分工与协调在组织中的作用

(一)分工的含义及作用

分工是指劳动分工,即各种社会劳动的划分和专业化。具体而言,分工就是按照提高管理专业化程度和工作效率的要求,把组织的目标分成各级、各部门及每个人的目标和任务,使组织的各个层次、各部门、每个人都了解自己在实现组织目标中应承担的工作职责和职权。

劳动专业化分工是组织前进和发展的必要手段,对促进组织的发展、提高劳动效率、降低劳动成本等具有极其重要的作用,具体表现在以下几个方面。

1.专业化分工可增强劳动熟练程度,提高劳动效率

分工减少了个体活动的种类,降低了工作转换次数,因而提高了个体所从事活动的频率,反复操作,使个体精于某项技能,加快知识积累,增强劳动熟练程度,由此而产生的结果是产出量的增加,劳动效率的提高。

2.专业化分工可节约劳动转换时间,节省培训费用

由一种工作转到另一种工作,通常会浪费不少时间,同时,还必须支付相应岗位培训费用。劳动分工可以防止因劳动者经常转换工作岗位而造成的工时浪费,而且,专业化分工使人专于一行,可避免反复支出培训费用。

3.专业化分工可减少劳动监督成本

分工程度较高时,个人责任清楚,工作内容简单,易监督,监督成本相应较低;相反,分工程度较低时,劳动内容复杂,监督难度加大,监督成本也将相应上升。

(二)协调的含义及作用

协调,从词面上看就是协商、调和之意。协调的本质在于解决各方面的矛盾,使整个组织和谐一致,使每一个部门、单位和组织成员的工作与既定的组织目标一致。

作为一个领导者,通过采取一定的措施和办法,使其所领导的组织同环境、组织内外成员等协同一致,相互配合,可以高效率地完成工作任务,实现其领导目标。由此可见,协调对组织发展具有极其重要的作用。(www.xing528.com)

1.可以减少内耗、增加效益

有效协调可以使组织活动的各种相关因素相互补充、相互配合、相互促进,从而减少人力、物力、财力、时间的浪费,达到提高组织的整体效率、增加效益的目的。

2.有利于增强组织凝聚力

要使组织内部人员团结、齐心协力,需要领导者以极大的精力和高超的技艺加以有效协调。只有人们心理上、权力上、利益上的各种关系协调了,才能团结统一,相互支持,齐心协力地实现共同的目标。

3.有利于调动员工的积极性

协调的好坏直接关系到组织目标的实现和整个领导活动的效能,做好协调工作,组织内部各成员能够团结合作,充分发挥出每个人的聪明才智,使组织工作充满生机和活力。

(三)正确处理分工与协调的关系

对分工与协调关系的处理,是组织设计中的一个重要问题。传统组织设计强调工作的专业化分工,不仅业务活动要进行分工,管理活动也要实行分工,通过分工提高各方面工作的质量和效率。但是随着生产力水平的提高,过分强调分工可能会带来本位主义,造成工作的单调乏味,影响员工的工作热情和创造思维等,因此,分工应该有个合适的“度”。

基于对过细分工所产生问题的认识,现代组织设计中出现了机构职能综合化和业务流程整合化的改革趋势。以事业部型取代职能型结构,标志着由过去强调专业职能分工转变为增强单位内部的协调性。参谋职能机构设置中将职能相似程度高、相互关联较强的工作合并在一起,由综合部负责多项职能管理工作,这样也有利于实现相关业务的归口统一管理。

由此可见,组织目标的完成,离不开企业内部的专业化分工和相互协调,因为现代企业的管理,工作量大、专业性强,分别设置不同的专业部门,有利于提高管理工作的效率;同时,在合理分工的基础上,各专业部门必须加强协作和配合,才能保证各项专业管理工作顺利展开,以达到组织的整体目标。

因此,组织在设置组织结构时,必须正确处理分工与协调的关系,既要有分工又要有协作,既要保持组织精干又要使组织高效,具体应注意以下原则:一是分工的合理性,即分工要符合精干的原则;二是要发挥纵向协调和横向协作的作用;三是要加强管理职能之间的相互制约关系。