介。很多组织在新员工培训时首先要做的就是组织文化培训。组织在文化创建阶段以及重大的文化转型阶段,也需要进行大规模的全员的文化宣传培训工作。最后,在员工的技能培训、管理培训工作也要体现组织的文化要求。

本章小结

1.组织设计是组织工作中最重要、最核心的一个环节,它着眼于建立一种有效的组织结构框架,对组织成员在实现组织目标中的工作分工和协作关系进行正式、规范的安排。有效的组织设计必须使组织结构与特定的情景条件相一致,也就是必须遵循权变设计的原则。环境、战略、技术、规模和组织的成长阶段,这些都是影响组织设计的主要权变因素。权变因素的变化或变迁,提出了组织再设计的要求,引发了组织变革的过程。

2.组织中分化和整合的方式不同,形成了不同的组织设计或组织形式,归纳起来,主要有直线型、职能型、直线职能型、事业部型、矩阵型和网络型组织结构。

3.由于管理幅度的客观限制,组织必然会在纵向上表现或多或少的管理层次,这种层次划分就形成了组织的高耸型与扁平型结构。尽管组织扁平化是现代组织设计的一种趋势,但管理层次的缩减本质上依赖于管理幅度的拓宽。而有效的管理幅度是由主管人员的能力、下属人员的素质、工作的性质和条件及外部环境等多方面因素共同决定的。

4.现实运行中的组织往往是正式组织与非正式组织相并存的。正式组织与非正式组织之间存在着相互影响的作用,组织的管理者必须以正确的态度来对待非正式组织。

5.集权与分权反映组织中决策权限的集中与分散程度。组织在配置决策权限时不能过分集中,也不能过于分散,而应该遵循集权与分权有机结合的原则。绝对的集权与绝对的分权,都是不可取的。组织应视具体情况确定集权和分权的最合适的程度。

6.组织在设置组织结构时,必须正确处理分工与协调的关系,既要有分工又要有协作,既要保持组织精干又要使组织高效。

7.人员配备是组织设计的逻辑延续。人员配备要完成其相应的任务,必须遵循相应的原则;只有通过管理人员的选聘才能为组织配备合适的人员,也只有通过考评才能正确地评估和考核管理人员,通过培训才能发展和提高管理人员的素质和能力。

8.组织文化是指组织在长期的生存和发展中所形成的,为组织所特有的,且为组织多数成员共同遵循的价值标准、工作作风、基本信念和行为规范等的总和。组织文化在组织经营管理中发挥着重要功能,主要有导向功能、约束功能、凝聚功能、激励功能、辐射功能、调适功能等。

重要概念

组织　组织设计　管理幅度　非正式组织　集权与分权　人员配备　彼得现象　组织文化

复习思考题

1.组织设计时要考虑哪些主要因素?

2.确定管理幅度应考虑哪些因素?(www.xing528.com)

3.有效的管理要求适度的集权与分权,怎样才能使集权与分权合理组合?

4.什么是“彼得现象”?为什么会出现“彼得现象”?如何防止“彼得现象”的出现?

5.外部招聘与内部晋升各自有何优缺点?

6.如何塑造一个组织的组织文化?

案例分析

案例一　鸿业集团的组织设计

中国山西鸿业集团公司是从自行筹资10万元的乡镇企业——鸿业铜厂起家,经历十几年的艰苦经营,目前已发展成为一个拥有12亿元资产,下属8家境内独资或控股子公司、4家境外独资公司的大型综合性铜冶炼加工的企业集团。

虽然公司在正常的运行,效益还可以。但是公司的董事长兼总经理王董却隐约感到公司似乎已处在某种生死攸关的嬗变阶段,许多问题操作起来都不如以前那么得心应手,第六感觉告诉他,潜在的危机越来越大。

而且,王董也觉得自己太累了,每天签审公司报账的财务票据就要花2个多小时,公司其他大小事情几乎都在他拍板,总有做不完的事。他平均每天只睡3小时,最近就有两次晕倒在办公室,再这样干下去肯定不行。因此,王董请来了新近才担任公司高级顾问的杨教授,向他请教治理公司的药方。

在深入的交谈中,王董向杨教授剖白了心迹:外面的人总以为我在公司里是绝对权威,甚至耀武扬威、随心所欲,其实我觉得要控制这家公司是越来越困难了。

当杨教授听说公司采购员差旅费报销也要王董亲自签字时,不禁惊讶地问:“其他副总和部门负责人怎么不分忧?不分权怎么能经营这种大型企业?”王董敏感地解释道:“我也懂得要分权,而且曾坚决奉行‘用人不疑’的原则,可是教训太大了。1995年放权,贸易公司经理用假提单卷走了980万元,至今没有下落。我只得集权,工作不到两年,实在不行,只好再度放权,没想到这次是总经理携款1 500万元跑到国外去了,他还是我的亲戚,公司的创业元老。我只好再次集权,如今是董事长、总经理一肩挑,每天上午就成了审批资金报告的专门时间。我知道这不是长久之计,但现在实在不知道相信谁了。该怎么办,到底人家外国人是怎么分权的,请专家帮助筹划。”

根据案例回答下列问题:

1.为何集大权于一身的王董感觉到自己越来越控制不了公司?

2.是什么原因导致王董放权的失败?

3.如果你是杨教授,你觉得应该怎样做才能放权成功?放权最关键的是什么?

(资料来源:李锋主编,《管理学基础》,中国纺织出版社,2007:108.)

案例二　格力的企业文化

格力企业文化是以“实、信、廉、新、礼”为核心价值观,以“忠诚、友善、勤奋、进取”为企业精神,以“少说空话、多干实事”为务实的工作态度,从而形成了外拓内敛的求实文化,又紧密结合中国改革开放的实际情况,围绕“以人为本”构建和谐社会和向全球化发展具有“格力”特色的企业文化。

一、格力的愿景和使命

愿景:缔造全球领先的空调企业,成就格力百年的世界品牌。

使命:弘扬工业精神,追求完美质量,提供专业服务,创造舒适环境。

二、核心价值观:实、信、廉、新、礼

(一)实——诚实、实干、实事求是、实实在在

“实”体现在公司战略上实事求是,求真务实,心无旁骛地坚持走专业化和稳健发展之路;在市场经营上是反对不实的宣传,实实在在地通过优质产品来满足顾客需求、树立良好口碑、赢得市场;在工作上树立脚踏实地、稳抓实干、多做实事、少说空话的务实工作作风;在员工身上保持优良品德,“做诚实人,说老实话,干实在事”,杜绝弄虚作假。

(二)信——信念、信任、诚信、守信和信义

精心打造优质产品,为人类提供舒适生活环境,是全体员工的坚定信念,是信仰之所在。

信任是公司用人机制的“唯才是举”,包括公司领导对中层干部的信任、授权以及中层干部对基层员工和员工之间的彼此信任。

信是公司的经管理念。对消费者的诚信,是指“不拿消费者做试验品”,以高品质的产品、服务奉献给全球客户;对经销商、供应商的诚信,是指结成战略伙伴关系,实现多方共赢的局面;对股东的诚信,是指慎重决策,竭力所为,为股东创造最大价值;对相关方诚信是指坚守信用和道义,依法纳税,构建和谐社会,主动承担企业公民责任,为国家、社会做贡献。

(三)廉——廉洁奉公、严于律己

公司是员工赖以生存和发展的基础,企业的发展决定员工的前途和出路,只有企业发展,员工才有希望。全体员工廉洁奉公、克己为人可以形成强大的动力,形成良好的企业精神风貌,所有员工凝成一股合力向目标奋进;而全体员工爱岗敬业,无私奉献又是公司成功的有力保证。

(四)新——创新、开拓、进取

公司通过不断进行技术、管理和营销创新,从而不断创造辉煌。公司鼓励创新,要求员工尊重科学但要勇于创新、遵守制度但要善于突破、脚踏实地但要努力向上,创造更大价值。

(五)礼——尊重、平等、友善、团结和协作

公司以人为本,尊重员工。建立全程式(培养、锻炼、任用、提拔)“任人唯贤,人尽其才”的人力资源体系;要求员工对待同事、顾客、相关方人员要以礼相待;尊重领导;令行禁止;团结同事;精诚协作;平等处事、友好待人。

格力企业文化是以“实”为基础,衍生出“信”“廉”“新”“礼”。

问题:

1.你认为格力企业文化有哪些可取之处?哪些不足之处?

2.你认为格力的企业文化可以移植到其他企业吗?为什么?

实践训练

实训项目

深入一家工商企业了解其组织结构。

实训目的

1.通过对某一个企业组织结构的了解和分析,培养学生对有关知识的综合应用能力。

2.初步掌握组织设计和分析评价的技能。

实训内容

1.了解某一企业的组织结构的设置及相互之间的联系。

2.了解某一部门基层管理人员的职责和具体内容。

3.对该企业现有组织结构状况进行分析评价,提出自己的建议。

实训考核

1.给出所调查企业的组织结构图,写出某一职务的岗位说明书。

2.写一份800字左右的实训报告。