管理层次的幅度如何进行优化

(一)管理幅度与管理层次的概念

1.管理幅度

管理幅度是指一个领导者所能直接而有效地管理和指挥下属工作人员的数量(多少人共同向一个上司汇报工作),又称管理宽度或管理跨度。

由于任何一个人的知识、经验、能力、精力是有限的,能够有效地、直接地领导的下级人数总是有限的,超过一定的限度,就会降低管理的效率。

2.管理层次

与管理幅度有关的一个概念是管理层次。所谓管理层次,是指在组织中所形成的不中断的等级系列的环节数。在组织规模一定的条件下,管理幅度越大,则组织的管理层次就会越少,形成扁平型的组织结构;反之,组织的管理层次就会越多,形成高耸型的组织结构。

(二)影响管理幅度的因素

对于管理者的有效管理幅度,并没有一个统一的标准。由于各个管理者的具体情况不同,有些管理者的管理幅度偏大,有些管理者的管理幅度偏小。但是,有效的管理幅度设计应考虑以下诸多因素的影响。

1.主管人员与其下属双方的素质与能力

主管的综合能力、理解能力、表达能力强,可以迅速把握问题的关键,对下属的请示提出恰当的指导建议,并使下属明确理解,从而可以减少与每一位下属接触所占用的时间,管辖较多的人员而不会感到过分紧张,管理幅度可放大些。

同样,如果下属具备符合要求的能力,受过良好的系统训练,就可以自主解决很多问题,不必事事都向上级请示汇报,这样就可以减少与其主管接触的时间和次数,从而增大管理幅度。

2.主管所处的管理层次

主管的主要工作在于决策和用人。处在管理系统中的不同层次,决策与用人所用的时间比重各不相同。越接近组织高层,主管用于决策的时间越多,用于指导、协调下属的时间越少,所以,越接近组织的高层,其管理幅度就越小。

3.管理工作的内容和性质

管理工作内容越多,上下左右之间的联系就越多,需要花费的工作时间也就越多;管理工作越是复杂多变,管理人员需要耗费的时间和精力就越多,组织就越是需要缩小控制幅度。另外,下属人员工作的相似性越大,管理的指挥和监督工作就越容易,扩大管理幅度就越有可能。

4.信息沟通技术的先进性

使用先进、高效的信息沟通技术,可以更快、更全面地了解下属的工作情况并能及时向下属传达指示,就可以扩大管理幅度。

5.下属人员的空间分布状况

如果下属人员在空间上的分布比较分散,就会增加下属与主管及下属与下属之间的沟通难度,从而每个主管所能管理的下属数量相对就少些。

6.组织环境的稳定性

组织环境是否稳定,会在很大程度上影响组织活动内容和政策的调整频次与幅度。环境变化越快,变化程度越大,组织中遇到的新问题就越多,下属向上级的请示就越频繁,而此时上级因为必须花更多的时间去关注环境的变化、考虑应变的措施,能用于指导下属工作的时间和精力就越少。因此,环境越不稳定,各层次主管的管理幅度就越受限制。

7.授权的程度

如果领导者善于把权限充分地授予下属,让下级有充分的自主权,则领导者本人需要亲自处理的问题相对减少,管理幅度就可扩大;如果不能授权,或不愿授权,则管理幅度就相应缩小。

以上是影响管理幅度的主要因素,除此之外,还包括计划的完善程度、管理者的领导作风、助手的配备情况等。(www.xing528.com)

(三)管理幅度与组织层次的关系

管理幅度与组织层次的关系如下。

1.在管理幅度给定的条件下,组织层次与组织的规模大小呈正比

组织规模越大,包括的成员数目越多,组织工作也越复杂,则所需的组织层次就越多;反之,组织层次就越少。

2.在组织规模已确定的条件下,组织层次与管理幅度呈反比

上级直接领导的下属越多,组织层次也就越少,反之则越多。

3.管理幅度和组织层次对组织活动的影响

较宽的管理幅度意味着管理者异常繁忙,结果组织成员得到较少的指导和控制;过窄的管理幅度意味着中基层管理人员权力有限而难以充分发挥工作的能动性。如果组织层次过多,将减缓决策速度,这在环境迅速变化的今天是个致命的弱点。

(四)高耸型结构与扁平型结构之比较

管理幅度与组织层次的互动关系决定了两种基本的组织结构形态:一种是高耸型组织结构形态;另一种是扁平型组织结构形态。

一个组织选择高耸型还是扁平型组织结构,主要看哪一种组织结构对其更为有效。两种类型的优缺点如表5-10所示,认识这些可以帮助我们在组织设计中进行正确的选择。

表5-10　高耸型结构与扁平型结构的优缺点对比

随着经济的发展和技术的进步,组织逐渐趋于扁平化,组织通过增大管理幅度、减少层次来提高组织信息收集、传递和组织决策的效率,最终发挥组织内在潜力和创新能力,从而提高组织的整体绩效,完成组织的战略目标。

以一家具有4 096名作业人员的企业为例,如果按管理幅度分别为4、8、16对其进行设计,那么其相应的管理层次依次为6、4和3,所需的管理人员数分别为1 365、585和273名,管理幅度与管理层次的关系如图5-14所示。

图5-14　管理幅度与管理层次的关系

将前两种管理幅度进行比较:管理幅度为8时较之管理幅度为4时可以减少2个管理层次,大约精简了800名管理人员。假如每个管理人员的工资为5万元,管理幅度为8时比为4时每年可节省4 000万元。

由此可知,扁平型结构在效率上是有优势的,因而也成为当今各国普遍采用的一种组织结构形式。

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虚拟扁平化

虚拟扁平化在传统金字塔组织结构的基础上,应用现代信息处理手段达到扁平化的基本目的,即在传统层级结构的基础上,通过计算机实现信息共享,不必通过管理层次逐级传递,从而增强组织对环境变化的感应能力和快速反应能力;通过计算机传递指令,达到快速、准确发布指令的目的,避免失真现象。

虚拟扁平化最典型的案例是微软的“数字神经系统”。微软的日常工作都在“数字神经系统”中实现。数字可以告诉你许多故事,帮助你决策。它的一个最大的好处是能让坏消息快速传播,公司的机体任何地方出现问题会被立即发现,而不会是逐级汇报、等问题大到无法解决时才被决策者发现。