影响组织设计的关键因素

每个组织内外的各种变化因素,都会对其内部的组织结构设计产生重大的影响,这些因素主要包括组织战略、组织环境、组织规模和技术等。权变理论强调,组织结构必须配合上述各种影响因素,若配合得当,组织可以发挥优势,提高效率。因此,管理者必须明确这些因素与不同组织结构之间的关系,从而合理地设计组织结构。

(一)组织战略对组织结构设计的影响

在影响组织结构设计的诸多因素中,组织的战略是一个重要的因素。一个组织为了在竞争中取胜,争取独特的优势,要选择一个与自己条件相适应。同时,需要在组织结构设计上有所配合,才能使组织战略更有效地执行。

1.发展战略对组织结构设计的影响

企业从开始时的单一产品战略发展到后来的多元化经营战略时,其组织结构也在发生着变化。单一战略要求与之相适应的、有效的组织结构应该是简单而高度集权的,规范程度和复杂程度都比较低。随着企业从单一经营发展到多元化经营,必然会产生横向组织结构的设计。如果企业为自身发展而采取纵向一体化战略时,就必须对其纵向的组织结构进行调整。否则,企业就会因组织结构的不适应而无法提高效率。

2.产品与市场战略对组织结构设计的影响

组织的战略不仅仅是指发展战略,还包括产品与市场战略。一般来说组织产品与市场战略分为三种类型:防守型战略、进攻型战略和分析型战略。

(1)防守型战略。采用防守型战略的组织在某一狭小的细分市场内通过经营有限的系列产品,寻求经营的稳定性,通过高度的专业分工和标准化的经营活动来稳定自己的市场,通过有限的产品开发、有竞争力的产品价格或高品质的产品使自己得到稳定发展。与此战略相适应,这类组织在组织结构设计时就应该形成高度水平差异化、高度规范化、高度集权和严密控制,以及具有复杂的正式沟通层次的组织结构。

(2)进攻型战略。采用进攻型战略的组织正好与防守型战略的组织相反,他们的重点是寻求和探索新产品和新市场的机会,他们希望在动荡变化的环境中开拓机会。因此,灵活性对采用进攻型战略的组织至关重要,没有灵活性就不可能快速地更新产品,捕捉进入新市场的机会。与之相适应的组织结构应具有柔性、分权性和低规范性,以避免过多地束缚人们的手脚。

(3)分析型战略对组织结构设计的影响。采用分析型战略的组织试图集合防守型和进攻型战略两者的优点,寻求最小的风险和最大的市场机会。他们快速全面进攻其他企业已经进入市场的新产品,再进行模仿并进入市场。分析型战略组织一方面要有能力对进攻型企业的创新进行快速的反应,同时又要保持在自身稳定的产品和市场领域的高效运作。为实现此目标,这类组织就形成了两部分组织结构:一些部门实行高度标准化、规范化、机械化和自动化,以获得高效益;另一些部门则具有高适应性和灵活性,实行分权和低规范性。

美国管理学家雷蒙德·E.迈尔斯和查尔斯·C.斯诺于1978年出版的《组织的战略、结构和程序》一书中,提出关于战略影响组织结构设计的观点,如表5-2所示。

表5-2　战略对组织结构设计的影响

(二)组织环境对组织结构设计的影响

1.外部环境对组织结构设计的影响

汤姆·伯恩斯和斯托克两人首先提出组织结构与外部环境的密切关系。系统理论和权变理论认为,一切人类社会组织都是开放系统,它的生存与发展都直接受到其所处环境的影响,对于组织来说,环境中存在不确定因素是必然的,组织对于环境的变化只能设法适应。因此,组织结构要随外部环境的变化来进行设计和调整。

一般而言,多变的外部环境要求组织结构灵活,各部门的权责关系和工作内容需要经常进行适应性的调整,等级关系不甚严密,组织设计中强调部门间的横向沟通;而稳定的外部环境则要求管理部门与人员的职责界限分明,工作内容和程序规定详细具体,各部门的权责关系固定,等级结构严密。

2.内部环境对组织结构设计的影响

内部环境主要指组织文化,其对组织结构也会产生一定的影响。例如,当组织强调对外应变的“适应文化”时,组织便需要一个密切配合而具有弹性的结构,降低规范程度及集权程度;相反,若组织采用一个重视内部稳定的“贯彻文化”时,则组织结构趋向严谨,以较高的规范化及内部集权来加强内部控制,保证内部的稳定状况。(www.xing528.com)

(三)组织规模对组织结构设计的影响

组织规模对组织结构设计的影响是容易理解的。例如,对于一个只有几个人或几十个人的小企业来说,就不需要复杂的组织结构、严密的规章制度和分权决策。而对于一个数万人的大集团公司而言,如果没有一个高度复杂的组织结构,难以想象企业会是什么样子。

20世纪60年代初期,英国管理学家琼·伍德沃德等人就对英国南部的一百多个公司进行了深入的调查研究。他们发现,一个组织的结构设计与其本身规模大体上有如下关系。

(1)组织规模越大,工作就越专业化。

(2)组织规模越大,标准操作化程度和制度就越健全。

(3)组织规模越大,分权的程度就越高。

(四)技术对组织结构设计的影响

技术因素不仅是机器设备和自动装配线,一个单位的技术还包括情报信息系统和教育培训方式等。

琼·伍德沃德首先对技术与组织设计的关系进行了调查与研究。按照组织的“工艺技术连续性”的程度,把生产技术分为三种类型:单一和小批量的生产技术、大批量和大量的生产技术、连续性的流水作业生产技术。她对这三种技术类型的组织及其组织结构进行了比较和考察,并对管理的层次、管理人员的管理幅度,以及生产工人与管理人员的比例进行了分析比较,其研究成果如表5-3所示。

表5-3　伍德沃德的研究成果

(五)权力控制对组织结构设计的影响

斯蒂芬·P.罗宾斯在长期研究的基础上总结得出了一个结论:“组织的规模、战略、环境和技术等因素组合起来,对组织结构会产生较大的影响。但即使组合起来,也只能对组织结构产生50%的影响作用。而对组织结构产生决定性影响作用的是权力控制。”

斯蒂芬在1987年出版的《组织理论》中明确提出以下观点。

(1)组织的权力控制者在选择组织的规模、组织的战略、组织的技术和如何对环境进行反应方面有最终的决策权,因而对组织结构的模型选择也有最后的决策权。

(2)任何组织都由各种利益的代表团体所组成,权力控制集团中各成员都在不同程度地代表着某一利益的集团。一个组织的结构必然反映出强利益集团的利益,或是多个强利益集团之间利益的妥协。

(3)权力控制者总是不愿意轻易放弃自己的权力,他们总是追求权力控制,即使是分权亦以不失去控制为最低限度。

(4)权力控制者会采用合理的方式,即在组织利益的范围内,寻找组织利益与个人或自己代表的利益集团的利益的结合点,既公私兼顾,又合理合法。