计划的特点和作用：为组织消除不良影响的智慧决策手段

(一)计划的特点

计划的特点具体体现在以下几个方面。

1.目标性

任何组织和个人拟定计划都是为了有效地达到某种目标。目标是计划工作的核心,没有目标的计划是盲目的。在计划过程的最初阶段,首要任务就是确定具体明确的目标,其后的所有工作都是围绕目标进行的,目标性是计划的出发点和归宿点。

2.首要性

计划处于管理职能的首要地位,组织、领导、控制、创新等管理的其他职能只有在计划工作确定了目标之后才能进行,并且都随着计划和目标的改变而改变。只有在确定了目标和途径之后,人们才能确定要建立何种组织结构、需要何种人员、领导下属走向何方及何时需要何种纠偏。

3.普遍性

计划是普遍存在的,计划的普遍性表现在两个方面。一是组织的任何活动都需要计划。由于资源的有限性,人们在从事各种活动时,都需要事先进行计划,只有这样,才能有效地利用资源。二是组织中各级管理人员都需要计划。所不同的是,不同管理层次的管理者拟定的计划类型不同,高层管理人员负责拟定战略计划,而中基层管理人员负责拟定战术计划或生产作业计划。

4.时效性

时效性是指任何计划都有时间的限制。主要表现在两个方面:一是计划工作必须在计划期开始之前完成计划的拟定工作;二是任何计划必须慎重选择计划的开始和截止时间。例如,我国确定的“十一五规划”从2006年开始,到2010年结束;再如,随着我国物流业的兴起,南昌市针对本地实际情况及发展目标,在2007年以前就提前确定了2007年至2020年的物流发展规划。

5.动态性

动态性是指任何计划都不是一成不变的。由于任何人都不可能对未来作出全面而准确的判断,因此任何计划在执行的过程中,都会受到环境条件的影响,当外部环境发生变化时,计划就必须及时地调整。但调整不是盲目的,不是领导拍脑瓜随意拍出来的,应适合实际。例如,在金融危机来临之际,国内许多企业纷纷将目光从原来海外市场转向国内市场,调整原有的经营计划,成功地规避了风险。

6.创造性

计划是对管理活动的设计。管理活动中的环境可能会发生变化,管理活动中会不断出现新问题、新变化,要应对这些变化,计划就需要打破原有的模式,体现出创造性。同时,管理是一个不断上升的过程,原来计划完成后,会有新的计划产生,这一计划不是原来计划的重复,而是一个创造的过程,这更是计划创造性的体现。

(二)计划的作用

无论是大型组织还是小型组织,都离不开计划。计划在管理中的作用是不言而喻的,良好的计划作用具体表现在以下几个方面。

1.计划是管理者指挥的依据(www.xing528.com)

计划确定了组织发展的方向。计划的编制将组织的目标活动在时间和空间上进行详细分解,从而为科学分工提供了依据。管理者在计划拟定之后要根据计划分派任务,确定下级的权利和责任,要促使组织中的全体人员的活动方向趋于一致,形成一种复合的、巨大的组织行为,以保证达到计划所设定的目标。

2.计划是降低风险、掌握主动的手段

未来的情况是不断变化的,特别是当今世界正处于剧烈变化之中,社会、科技、价值观念都在不断地变化。计划是预期这种变化并设法消除变化对组织造成不良影响的一种有效手段。计划是针对未来的,这就使计划制订者不得不对将来的变化进行预测,根据国情和现在的信息来推测将来可能出现的变化对达成组织目标产生何种影响,在变化发生时应采取什么对策,并确定出一系列的备选方案。在实际中,有些变化是无法事先预测,而且随着计划期的延长,这种不确定性也就相应增大,但通过计划工作,进行科学的预测可以把将来的风险减少到最低程度。

3.计划是减少浪费、提高效益的方法

计划工作的一项重要任务就是要使未来的组织活动均衡发展。预先对此进行认真的研究,能够消除不必要活动带来的浪费,能够避免在今后的活动中由于缺乏依据而进行轻率判断所造成的损失。

(1)计划工作要对各种方案进行技术分析,选择最适当的、最有效的方案来达到组织目标。

(2)由于有了计划,组织中成员的努力将形成一种组织效应,这将大大提高工作效率从而带来经济效益。

(3)计划工作还有助于用最短的时间完成工作,减少迟滞和等待的时间,减少因盲目性造成的浪费,促使各项工作能够均衡稳定地发展。

(4)计划将组织活动在时空进行分解来对现有资源的使用进行合理的分配,通过规定组织的不同部门在不同时间应从事何种活动、告诉人们何地需要多少数量的何种资源,从而为组织资源筹集和供应提供依据,使组织的资源充分发挥作用,并降低成本。

4.计划是管理者进行控制的标准

计划工作包括建立目标和确定指标,这些目标和指标将被用来进行控制。

计划是控制的基础,它为有效控制提供了标准和尺度。没有计划,控制工作也就不存在。

(1)组织成功与否在于是否运用计划。如果一个组织将计划放在首位,那么工作将得到有效的协调且能够按时完成,员工的努力就会避免重复,或者将重复率降到最低,部门之间可以实现有效的合作与协调,员工的技能与潜力得到充分的运用,成本得到控制,最终将提高工作质量。

(2)计划是连接现在与将来的桥梁。计划是一个智慧的过程,拟订可供选择的方案并根据目标和事实进行决策。“三思而后行”就是这个道理。如果没有事先的考虑,那么很难避免犯错误。

总的来说,计划就是预测未来,是未来行动的具体化,并决定未来的行动方案,以达到既定的目标。