优化招标采购阶段流程

1）选择招标方式

工程项目招标方式有公开招标、邀请招标和协议招标等，各种招标方式各有其特点和适用范围。我国招标投标法第十条规定：招标仅分为公开招标和邀请招标，但是在国际工程中议标或者竞争性谈判等也是常见的选择工程承发包方式。一般要根据发包模式、合同类型、业主所拥有的招标时间（工程项目紧迫程度）、业主的项目管理和期望控制工程建设的程度来决定。

①公开招标（无限竞争性招标）是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。对业主来说，公开招标选择范围越大，越有利于择优选取理想的承包商。承包商之间竞争越公平，越有利于降低报价。但是公开招标程序多、时间较长，业主管理工作量大，如需要准备较多的资格审查文件和招标文件，还要组织资格审查、现场踏勘、澄清、评标等工作。并且各项工作必须严格认真组织，以防承包商利用围标、假借资质等不正当竞争行为中标。

②邀请招标（有限竞争性招标）是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织。业主根据工程项目的特点，有目标、有条件地选择几个承包商，邀请他们参加工程项目的投标竞争，这是国内外经常采用的招标方式。邀请招标，由于不需要进行资格预审，可以减少程序、简化手续，能节约招标费用和时间。业主对所邀请的投标人较了解，降低了风险。但是由于被邀请的投标人较少，可能漏掉一些技术上、报价上有竞争力的承包商，业主获得的报价可能不十分理想。

所以，邀请招标一般适合以下几种情况：

a.专业性强，特别是在施工经验、技术装备、专业技术人员等方面有特殊要求的。

b.工程不大，若公开招标使业主在时间和资金上耗费不必要的静力。

c.工期紧迫、涉及专利保护或保密工程等。

d.公开招标后无人投标的。

③协议招标：协议招标是业主直接与一个承包商进行合同谈判，由于没有竞争，承包商报价较高，工程合同价格自然也较高。一般在如下情况下采用：

a.业主对承包商十分信任，如承包商资信很好，业主对承包商十分了解。

b.工程具有特殊性，如军事工程、保密工程、特殊专业工程和仅有一家承包商控制的专利技术工程等。

c.有些采用成本加酬金合同的情况。

d.在一些国际工程中，承包商帮助业主进行项目前期策划，可行性研究，甚至项目的初步设计。当业主决定上马这个项目后，一般采用全包的形式委托工程，采用议标形式签订合同。

议标仅为一对一谈判，无须业主准备大量的招标文件，无须复杂的管理工作，时间较短。但由于该类招标方式没有竞争，所以合同价格通常较高。

2）招标采购阶段的主要内容

合同管理并不是在合同签订之后才开始的，招投标过程中形成的文件本身就是合同文件的组成部分。在招投标阶段应保证合同条件的完整性、准确性、严格性、合理性与可行性。该阶段合同管理的主要内容有：

①编制合理的招标文件，严格投标人的资格预审，依法组织招标；(www.xing528.com)

②组织现场踏勘，投标人编制投标方案和投标文件；

③做好开标、评标和定标工作；

④合同审查工作；

⑤组织合同谈判和签订；

⑥提供履约担保等。

3）合同订立

工程合同的订立，是指发包人和承包人之间为了建立发承包关系，通过协商工程合同的具体内容而形成合同的过程。

（1）订立工程合同的形式

《合同法》第10条规定：“当事人订立合同，有书面合同、口头合同和其他形式”。法律法规规定采用书面形式的，应当采用书面形式。当事人约定采用书面形式的应当采用书面形式。书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。

工程合同由于涉及面广，内容复杂，建设周期长，标的金额大，《合同法》第270条规定：“工程施工合同应当采用书面形式”。

（2）订立工程合同的程序

根据我国《合同法》《招标投标法》及《房屋建筑和市政基础建设工程施工招标投标管理办法》的规定，工程合同的订立程序如下：

a.要约邀请。即发包人采取招标通知或公告的方式，向不特定人发出的，以吸引或邀请相对人发出要约目的的意思。

b.要约。即投标，指投标人按照招标人提出的要求，在规定的期间内向招标人发出的，以订立合同为目的的，包括合同主要条款的意思表示。根据《房屋建筑和市政基础建设工程施工招标投标管理办法》的规定，投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件，对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应。投标文件应当包括投标函、施工组织设计或者施工方案、投标报价及招标文件要求提供的其他材料。

c.承诺。即中标通知，指由招标人通过评标后，在规定期间内发生的，表示愿意按照投标人所提出的条件与投标人订立合同的意思表示。

d.签约。根据《合同法》规定，在承诺生效后，即中标通知产生法律效力后，工程合同就已经成立。但是，由于工程建设的特殊性，招标人和中标人在此还需要按照中标通知书、招标文件和中标人的投标文件等内容经过合同谈判，订立书面合同后，工程合同才成立并生效。需要注意的是，《招标投标法》及《房屋建筑和市政基础建设工程施工招标投标管理办法》规定，书面合同的内容必须与中标通知书、招标文件和中标人的投标文件等内容一致，招标人和中标人不得再订立背离合同实质性内容的其他协议。