现金属于企业的高风险资产,出纳是企业的关键岗位,现金内控出现问题一般都与出纳有关。因此,企业应当建立完善的现金内控管理流程,构建公司完整的内控系统。现金内控流程包括库存现金、银行存款、现金流入、现金流出四个方面。
做好现金内控,要从以下几个方面入手:设定不相容职责,建立轮岗制度;建立印鉴使用管理制度;建立内部稽核制度;建立现金盘点制度;建立支票等结算票据管理制度;建立银行账户管理制度;明确收支两条线原则,禁止现金坐支;制定库存现金保管制度及库存现金日报表。
实现资金安全管控,首先要进行资金的内部控制设计,且必须要遵循以下六大原则:
(1)不相容岗位设定原则。
所谓不相容岗位设定原则,是指如果集中于一个人或岗位办理现金业务,会增加错误与舞弊发生的机会,或者增加掩盖错误与舞弊的可能性。如会计和出纳就是不相容岗位,因此必须由两个人担任,管钱的不能管账。银行日记账、现金流水账可以由出纳登记,但必须由专人负责审核和核对。
因此,为了有效地防止、发现和纠正错误与舞弊,原则上企业所有的不相容职务都应当分别由不同的人或岗位来担任和执行,这是能够形成相互制衡的控制机制的重要基础。可以说,没有不相容职务相分离这一基础,资金的内部控制就难以建立和有效运行。
一般说来,企业负责各项经济业务的职务大体上可以分为授权批准、业务经办、会计记录和稽核检查四种。在这四种职务中,一般来说,除了授权批准和稽核检查具有兼容性可以兼任之外,其余各种职务之间都是不兼容的,应当予以分工执行。具体到更容易出现错误与舞弊的货币资金业务而言,支出的授权审批、资金的出纳和保管、会计记录和稽核检查一般都应当予以分工负责。
(2)收支两条线原则。
收支两条线是指一家企业或单位对自己的资金收入和支出行为,分别采取互不干涉或互不影响的单独处理流程和处理路径的一种资金管理模式。要对企业资金进行集中式管理,不允许出现下属单位有坐支现象发生。
资金管理有一条很重要的原则:企业进钱可以多条路,但出钱只有一条路。
(3)印鉴分开保管原则。
公司财务印章包括财务部行政章、财务专用章和财务用公司法人或其授权代表人印章(简称人名章或代表人印章)、发票专用章、财务人员个人印章。
财务印章管理原则:分开存放保管、监督审批使用、台账登记备查。
财务印章由财务部门指定人员负责保管,预留银行印鉴必须分人保管。保管人员收到印章后,必须进行登记,填写好《财务印章保管登记表》。财务专用章由财务部门负责人保管,法定代表人印鉴由出纳负责保管,发票专用章、财务部行政公章和其他财务印章由财务部门负责人或授权主管会计保管。
建立《财务印章使用登记簿》,对每一笔特殊事项加盖印章进行登记,注明使用对象、使用事项、经手人、金额及其他事项。
(4)现金监盘原则。(www.xing528.com)
现金监盘就是对企业现金进行盘点。企业一定要坚持每天做现金盘点。
现金盘点可分为定期和不定期两种。尤其是不定期进行现金盘点是防范内部可能出现现金舞弊行为最有效的方式。有些企业的财务人员没有养成盘点的习惯,理由很简单,出纳是老板的亲戚,会计不好意思提出盘点,否则就好像不信任老板的亲戚一样。我在给企业做财务咨询的时候,会把不定期盘点整理成管理制度,会计和出纳只要按照制度办事就行了,不存在不好意思的情况。
库存现金的盘点,通常包括对已收到但未存入银行的现金、零用金等的盘点。在进行现金盘点前,应由出纳员将现金集中起来存入保险柜,必要时可以加封,然后由出纳员按已办妥现金收付手续的收付款凭证逐笔登账。如企业现金存放部门有两处或两处以上,应同时进行盘点。由出纳员根据现金日记账结出现金余额,盘点保险柜的现金实存数,同时编制《库存现金盘点报告表》,分币种面值列示盘点金额。
将盘点金额与现金日记账余额进行核对,如有差异,应查明原因,并做记录或调整。若有冲抵库存现金的借条、未提现支票、未作报销的原始凭证,应在《库存现金盘点报告表》中注明或做出必要的调整。
(5)《银行存款余额调节表》由会计编制。
编制《银行存款余额调节表》是企业对货币资金进行管控的重要环节。通过核对发生的每一笔银行结算业务,以达到企业银行日记账和银行对账单一致的效果,保证企业银行账和银行存款余额相等。
许多中小民营企业极少做银行存款余额调节表,老板或老板娘管钱的企业就更不做《银行存款余额调节表》了。
调节表必须由会计编制,而非由出纳编制。出纳既负责银行存款的收付,又登记银行存款日记账,再负责编制《银行存款余额调节表》显然是不合适的,在监督和内控上容易产生舞弊现象。
银行对账单也应由会计亲自到银行提取。有的企业,因为出纳人员经常跑银行,所以就会顺路把银行的对账单带回来。这种做法会导致出纳人员发生舞弊以后,会计人员却发现不了。最好的方法是在现金内控制度中规定,会计人员要及时去银行取对账单并且编制《银行存款余额调节表》,或者用网银U盾检查银行流水。让会计、出纳相互牵制,目的就是将不相容职务分离,一项业务由多人处理,实现内部工作岗位间的相互监督和控制。
调节表必须在每月结账后两个工作日内完成,会计和出纳均必须在《银行存款余额调节表》上签字,财务经理审核后签字。《银行存款余额调节表》上的未达款项前面须全部加注未达原因。
(6)资金内部稽核原则。
货币资金业务不相容岗位包括:货币资金支付的审批与执行,货币资金的保管与盘点清查,货币资金的会计记录与审计监督。出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管,以及收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。严禁未经授权的部门或人员办理货币资金业务或直接接触货币资金。
对办理货币资金业务的人员实行定期岗位轮换制度。对关键财会岗位,实行强制休假制度,并在最长不超过三年的时间内进行岗位轮换。
一般的企业总是选以下几类人担任出纳:财务部水平最低的、刚大学毕业的、新入职的、老板最信任的等。但是在华为公司,其出纳人员都是研究生毕业的非常优秀的人才。华为公司创始人任正非曾经说:“出纳是企业资金风险的最后一道防线。”
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