制定项目采购计划的关键因素

检修工程项目的采购管理过程首先是制定项目采购计划，然后要按计划开展工作，最后实现项目采购计划的目标。项目采购计划是项目采购管理的第一位的和最重要的工作。一般制定项目采购计划，包括以下几方面的内容。

（一）确定项目采购计划所需的信息

为了保证项目采购计划的科学性、合理性和可行性，项目组织必须获得大量且足够的信息才能确定项目的采购计划。因为项目采购计划需要与整个项目管理保持很好的统一性和协调性。制定项目采购计划所需的资料和信息包括以下内容。

1.项目的范围信息

项目范围的信息描述了一个项目的边界和内容，项目范围信息其中还包含了在项目采购计划中必须考虑的有关项目需求与战略方面的重要信息（这是项目范围管理中所生成的各种相关信息），例如，项目的合理性说明，可交付的成果和项目目标。

2.项目产出物的信息

项目产出物的信息是指有关项目最终生成产品的描述和技术说明，这既包括项目产出物的功能、特性和质量要求等方面的说明信息，也包括项目产出物的各种图纸、技术说明书等方面的文献和资料。这些信息为项目采购计划的制定提供了需要考虑的有关技术方面的问题和相关信息。

3.项目资源需求信息

项目资源需求信息主要是指项目对外部资源需求的信息，这些资源包括各类人力资源、财力资源和物力资源的需求数据，说明一个项目组织必需清楚需要从外部获得哪些资源，以支持和完成项目的全部工作和实现项目目标。例如，对某些项目而言，必须获得外部专利技术或法律专家的支持和咨询等资源和服务。

4.市场条件

在项目采购计划的编制过程中必须考虑外部资源的市场条件，必须了解和掌握市场资源的分布和状态，确保项目实施过程中及时供给并达到项目对资源的需求标准。

5.其他的项目管理计划

在制定项目采购计划时必须兼顾到其他的项目管理计划。这些项目管理计划对于项目的采购计划具有约束或指导作用。项目采购计划制定中需要参考的计划包括项目进度计划、项目集成计划、项目成本预算计划、项目质量管理计划、项目资金计划、人员配备计划等。项目的工作分解结构、组织分解结构和已识别的风险对于制定项目采购计划也是必需的。

6.约束条件与基本假设

约束条件是限制项目组织选择所需资源的各种因素。对于许多项目来讲，最普遍的约束条件之一是资金的可获得性。在制定项目采购计划时，一定要考虑由于项目资金的限制，可能得牺牲资源的质量等级，而去寻找价格更低，但同样能满足项目需求的资源。由于项目采购存在着诸多变化不定的环境因素，项目的实施组织在实施采购过程中，面对变化不定的社会经济环境所作出的一些合理推断，就是基本假设。例如，现在只知道某种资源的现价，并不了解当项目将来实际采购这种资源时它的价格，所以就需要假设一个价格，以便确定项目采购计划。这些约束条件与基本假设对于制定项目采购计划都是很重要的信息。

（二）项目采购计划的编制

项目采购计划的编制过程就是依据上述有关项目采购计划所需的信息，结合项目组织自身条件和项目各项计划的要求，对整个项目实现过程中的资源供应情况做出具体的安排，并最后按照有关规定的标准或规范，编写出项目采购计划文件的管理工作过程。其中，项目采购计划的主要文件包括项目采购计划、项目采购工作计划、项目采购标书，供应商评价标准等文件。这些项目采购计划工作文件将用于指导后续的项目采购计划实施活动和具体的采购工作。例如，项目采购标书在项目采购或承发包招标之前，就需要交给潜在的供应商或分包商。一个项目组织在编制采购计划中需要开展下述工作和活动。

1.确定采购需求

采购需求是由采购实体确定的，确定采购需求时，应考虑采购的资源整体布局、资源产品的原产地、采购资源的社会效益等，要控制盲目采购，重复采购等问题。确定采购需求是整个采购过程中的一个非常关键的环节。

2.预测采购风险

采购风险是指采购过程中可能出现的一些意外情况，例如支出增加，推迟交货等，这些情况都会影响采购预期目标的实现，因此预测采购风险也是采购工作中的一个重要步骤。

3.采购方式与合同类型的选择

在制定项目采购计划的过程中，项目组织还应该考虑以何种方式获得各种资源和究竟需要与资源供应商或分包商签订什么类型的采购合同。项目资源的获得方式可以通过询价选定一家供应商或分包商的方式，也可以采用招投标的方式。这需要根据如何能够既有利于维护项目组织的利益，同时又能保证项目资源充分而及时地供给，从而不耽误项目的工期。合同类型的选择一般需要选用下列三种之一：固定价格合同、成本补偿合同、单价格合同。三种类型的合同对项目组织和供应商各有利弊，作为买主的项目组织应该根据项目具体情况和所要采购资源的具体情况仔细地反复权衡。(www.xing528.com)

4.项目采购计划文件的编制和标准化

在分析和确定了上述因素之后，就可以使用各方面资料编制项目采购计划了。在这种计划的编制中，可以采用专家分析法、经济期量订货法、综合平衡计划方法等具体方法。项目采购计划编制工作的文件包括项目采购计划、项目采购工作计划、项目采购标书、供应商评价标准等文件。一般讲这些计划管理文件按照一定的标准格式编制，以便供应商或分包商容易理解。在该方面常见的标准格式文件包括标准的采购合同，标准的劳务合同、标准的招标书、标准的计划文件等。如果项目组织需要从外部进行大量的资源采购活动，那么应该对这类文件的大部分都进行标准化处理，从而使项目采购计划更为科学和实用。

（三）项目采购计划编制的文件

项目采购计划编制工作的文件是一系列的项目采购工作与管理所需的指导文件。这方面的主要项目文件包括。

1.项目采购计划

项目采购计划编制工作最重要的文件是项目采购计划。在项目采购计划中，全面地描述了项目组织未来所需开展的采购工作的计划和安排，这包括从项目采购的具体工作计划，到招投标活动的计划安排以及有关供应商的选择、采购合同的签订、实施、合同完结等各项工作的计划安排。在项目采购计划中，应该对以下的问题做出回答。

（1）采购工作的总体安排。在项目采购计划中，项目组织要明确项目采购的总目标，规定项目所需采购的总的资源数量、品种及费用和在资源采购中应该开展的各种采购工作及其管理活动的计划与安排。

（2）采用什么类型的合同。项目组织要明确规定在资源采购中，何时采用一般供应合同，何时采用固定价格合同，何时采用成本补偿合同，而何时采用单位价格合同。

（3）项目采购工作责任的确定。是指项目组织的资源采购各部门应该承担的责任和执行的过程。要明确项目组织的上级单位，项目组织，甚至资源供应商的工作责任。例如，询价、发盘、还盘、签合同、招投标等工作都是谁的责任、时间如何安排等。

（4）项目采购计划文件的标准化。一般讲，项目采购计划文件必须标准化，尤其是大量采购项目标准文本包括标准合同文件、采购标的（物）描述的标准文本、招投标的标准文本等。

（5）如何管理资源供应商。如果项目组织需要很多资源供应商或分包商，如何管理好这些供应商或分包商也是项目采购管理中一个很重要的问题。包括如何选择、如何控制和如何影响他们以及如何确定履行采购合同规定的责任和义务等。

（6）如何协调采购工作与其他工作。项目采购是项目及时获取外部资源的过程，如何将采购工作与项目其他方面的工作合理地协调，一起推动项目的发展，实现项目的目标是项目采购计划的一个重要内容。例如，如何协调项目实施的进度和绩效与项目的采购工作，因为项目进度和绩效的变化会直接影响到项目对于资源需求的时间和数量，从而直接影响项目采购计划和采购工作。

2.项目采购作业计划

项目采购计划的第二项文件是编制和生成的项目采购作业计划。项目采购作业计划是指根据项目采购计划与各种资源需求信息，通过采用专家判断法和经济期量标准、经济订货点模型等方法和工具，制订出的项目采购工作的具体作业计划。项目采购作业计划规定和安排了一个项目采购计划实施中各项具体工作的日程、方法、责任和应急措施等内容。例如，对以一种大量使用的外购零配件，何时需要开始对外询价，何时获得各种报价，何时选择向标的（物）供应商开始发盘、还盘、谈判、签约等各项工作；而对于项目所需劳务的承发包，何时开始发布招标、发放标书、开标、中标、谈判签约等，都需要在项目采购作业计划中安排和确定。

3.采购要求说明文件

项目采购计划编制工作的另一个重要文件是编制出了采购要求说明文件。在采购要求说明文件中，应该充分详细地描述采购要求的细节包括需要考虑的技术问题和注意事项的重要资料，以便让供应商确认自己是否能够提供这些产品或劳务。这里的“充分详细”要求可以根据产品或劳务的特性、项目组织的需求、采购适用的合同格式而有所不同。但是无论怎样，项目组织都必须保证在采购要求说明文件清晰地描述所需采购的具体产品或劳务。

采购要求说明文件在任何时候，其详细程度都应该保证以后项目的顺利进行，例如，项目采购的产品在使用过程中所需的技术支持服务、项目采购的设备在未来项目实现并投入运营以后所需的技术服务等。这些必要的服务要求应在采购要求说明文件中明确地作出规定和说明。在一些具体应用领域，对于项目采购要求说明文件还有一些特定的内容和格式要求。

在项目采购工作过程的后续阶段，采购要求说明文件将随着这些过程不断地传递和转移；在传递和转移中，它也可能会被重新评估、定义、更新或改写；或者说采购要求说明文件在转移中将会由于发现了新的问题而被修订和更新。例如，某个供应商可能会提出比原定采购方法，或者采购的资源更为有效的解决办法，也可能会提供比预定产品成本更低的替代产品，此时必需修订或者重新编写采购要求说明文件。每项独立的采购工作都需要有各自的采购要求说明文件。当然，有时多个产品或劳务构成一个整体，也可以组成一项采购工作，从而使用一份采购要求说明文件。

4.采购工作文件

采购工作文件是项目组织在采购工作过程中所使用的一系列的工作文件，主要是为了项目组织顺利的开展工作和所传达的信息能够被迅速传递和反馈，例如，项目组织借助这些采购工作文件向供应商寻找报价和发盘。采购工作文件有不同的类型，常采用的类型有投标书、询价书，谈判邀请书，初步意向书等。

一般采购工作文件都有标准格式并按规范化编制的。这些采购工作文件的内容包括相关的采购要求说明，采购者期望反馈的信息说明以及各种合同条款的说明等。编制采购工作文件要有足够的灵活性，即便于项目组织能准确完整理解来自供应商持续、可比较的反应，同时又要有利于供应商执行并完成采购合同。

5.采购评价标准

采购计划编制的科学性和可行性应依据能否顺利完成项目目标来确定，同时必须确定一个评价标准，来帮助项目组织顺利地执行计划。项目的采购评价标准即有客观评价的标准指标，也有主观评价的标准指标，必须将其定性化和定量化。采购评价标准是项目采购文件的一个重要组织部分。例如，表9-1是一个综合采购的评价的标准体系。