计划的概念、任务和内容详解

(一)计划的概念

计划有广义和狭义之分,广义的计划是拟定计划、执行计划和检查计划的执行情况三个紧密衔接的过程。狭义的计划是指拟定计划,这里又可分为动态和静态两层含义。从动态来看,它是在科学预测的基础上对未来某一活动预先作出的安排,包括确定行动的时间、方法、步骤和手段等,通常称之为“计划工作”。从静态来看,就是指规划好的行动方案或蓝图,通常指狭义的计划,即根据实际情况,通过科学的预测,权衡客观需要和主观条件,提出在未来一定时期内要达到的目标,以及实现目标的途径。它是使组织中各种活动有条不紊地进行的保证。

拟定计划即在时间和空间两个维度进一步分解任务和目标;执行计划包括实现任务和目标的方式、进度的规定;检查计划是对行为结果的检查和控制。切实可行的计划应当满足以下几个方面的要求:第一,应当具有明确的目标;第二,计划工作必须先于其他各项管理活动而展开;第三,计划必须是准备付诸实施的、切实可行的方案;第四,计划必须有益于在总体上提高管理效益。

管理大师孔茨曾形象比喻:“计划工作是一座桥梁,它是把我们所处的此岸和我们要去的彼岸连接起来,以克服这一天堑。”

(二)计划与决策的关系

自从以西蒙为代表的决策理论学派提出“管理就是决策”这个论断后,就开始出现对计划和决策关系的讨论:计划与决策是何关系?两者中谁先谁后?要理解计划,有必要先搞清这一关系。

有人认为,计划是个较为广泛的概念:作为管理的首要工作,计划是一个包括环境分析和预测、目标确定、方案选择的过程,决策只是这一过程中某阶段的工作内容。

而以西蒙为代表的决策理论学派则强调,管理就是决策,决策是管理的核心,贯穿于整个管理过程。确定目标、制订计划、选择方案,是目标及计划决策;机构设置、人事安排,权限分配,是组织决策;计划执行活动的检查及检查的时间、检查手段的选择,是控制决策。因此,决策不仅包括了计划而且包含了整个管理决策,可以说就是管理本身。

实际上,两种观点各有合理的成分,如果把两者结合起来看,两种观点并不矛盾。计划与决策是“你中有我,我中有你”的关系,这种关系体现在:在决策的确定过程中,不论是对内部能力优势或劣势的分析,还是在方案选择时关于各个方案执行效果或要求的评价,实际上都已经开始孕育着拟定计划。反过来,计划的编制过程,既是决策的组织落实过程,也是决策的更为详细的检查和修订的过程。无法落实的决策,或者说决策选择的活动中部分任务的无法安排,必然会导致该计划进行一定的调整。

因此,可以说决策是计划的基础,为计划提供依据。计划是决策的逻辑延续,为决策所选择目标的实施提供组织保证。在实际工作中,决策和计划互相渗透,有时甚至是不可分割地交织在一起的。

(三)计划的任务

计划的任务就是根据社会的需要及组织自身能力,确定出组织在一定时期内的奋斗目标,通过计划的编制、执行和检查,协调和合理安排组织中各部门和人员的活动,有效地利用组织的资源,取得最佳的经济效益和社会效益。

(四)计划的内容

计划工作的任务是通过计划的内容来实现,计划的内容可以简要地概括为5W2H,即What to do(做什么),Why to do(为什么做),When to do(何时做),Where to do(何地做),Who to do(谁去做),How to do(如何做),How much(需要多少成本)。这七个方面的具体含义如下。

1.做什么

“做什么”是指明确一定时期的计划的目标和内容。例如,由于激烈的市场竞争,企业的原有产品已经慢慢失去了优势,经过市场调研和预测,企业决定迅速推出新产品,那么近期计划的目标和内容就是筹集资金,组织相关科研技术人员进行技术研发,在短时期内推出换代产品。

2.为什么做

“为什么做”是指明确计划的宗旨目标和战略,并论证可行性。这一步骤非常重要,这个步骤上没有做好,就会发生方向性的错误,即使后续工作再完美,行动肯定还会失败,同时计划者对计划的宗旨、战略和目标越清晰,越有助于他们在计划工作中发挥积极性、主动性和创造性。因此,计划者在分析和预测市场的基础上,进一步认识到市场竞争的残酷,为了企业盈利必须选择开发新产品的战略,主动淘汰原有的旧产品;同时结合自身的条件,对计划的可行性进行论证。

3.何时做

“何时做”是指规定计划中的各项工作开始和结束的时间,以提高资源的调拨、提高工作效率和进行有效的控制。在企业中,尤其注重时间效率,因为时间就是金钱。哪个企业先推出新产品,哪个企业就可以先抢占商机,抢占市场份额。(www.xing528.com)

4.何地做

“何地做”是指确定计划的实施地点、场所,了解计划实施的环境条件有何限制,以便合理安排计划的实施。

5.谁去做

“谁去做”是指计划实施中哪些工作由哪些部门或人员负责执行。只有明确责任人,才能把计划落到实处。

6.如何做

“如何做”是指确定实现计划的具体措施。

7.需要多少成本

“需要多少成本”是指计划的完成所需的成本,这关系到成本和效益的平衡,要作好计划执行的预算。

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5W 2H法

5W2H法由美国陆军兵器修理部首创,诞生于第二次世界大战期间,由于它易记、应用方便,曾被广泛用于企业管理和各项工作中。5W2H通过设问来诱发人们的创造性设想,发问的具体内容可根据对象灵活应用。

(1)Why?为什么需要新的计划?为什么非做不可?

(2)What?目的是什么?做哪一部分工作?

(3)Where?从何入手?何处最适宜?

(4)When?何时完成?何时最适宜?

(5)Who?谁来承担?谁去完成?谁最适合?

(6)How?怎样去做?怎样做效率最高?怎样实施?

(7)How much?要完成多少数量?成本多少?利润多少?

这七问概括得比较全面,实际上把要做的事情和可能遇到的问题全部包括进去了。我国教育学家陶行知先生曾对5W2H法给予了高度评价,他认为5W2H法是指导我们工作的“好老师”,并作诗曰:“我有八位好朋友,肯把万事指导我。你若想问真名姓,名字不同都姓何:何事、何故、何人、何如、何时、何地、何去,好像弟弟与哥哥。还有一个西洋派,姓名颠倒叫几何。若向八贤常请教,虽是笨人不会错。”