企业标准体系文件化的阶段与方法

企业标准体系必须以正规化、规范化为基础，而正规化、规范化则必须文件化。只有建立文件化的企业标准体系，企业标准体系才能运作，从而具备企业标准体系自我评价和社会确认的必要条件。

企业标准体系文件包括以下三类：

（1）企业标准体系管理文件。包括标准化方针和目标，标准化规划和计划，标准化管理标准（管理制度）。

（2）企业标准体系表。包括标准体系结构图、标准明细表、标准汇总表、标准体系表编制说明。

（3）企业使用的标准。包括外来标准和企业标准。

4.3.2.1　编制企业标准体系管理文件

1.标准化规划

标准化规划和计划是针对本企业的标准化各项活动，如采用国际标准、标准制修订、标准培训、标准实施、标准的检查、标准化科研项目做出的安排。规划一般都是指中长期的安排，至少是2～3年。规划的具体内容一般包括：

（1）标准化工作现状：例如在按《企业标准体系》系列国家标准建立企业标准体系之前的情况，应罗列情况，分析问题。

（2）标准化目标内容。

（3）完成目标的保障措施：包括组织（机构、人员配置等）、资源（物力、财力、信息等）、方法（培训、活动程序、健全体系等）等。

由此可以看出，标准化规划是为了保证标准化方针、目标得以落实的具体化文件，是目标的“可行性报告”。要从人员素质要求、技术要求、管理要求、物资保证等方面提出切实可行的完成目标的措施。

2.标准化计划

标准化计划一般指年度工作计划，可编制综合性的标准化工作计划，也可编制专项标准化工作计划，如“采标计划”，“制、修订标准计划”等。

（1）年度标准化工作计划

当企业成立工作小组后，应根据GB/T15496、GB/T15497、GB/T15498三项国家标准的要求和企业的实际情况，编制年度标准化工作计划。年度标准化工作计划是企业开展标准化工作的行动总纲，其内容应包括全部标准化活动，如宣传教育、体系分析、编制标准、实施标准、监督检查几个阶段，每个阶段的工作内容及责任分配等。其中责任要落实到人，并且要有时间要求。

（2）专项标准化工作计划

各项专业计划可以按年度，或按不同项目的时间需要安排时段计划。内容包括：

① 制修订企业标准体系计划；

② 制修订企业标准计划；

③ 产品采标计划；

④ 标准化培训计划；

⑤ 标准实施计划；

⑥ 标准化科研计划；

⑦ 标准文本有效性检查计划。

3.标准化管理标准（管理制度）

企业标准化管理标准是企业开展标准化工作的重要依据，是企业满足GB/T15496—2003标准的要求采取的措施规定，是企业标准化工作的纲领性文件。

企业标准化管理标准以一份管理标准文本出现，名称可以是：企业标准化管理标准（或规定）、企业标准化管理制度、企业标准化手册。内容包括GB/T15496—2003标准中8.1的全部，并要对每一项要求做出实施的措施规定。一般包括以下内容：

（1）规定标准化工作体制、组织机构、任务、职责、工作方法与要求等；

（2）规定企业标准制定、修订、复审的工作原则、工作程序及具体要求；

（3）规定实施标准及对标准实施进行监督检查的原则、方法、要求、程序和分工；

（4）规定标准及标准信息的搜集、管理和使用等方面的要求；

（5）规定实施各级有关标准的程序和方法；

（6）规定标准化规划、计划内容、工作程序和要求；

（7）规定标准化培训的任务、目标、方法和程序；

（8）规定标准化成果奖励工作程序和要求；

（9）企业标准体系自我评价和改进工作程序。

4.3.2.2　编制企业标准体系表

1.编制标准体系表的内容、要求及程序

（1）企业标准体系表的内容构成

建立企业标准体系，首先要研究和编制企业标准体系表。企业标准体系表是指企业标准体系的标准按一定形式排列起来的图表，是企业标准体系的一种表达形式，企业标准体系表由一组图表和文件组成，描绘了企业标准体系的构成和发展蓝图，包括：

标准体系结构图，标准明细表，标准统计表（标准汇总表），标准体系表编制说明。

（2）编写标准体系表的依据及要求

编写企业标准体系表依据以下国家标准：

GB/T13016—2018《标准体系构建原则和要求》，GB/T13017—2018《企业标准体系表编制指南》，GB/T15497—2003《企业标准体系 技术标准体系》，GB/T15498—2003《企业标准体系管理标准体系和工作标准体系》，GB/T15496—2003《企业标准体系 要求》。

① 技术、管理、工作三大体系不能少；构成三大体系的要素不能少，删减要合理；体系要覆盖生产、经营全过程，子体系涵盖活动全过程，满足生产、技术、经营需要。

② 产品生产或加工企业，以产品标准为核心，以产品实现过程标准为主线。

③ 经营服务型企业，以经营服务标准为核心，以经营作业或服务提供过程标准为主线。

④ 按标准功能划分子体系。

⑤ 按标准对象划分技术标准（技术要求、指标、方法等）和管理标准（活动程序、管理要求、过程控制等）。

（3）标准体系表编制程序

根据管理是一个过程的理论，美国质量管理专家戴明博士把它运用到质量管理中，总结出“计划（Plan）—执行（Do）—检查（Check）—处理（Act）”四阶段的循环方式，简称PDCA循环，又称“戴明循环”。PDCA循环是全面质量管理最基本的工作程序。我们可以借鉴P-D-C-A模式制定标准体系表编制程序：

① 第一个阶段称为计划阶段，即P阶段。主要工作是收集整理现有标准和相关文件，分析现有标准和相关文件是否适应生产条件和管理状况（设备、工艺、环境、安全、节能、人力资源、岗位等状况），确定标准体系表的组成形式，制定编制计划。

② 第二个阶段为执行阶段，又称D阶段。主要工作是实施P阶段所规定的内容，分别编制：技术标准体系表、管理标准体系表和工作标准体系表，各体系表的明细表，体系表编制说明等。

③ 第三个阶段为检查阶段，又称C阶段。主要工作是在计划执行过程中或执行之后，检查执行情况是否符合计划的预期结果。

④ 第四个阶段为处理阶段，又称A阶段。主要工作是根据检查结果，采取相应的措施。通过标准的制修订修改明细表，通过标准的实施、改进修订明细表，通过对体系的自我评价完善标准体系表，编制标准汇总表，修改、完善编制说明。

这种PDCA循环阶梯式上升，循环前进。每一次的循环都有新的内容和目标，每解决一次问题，编制水平就会有新的提高，又会不断发现新的问题，然后不断地去解决。

推动PDCA循环的关键在于A阶段。没有总结，没有将成功的经验和失败的教训纳入有关标准、制度和规定中，就不能巩固成绩。

2.确定标准体系的结构形式

归纳整理企业内部执行的标准和常用标准，并按标准性质分层分类排列，达到结果合理、专业配套，检索方便。企业标准体系中的标准包括：直接使用或在企业标准中引用的上级标准，企业编制的标准化基础标准（企业标准的格式及编写规则、企业标准的分类及编号规定、企业标准体系代码编码规定、技术文件的编制及审查规定等），企业制定的技术标准、管理标准和工作标准，企业通过采标方法编制的企业技术标准，企业直接使用的国外先进标准。

企业标准体系是由“企业标准体系表”表达的。因此，研究企业标准体系的组成首先要研究和确定企业标准体系的结构。企业标准体系是由纵向结构和横向结构统一起来的科学有机整体。纵向结构代表标准体系的层次，横向结构代表标准体系的领域。

企业标准体系结构图是描述企业标准体系结构关系的逻辑框图，包括内外部相关环境以及内部各子体系的相互支撑、相互配合的逻辑关系。企业可根据各自实际，采用功能结构、属性结构、序列结构或综合采用三种形式，形成适宜的结构。

（1）功能结构

功能结构由产品实现/服务提供标准体系、基础保障标准体系和岗位标准体系三个子体系组成，如图4.2所示。

图4.2　企业标准体系功能结构

（2）属性结构

属性结构由技术标准体系、管理标准体系和工作标准体系三个子体系组成，如图4.3所示。

图4.3　企业标准体系属性结构(www.xing528.com)

技术标准体系和管理标准体系。它们是涉及企业生产、技术、经营管理等方面的具体标准，包括国家标准、行业标准和企业自行制定的标准。管理标准和技术标准之间存在着相互交叉、相互渗透的关系，并且，技术标准是主体，管理标准是实施技术标准的保证。

工作标准体系。工作标准是技术标准和管理标准在某部门或某岗位的具体落实和体现，是技术标准和管理标准共同指导的下一层标准。

应建立以技术标准为主体，管理标准和工作标准与之协调配套的企业标准体系，将产品实现的要素、过程等纳入标准化管理轨道，同时与企业实施的其他体系相结合，互为补充、互相促进。

（3）序列结构

序列结构是按企业、产品、服务、过程或项目等的工作序列构造标准体系结构图。一般用于局部标准体系的构建，如技术标准体系序列结构，如图4.4所示。

同时上述结构中各子体系又可以有自己的层次结构。

3.确定技术标准体系的结构

GB/T15497—2003《企业标准体系技术标准体系》对企业技术标准体系的结构和编制，技术标准的格式、内容、制修订提出了要求。

技术标准体系是企业组织生产、技术和经营管理的技术依据，是企业标准化的主体，是为实现规定的产品质量确定的工程技术方面的标准项目。GB/T 15497为了与企业质量管理体系相协调，将技术标准体系分为两部分，一部分是与质量体系有关的技术标准，包括原材料采购、设计、产品、工艺、设备，检验方法、测量设备、标志及包装储运、安装交付、服务等技术标准；另一部分是安全、职业健康、能源、环境、信息等技术标准。

构成技术标准体系的标准包括企业所采用的国家标准、行业标准、地方标准和本企业制定的技术标准。所有技术标准均应在标准化法律法规、各种相关法规和企业方针目标及《企业标准化管理标准》的指导下形成。

企业的技术标准体系是由企业的技术标准体系表来表达的。因此，研究企业的技术标准体系的组成，首先要研究和确定企业技术标准体系的结构。在标准GB/T15497—2003中有序列结构和层次结构两种形式。

（1）序列结构

企业只生产单一类型的产品时，企业技术标准体系可用序列结构表示，如图4.4所示。序列结构的技术标准体系，一般以产品（软件、硬件、流程性材料、服务）为中心，与产品质量有关的技术标准按质量形成过程顺序排列，同时考虑能源、安全、职业健康、环境、信息等技术标准。

图4.4　技术标准体系序列结构

（2）层次结构

企业生产两个以上类型的产品时，技术标准体系可用层次结构表示，如图4.5所示。

层次结构的技术标准体系第一层是技术基础标准，其覆盖面是企业的产品标准、产品实现过程中所有综合性的技术基础标准。技术基础标准是指导企业产品标准和产品实现过程中技术标准制定的基础。第二层是产品实现过程中的技术标准，是以产品质量形成过程为顺序（从设计技术标准到安装交付技术标准）的技术标准和能源、安全、职业健康、环境、信息等技术标准。

图4.5　技术标准体系层次结构

不论企业采用哪种结构形式，其中所包括的各子体系均可以按企业的产品类型和生产特点进行适当删减，但删减应不影响企业产品与适用法律法规规定的责任要求，不影响企业技术标准体系的系统性和有效性。

4.确定管理标准体系的结构

管理标准是对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准。它是实施技术标准，不断提高产品质量的保证。企业管理标准体系包括企业所执行的国家标准、行业标准、地方标准和本企业制定的管理标准。

如图4.6所示，管理标准体系（子体系）结构图是表述管理标准体系（子体系）的构成形式。管理标准是为提高管理业务水平、工作效率，保证各项技术标准的贯彻实施，实现科学管理保证产品质量所必需的标准项目。企业一般根据管理职能的划分、管理机构及其层次的设置编制。GB/T 15498—2003《企业标准体系管理标准和工作标准体系》对企业管理标准体系和工作标准体系的构成、编制要求，管理标准和工作标准的格式、编制提供了指南。包括管理基础标准和17类管理标准：经营综合、设计、采购、生产、质量、设备设施、检验、包装储运、安装交付、服务、能源、安全、职业健康、环境、信息、体系评价、标准化等管理标准。

图4.6　管理标准体系（子体系）层次结构

企业管理标准体系的各子体系均可以按企业的产品类型和生产特点进行适当删减，或分解、重新组合。但其改变不能影响企业产品与适用法律法规规定的责任要求，不应影响企业管理标准体系的系统性和有效性，确保技术标准与管理标准相互协调。

5.确定工作标准体系的结构

工作标准是对企业标准化领域中需要协调统一的工作事项所制定的标准。工作标准针对生产过程或服务等诸环节中，规定谁干，怎样干，干到什么程度。能够规范人的行为，优化岗位操作，提高工作质量和工作效率。工作标准体系是以与生产经营有关的岗位工作（作业）为主体，为保证技术标准和管理标准的实施，按其内在联系形成的科学有机整体。

如图4.7所示，工作标准体系结构图用于表述工作标准体系的构成。按标准GB/T 15498，将其变化成两层：上层为“通用工作标准”，下层分别列出按岗位不同建立的各子体系。

图4.7　工作标准体系（子体系）结构

6.绘制企业标准体系结构总图

在已选定的标准体系结构形式（功能结构、属性结构、序列结构或其组合）的基础上，根据企业标准体系的复杂程度和自身特点，按照自上向下、自下向上、两者结合等方式构建标准体系的各级子体系。确定各子体系之间相互支撑、相互协调的逻辑关系，确定各子体系之间的边界，绘制企业标准体系结构总图。

以功能结构为例：

产品实现/服务提供标准体系可以分解为：产品标准子体系、设计和开发标准子体系、生产和服务提供标准子体系、营销标准子体系、售后/交付后服务标准子体系。

基础保障标准体系可以分解为：规划设计和企业文件标准子体系、标准化工作标准子体系、人力资源标准子体系、财务和审计标准子体系、设备设施标准子体系、质量管理标准子体系、安全和职业健康标准子体系、环境保护和能源标准子体系、法务和合同标准子体系、知识管理和信息标准子体系、行政事务和综合标准子体系。

岗位标准体系可以分解为：决策层标准子体系、管理层标准子体系、操作人员标准子体系。

7.编制企业标准明细表

分别为技术标准体系、管理标准体系、工作标准体系三个子体系编制独立的标准明细表。

通过明细表可以判定每一个子体系内的标准：是否齐全、完整，满足企业需要；是否协调、合理；有无重复；编号方法是否统一，有无重号或漏号。标准明细表的形式可参照表4.2。

表4.2　（体系代码）（体系名称）标准明细表

（1）企业产品标准编号按《企业标准化管理办法》规定：

Q/□□×—××××

其中：Q/——企业标准标志

□□——企业代码，可用汉语拼音字母或阿拉伯数字，或两者兼用组成；最多建议不超过四位数。

×——标准顺序号，可以从“1”开始递增；也可以确定二位数或三位数，从“1”开始递增。

××××——标准发布年号，四位数不可省略。

当□□最后一位为阿拉伯数字时，为了不与顺序号混淆，其间应用圆点“.”隔开。

（2）除产品标准以外，其他企业标准的编号按GB/T15496、GB/T15497的要求：

Q/□□位置编号—××××

“位置编号”也叫标准编号（代码），是每一项标准的地址码。其构成为：

体系代码-该标准在该体系中的顺序号

“体系代码”由“标准类别符号”+“体系顺序号”组成。一般用J、G、Z分别代表技术标准、管理标准和工作标准不同类别。体系顺序号：以上下两个层次的体系为例，由两位阿拉伯数字组成。一般由00代表上一个层次的标准体系，如基础标准体系或通用标准体系。从01递增至99，分别代表下一个层次的各子体系；一般中间不间断。如是三个层次的体系，例如在01子体系下再分小体系，则其小体系的代码就从011递增至019。

每一项标准只编定唯一的位置编号。例如，J00-1中，为技术基础标准体系中的第一项标准的位置编号。

当□□最后一位为汉语拼音字母时，为了不与标准类别符号J、G、Z混淆，其间应用圆点“.”隔开。

例如：大力神公司的一份工作标准的编号：Q/DLS.Z05-3—2007

（3）采用标准可以只用原编号，或使用双重编号：在原编号前给予本企业的标准编号，中间以斜线“/”隔开。

（4）顺序排列方法。按国家标准—行业标准—地方标准—企业标准—国际标准—国外先进标准的先后排列。如采用了多个行业标准，则按其代码字母的先后顺序排列。在每一类中按顺序号的先后排列。

8.编制标准统计表（汇总表）

通过标准统计表能清晰地反映出企业标准体系的全貌，如体系的构成、完整性、合理性，标准数量、水平，以及现状，形式可参考表4.3。

表4.3　企业标准统计表

9.标准体系表编制说明

企业标准体系表的编制说明要表达企业标准体系表的编制思路、原则、使用方法和实施要求，其内容包括：

（1）企业标准体系表的编制依据和要达到的目标。

（2）与GB/T 15497和GB/T 15498的符合性，差异之处及其理由说明。

（3）结合统计数据分析本企业当前标准体系的水平，在行业内、国内、国际上处于什么位置，找出差距，明确今后努力方向和任务。

（4）与其他管理体系的交叉情况和处理意见。