质量管理体系建立与运行

质量管理体系是建立质量方针和质量目标并实现这些目标的体系。建立完善的质量体系并使之有效运行,是一个组织质量管理的核心,也是贯彻质量管理和质量保证标准的关键。

质量体系的建立和实施可分为三大阶段,即质量管理体系的确立、质量管理体系文件的编制、质量管理体系的实施运行。

(一)质量管理体系的确立

这一阶段是建立质量体系的准备阶段,主要任务是做好各项准备工作。

1.企业领导层要统一思想认识

质量管理原则之一就是领导作用,企业最高管理者在决策和领导一个组织过程中起着关键的作用。建立健全质量体系必须得到企业领导的重视并亲自参与。因此,领导要自觉认真学习ISO 9000族标准,统一思想认识,明确建立和完善质量体系的重要性。

2.培训骨干,组织骨干队伍

教育培训是建立和完善质量体系的重要环节,通过学习培训,可提高全体职工的质量意识,明确建立和实施质量体系的重要意义,自觉执行标准,为质量体系的有效运行做好准备。培训对象应是全体职工。对各层人员应分别进行培训。

(1)领导层的培训。领导层应了解自己在质量管理体系中的作用,增强质量意识,转变观念,通过培训掌握标准的内容,并作出正确的、具有可操作性的决策。

(2)管理层的培训。技术、管理和生产部门的负责人,以及与建立质量体系有关的工作人员,是建立和完善质量体系的骨干力量,应重点进行培训,使其全面了解和掌握标准的内容,了解建立质量体系的必要性和重要意义,把标准的要求与企业实际情况相结合,为编制适合本企业的质量体系文件奠定基础。

(3)执行层的培训。这部分人员与产品质量形成全过程有关,是质量体系文件的主要执行者,在了解ISO 9000族标准的基本知识及贯彻ISO 9000族标准的目的、意义、作用的基础上,学习与本岗位质量活动有关的内容。

3.组织落实,成立贯标小组

为贯彻ISO 9000族标准,达到预期的效果,企业应做全面规划,并拟定切实可行的工作计划,使其有组织、有计划、有步骤地进行。

(1)成立贯标小组,负责确定企业质量体系建立的总体规划；制定企业质量方针和质量目标；按职能部门进行质量职能的分解。

(2)组织编写企业的质量手册、工作程序文件、质量记录和必要的作业指导书。

(3)制定贯标工作计划。明确规定各阶段或某项工作的内容,包括对工作内容、进度、人员分工等作出统筹安排,并提出明确要求。对于几个部门协同完成的工作应规定主管部门负责协调完成。

4.制定质量方针,确立质量目标

质量方针是企业总的质量宗旨和方向,它反映了企业在质量方面的追求和对顾客的承诺,是企业开展质量工作的指导思想和全体职工行为的准则。质量方针应体现企业的特色,应与企业的总方针相协调并结合企业的特点和市场的实际需求。企业根据质量方针,制定相关的质量目标。

(1)调查现状,找出薄弱环节。在思想认识统一后,查清现有质量体系与标准规定的体系要素要求的差别,对企业建立质量体系的各种条件、生产状况、存在的薄弱环节等做认真的调查和分析,尽可能收集充分的资料,为体系的建立提供充分的参考依据。

(2)确定组织结构、职责、权限和资源配置。由于多数企业的机构是根据历史现状设置相应的职能部门的,与建立质量体系要素的要求不完全符合。所以在对现行组织机构、质量管理体系和质量活动等要素分析的基础上,调整组织结构,将活动中相应的工作职责和权限及时分配到各职能部门。明确各部门接口的衔接性,规定各部门应开展的各项质量活动。

(二)质量管理体系文件的编制

质量体系文件是质量管理体系的重要组成部分,也是企业进行质量管理和质量保证的基础。编制质量体系文件是企业根据ISO 9000族标准,建立和保持质量体系有效运行的重要基础工作。企业为达到所要求的产品质量,进行质量体系审核、质量体系认证及质量改进都必须以质量体系文件为依据。(www.xing528.com)

(1)质量手册。向组织内部或外部提供关于质量体系一致信息的文件。质量手册应说明质量管理体系包括哪些过程和要素,每个过程和要素应开展哪些控制活动,每个活动控制到什么程度,能提供什么样的质量保证等,都应作出明确的描述。

(2)质量计划表明质量管理体系如何应用于特定的项目、产品、过程或合同。

(3)质量体系程序：提供如何完成活动的一致信息。每个质量管理程序都应视需要明确何时、何地、何人、做什么、为什么、怎么做等问题。

(4)详细作业文件：为某项工作的具体操作提供指导。

(5)质量记录对所完成的活动或达到的结果提供客观的证据。

(三)质量管理体系的实施运行

建筑企业质量体系文件编制完成后,即进入质量体系的实施运行阶段。质量管理体系能否有效地运行,还需要做好以下的各项工作。

1.实施人员教育培训

人员培训主要是抓好质量体系文件的宣贯工作。目的是使员工理解并掌握本部门、本岗位的职责、工作程序和要求。使全体职工适应新的质量体系的变革,认真学习,贯彻质量体系文件。

2.组织协调

质量体系的协调是使质量体系能正常运行和随时纠正各职能部门之间以及各要素之间相互矛盾的重要手段。质量体系运行可以从局部开始,先进行试点,再全面展开。对运行中发现的问题,要及时上报有关部门,以便及时采取纠正措施。组织协调工作主要是在企业最高管理者或管理者代表领导下,先由各职能部门分别就质量体系设计不足、计划项目不全等进行协调和改进。各职能部门之间的问题,应由企业最高管理者或授权的领导召集有关部门的领导参加协调,使之达成共识。因为质量体系的运行是动态的,所以,协调是伴随运行必不可少的工作。

3.加强信息反馈系统的管理

质量体系运行过程中,必须有一套畅通的质量反馈系统,通过反馈系统,对信息进行动态控制,以便及时发现问题并采取有效措施予以解决。因此在质量体系运行中,所有与质量活动有关的人员都应按体系文件的要求,做好质量信息的收集、分析、传递、反馈、处理和归档等工作,保证信息能迅速流通,且分析处理及时准确。只有这样才能保证质量体系稳定有效运行,使产品质量处于一个稳定状态。

4.质量体系的审核与评审

质量体系审核主要是指企业内部的审核,以验证和确认体系文件的适用性和有效性。这是质量体系自我保证的手段。

审核和评审的内容包括质量方针和质量目标是否可行；全体职工对质量方针是否理解；质量体系要素的选择是否合理,各个质量体系文件的接口是否清楚；各部门、各岗位的质量职责是否明确；是否按规定进行质量记录；质量体系文件的执行情况等。

试运行的每一个阶段结束时,都应进行一次内部质量审核,对发现的问题及时进行纠正和处理。在内部审核的基础上,再由最高管理者组织一次管理评审。通常在正式认证之前评审要每年进行一次。

质量体系正常运行一段时间后,企业可向认证机构提出认证申请,进行外部质量审核。

5.检查考核

在质量体系正式运行并取得质量体系认证后,企业还应按制定的审核计划继续坚持进行内部质量审核和管理评审,以确保质量体系持久、稳定地运行。