公文格式是公文具有法定的权威性和组织约束力在形式上的表现，是区别公文与一般文章的重要标志，也是保证公文的质量和提高办文效率的重要手段。
公文版心尺寸以三号字计算，版心宽28字，版心高22行（不含页码），行距为7/8个三号字高。天头为37mm±1mm；订口为28mm±1mm；版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。
1.眉首部分 置于公文首页红色反线（含）以上的各要素统称眉首。各级行政机关的眉首部分一律要统一式样，发文机关标识用字不同级别规格不同。眉首部分发文机关标识和横线印成红色，其余各项均印黑色。
（1）公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。并不是所有的公文都需要编制份数序号，但带有“绝密”、“机密”级的公文必须要编制份数序号。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号。
标识公文份数序号时，用阿拉伯数码顶格排在版心左上角第一行。一般来说，份数序号应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位（“1”编为“01”）。
（2）秘密等级和保密期限 秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。凡涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。
如需标识秘密等级，用三号黑体字，顶格排在版心右上角第一行；如需同时标识秘密等级和保密期限，用三号黑体字，顶格排在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。如不标识保密期限，秘密等级两字之间应空1字距离，如需标注保密期限，则秘密等级的两字间不空距离，以使该字段不致过长。
（3）紧急程度 紧急程度是对公文送达时限的要求。紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
紧急程度用三号黑体字，顶格排在版心右上角第一行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格排在版心右上角第一行，紧急程度顶格排在版心右上角第二行。
（4）发文机关标识 发文机关标识即人们通常所称的“红头”。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。
公文为平行文或下行文时，发文机关标识上边缘至上版口25mm（约2行，用于标识份数序号、密级和紧急程度）。公文为上行文时，发文机关标识上边缘至上版口80mm（空白处供上级机关批示文件用）。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次排。
发文机关标识推荐使用小标宋体字居中排，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm（高×宽）。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
（5）发文字号 发文字号是发文机关在年度内发文的顺序，发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文只标明主办机关的发文字号。序号按文件发出时间顺序排列。
发文字号在发文机关标识下空2行，用三号仿宋体字居中排；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称（如〔1997〕不能用〔97〕），用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（1不编为001），不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
（6）签发人 上行文需标识签发人、会签人姓名，主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事项负责。
签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左版口1个字，签发人姓名居右版口1个字；“签发人”3个字用三号仿宋体排，后标全角冒号，冒号后用三号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处同一行，并使红色反线与发文字号的距离为4mm。
（7）红色反线长与版心宽相同，宽为1mm，印红色。如果系党的机关公文，线中间排有一个五角星。
2.主体部分 置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体。公文实质性的内容均在主体部分。主体部分印黑色。
主体部分排版规则中有两条原则是任何情况下不能违反的。一是公文首页必须显示正文；二是印章与正文务必同处一页。在不违反这些原则的情况下，必要时其他格式可作适当变通。
（1）公文标题 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号（个别情况会用到引号和括号）外，一般不用标点符号。
公文标题用二号小标宋体字排在红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布；转行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（2）主送机关 主送机关是指公文的主要受理机关。主送机关名称应当使用全称或者规范化简称、统称。
主送机关名称在标题下空1行用三号仿宋体字居左顶格排，转行时仍顶格排；最后一个主送机关名称后排全角冒号。主送单位多时，应根据不同层次用顿号、逗号分开。
如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
（3）公文正文 正文用来表达公文的具体内容。要求表达准确、简明扼要、条理清楚、层次分明。
正文用三号仿宋体排于主送机关下一行，每自然段距左版口2个字，转行顶格排。
公文正文的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
公文按规定使用国家法定计量单位。
文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
公文正文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。数字、年份不能分行排。
（4）附件 公文正文中有一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述。公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。为了保证这一点，需要在公文正文之后标注附件的序号和名称，然后在附件上同样标识附件的序号和名称，以显示附件与正文的不可分割的关系。
公文如有附件，“附件”2字用三号仿宋体字排在正文下，空1行距左版口2个字，“附件”后排全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格排“附件”，有序号时加排序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格排上公文的发文字号并在其后排“附件”（或带序号）。
（5）成文日期 成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。成文时间以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，电报以发出日期为准。
成文日期用汉字将年、月、日排全，“零”应用“○”标识（如：二○一○年八月三十一日）；成文日期的标识位置要依印章的位置而定。
（6）公文生效标识 公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。单一机关制发的公文与联合行文公文生效标识格式不同。
①单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右侧距后版口4个字排；加盖印章应上距正文2～4mm（1行之内），端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
②联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各距版口7个字排；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。(www.xing528.com)
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上（采用同种加盖印章方式）。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右侧距后版口4个字排成文时间。
③特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
（7）附注 附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决。
公文如有附注，附注应用圆括号括入，用三号仿宋体字，距左版口2个字排在成文日期下一行。
3.版记部分 置于主题词（含）以下的各要素统称版记。
（1）主题词 主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。国家行政机关公文主题词按国务院办公厅编制的《国务院公文主题词表》选用。党的机关公文主题词按中央办公厅秘书局编制的中国共产党机关《公文主题词表》选用。
“主题词”3字用三号黑体字，居左顶格排，后排全角冒号；词目用三号小标宋体字排；词目之间不要加顿号，空1个字排。
（2）抄送机关 抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，抄送机关名称应当使用全称或者规范化简称、统称。
公文如有抄送机关，标识在主题词下一行；左右各距版口1个字排，“抄送”2字用三号仿宋体字排，后排全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，转行时与冒号后的抄送机关对齐排；在最后一个抄送机关后排句号。
如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
（3）印发机关和印发日期 印发机关和印发日期是对印制有关内容的说明。
印发机关距左版口1个字，印发日期距右版口1个字，用三号仿宋体字排抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。
（4）版记的反线 版记中各要素之间加一条反线隔开，一是为显示各要素之间的区别，二是如此设计显得美观。要注意最后一个要素之下要有一条反线。
反线长度同版心宽，宽度为1mm。
（5）版记中的位置 版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。
版记一定要放在公文的最后即公文的最后一面（公文均双面印刷）的最下面的位置。之所以这样规定，是为了保证公文的完整性。因为公文的开始部分很明显，即印有红头的首页，而结束部分就是版记。这样，红头与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分，由此可以准确认定公文是否完整。确定版记的位置在实际操作中会遇到以下情况：
①公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一面标识版记，此时版记要放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。
②公文的篇幅如果在一个折页（4面）以上，这时公文的页数一般应是4的倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少（一般不会超过3面）。
③公文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记，而该页又是4的倍数，此时版记应置于该空白处，以免造成不必要的浪费。如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识自己的版记。
4.页码 页码用四号半角白体阿拉伯数码标识，排在版心下一行，数码左右各排1条四号一字线，一字线距下版口7mm。单页码距右版口1个字，双页码距左版口1个字。空白页和空白页以后的页不标识页码。如公文只有1面，反面空白，则该面不标识页码。
5.公文中表格 公文如需附表，对卧排A4纸型表格，应将页码放在卧排表的左侧，单页码排在表的左下角，双页码排在表的左上角，单页码表头排在订口一边，双页码表头排在翻口一边。
公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放版记，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页封四上。
6.公文的特定格式 公文中“命令”、“函”和“会议纪要”的格式要求与其他公文不同，有其特定的格式。因此，一般将这三种格式以外的公文格式称“文件式”（有的软件模板称“通用格式”）。
（1）命令格式 命令（令）可以说是国家行政机关发文的最高级形式。命令（令）适用于依照有关法律规定发布行政法规和规定；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。从命令（令）的适用内容也可以看出其权威性、重要性。因此，特别规定了命令（令）的格式，这个格式应严格按照执行，以从表现形式上维护国家政令的权威性和统一性。
命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定，但不能超过上级机关标识的字号。命令标识上边缘距上版口20mm，如果是联合发布命令（令），在首位的发文机关也要在此处标识，其余机关下移，“命令（令）”字右侧上下居中。命令标识下边缘空2行居中标识令号，令号用黑体字较庄重，前加“第”字，即“第×号”。令号顺序的编制自发第1号令开始，不受年度限制，这与发文字号不同，发文字号序号以年度为限。令号下空2行标识正文，中间没有红色反线，与“文件式”公文格式不同。正文之下一行距右版口4个字标识签发人亲笔签名章，签名章用红色，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令（令）的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行距右版口2个字标识成文日期。分送机关标识方法同抄送机关，命令（令）不分主送、抄送。其他要素格式同“文件式”格式。
（2）信函式格式 在制发机关公文的实践中，经常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文，用于处理日常事务的平行文或下行文，而且使用频率很高。这种公文除了不标识签发人以外，其他要素均与“通用式”公文相同。
信函式公文的发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定，但不能超过上级机关标识的字号。发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下一行，居右顶格排。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下一行居左顶格排。两线之间其他要素格式同“文件式”格式。
（3）会议纪要格式 会议纪要的格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言。国家行政机关的办公会议是本机关决策的最高机构，会议议定的事项都是本机关的决策事项，并以固定形式的会议纪要印发。至于用作公文种类的会议纪要，可用“文件式”或“信函式”公文形式来发，并在标题中显示。
会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。其标识位置同“公文式”发文机关标识，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定，但不能超过上级机关标识的字号。会议纪要不加盖印章。其他要素格式同“文件式”格式。
公文中各部分要素不是每件公文都必须具备的，公文中没有的要素，排版时不保留位置。但是需要一定的要素时必须按格式排。不能别出心裁，随意而为。这是公文与其他文章的显著不同之处，也是公文合法性、有效性的标志。
图6-1、图6-2、图6-3、图6-4、图6-5分别为各种“公文式”格式的首页、末页的示意图；图6-6、图6-7、图6-8分别为“命令式”、“信函式”、“会议纪要”格式的示意图。
图6-1 下行文、平行文首页格式示意图
图6-2 上行文首页格式示意图
图6-3 单一机关行文末页格式示意图
图6-4 联合行文末页格式示意图一
图6-5 联合行文末页格式示意图二
图6-6 命令格式示意图
图6-7 信函式格式首页示意图
图6-8 会议纪要格式示意图
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