建设工程文档资料管理优化

对在建设工程过程中开展的重要活动、记载建设主要过程和各阶段状况、其他具有保存价值的载体（如图形、图像和声音）等文件，应当收集齐全，整理立卷后归档。

1）归档文件的质量要求

①归档的工程文件应为原件，且内容必须真实、准确、与工程实际相符。

②工程文件的内容及深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

③工程文件应采用耐久性强的书写材料（如碳素墨水、蓝黑墨水），不得使用易褪色的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）。

④工程文件要求字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。

⑤工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297 mm×210 mm），图纸宜采用国家标准图幅。

⑥工程文件的纸张应采用能够长期保存且韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机所出图纸的复印件。

⑦所有竣工图均应加盖竣工图章。

a.竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监理工程师。

b.竣工图章尺寸为：宽50 mm×高80 mm。

c.竣工图章应使用不易褪色的红印泥，加盖于图标栏上方空白处。

⑧利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据。凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

⑨不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T 106010.3—2009）统一折叠成A4幅面（297 mm×210 mm），图标栏露在外面。

⑩工程档案资料的微缩制品，必须按照国家微缩制品标准进行制作，主要技术指标（解像力、密度、海波残留量等）要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管的要求。

工程档案资料的照片（含底片）及声像资料，要求图像清晰，声音清楚，内容准确，必要时有文字说明。

工程文件应采取打印形式并使用档案规定用笔，进行手工签字。在不能够使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章，同时注明原件保存处。

2）工程文件的立卷

（1）立卷原则

立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

（2）立卷方法

①工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5个部分。

②工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷。

③监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

④施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

⑤竣工图可按单位工程、专业等组卷。

⑥竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

（3）立卷要求

①案卷不宜过厚，一般不超过40 mm。

②案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

（4）卷内文件的排列

①文字材料按事项、专业顺序进行排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

②图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

③既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排列在前，图纸排列在后。

（5）案卷的编目

①编制卷内文件页号应符合下列规定。

a.卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始。

b.页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；折叠后的图纸一律在右下角。

c.成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

d.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。(https://www.xing528.com)

②卷内目录的编制应符合下列规定。

a.卷内目录的式样应符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录B的要求。

b.序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注。

c.文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。

d.责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

e.文件题名：填写文件标题的全称。

f.日期：填写文件形成的日期。

g.页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件页号。

h.卷内目录排列在卷内文件首页之前。

③卷内备考表的编制应符合下列规定。

a.卷内备考表的式样应符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录C的要求。

b.卷内备考表主要表面卷内文件的总页数、各类文件数（照片张数）以及立卷单位对案卷情况的说明。

c.卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

④案卷封面的编制应符合下列规定。

a.案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可以采用内封面形式，案卷封面的式样应符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录D的要求。

b.案卷封面内容包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

c.档号由档案保管单位填写，由分类号、项目号和案卷号组成。

d.档案馆代号由档案保管单位填写国家给定的本档案馆的编号。

e.案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容，包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

f.编制单位填写案卷文件的形成单位或主要责任者。

g.起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

h.文件保管期限分为永久、长期、短期3种类型。永久是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存期限在20年以下。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

i.密级分为绝密、机密、秘密3种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

工程档案的套数一般不少于两套，一套由建设单位保管，另一套原件要求移交当地城建档案管理部门保存，接受范围规范规定各城市可以根据本地情况适当扩宽和缩减，具体可向建设工程所在地城建档案管理部门咨询。卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70 g以上的白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面（297 mm×210 mm）。

（6）工程档案的验收与移交

①工程档案的验收。列入城建档案管理部门档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。城建档案管理部门在进行工程档案预验收时，重点验收以下内容。

a.工程档案的分类齐全、系统、完整。

b.工程档案的内容真实、准确地反映建设工程活动和工程实际状况。

c.工程档案的整理、立卷符合现行《建设工程文件归档整理规范》的有关规定。

d.竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章。

e.文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备。

f.文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。

②工程档案的移交包括以下内容。

a.列入城建档案管理部门接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案。

b.停建、缓建工程的工程档案，暂由建设单位保管。

c.对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计单位、监理单位、施工单位据实修改、补充和完善工程档案。对改变的部位，应当重新编写工程档案，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交。

d.建设单位向城建档案管理部门移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。

e.施工单位、监理单位等有关单位应在工程竣工验收前将工程档案按合同或协议规定的时间、套数移交给建设单位，办理移交手续。