我们通常会在预算不够时听到这句话：“设计是昂贵的。”正如我们所知道的那样，花费你一个人的时间去完成一份高效的表达，往往要好过一个低效的表达被推广后所浪费的大家的时间。
但是，如果你一直跟随我的脚步阅读到这里，你可能已经意识到了，我通常要求你们改掉系统默认的设置，我知道这听起来像是在浪费时间，特别是当你需要完成一份很长的报告，而且这个报告有很多作者的时候。我在这里将告诉你们两个方法，以帮助你们节约更多的时间。
在图表设计界，项目经理是最高效的人。他们设计了一个系统，通过使用样式表的方法，来使整个项目变得更加流畅。样式表是关于图表设计的一种记录，这当中最基本的元素是网格线、调色盘和字体设置。这样的特殊设置都是落在同一个页面上，然后再扩散到整个作品中去的。当设计一个新的作品时，原来的那份可以作为模板来使用。通过这个方法，即使新的成员带来了一些新的项目需要加在整个演讲表达当中，那么有关颜色、图片和字体等方面的问题都可以使用已经准备好的设计，也就是样式表中的设计。
对于一些人来说，你的大学或是学院会设定有关字体方面的选择要求。你可以先制定一份表格，然后不停地粘贴它们。你标题中使用的字体是什么？你打算在正文中使用的字体是什么？你的侧边栏的间距是多少？尽早在这些方面做出决定，不要在快完成的时候才更改。
图6.1 样式表
这里有一张我简单制作出来的样式表（图6.1），你可以看到我为文章中的每一个部分所选择的字体（我还将RGB颜色编码写了上去，这样可以确保颜色使用的准确性）。这个样式表的最底下是一些很重要的、有帮助的信息，也就是图片放置的位置和大小。在这张特别的演示文稿中，我试图证明该怎样设计并评估一份报告，所以我经常在我的演示文稿中不停地展示图片，这个特别的样式表帮我设置了图片放置的位置和大小，以确保整份报告的同一性。
很重要的一点是，这张样式表也展示了一些修饰图片的方法，也就是图片设计工具。在现实中，被这样修饰过的图片的效果会看起来更好。当我在Slide Deck中设计图片时，我经常会思考一个问题：原始图片和图解是否会更好？把人物的照片包含到报告中去可以更好地使读者融入其中吗？图片的背景需要白色或者其他颜色吗？回答这些问题可以促使你做更多的研究，帮助你节约时间。
图6.2 为Potent Presentations Initiative设计的样式表
这里还有另外一个例子（图6.2），是我在美国某评估机构借到的一份报告的节选。这是一份关于主动表达能力的报告，在这份报告的最开始，我们联系了一个图表设计者，请他帮助我们设计一个标志，他为我们提供了一些初步设计的草图。左上角的那一幅是他的整体设计，而右边的那一列则是在某些特定场合下使用的，这些图表可以用来做按键、标志和网页的抬头等。这张表格是一个单独的文件，我们可以通过简单的复制粘贴来使用这些图标。我很快就接受了这张图表，并开始积极地使用它。
这当中还有一个程式化的标签（也就是那个带“#”号的标签，它主要是为了适应在推特上的使用），设计者知道我们希望有一个标签，可以放在演示文稿和传单上，这样人们可以更好地传播我们关于主动性的内容。这张图片的设计者还将他所使用的颜色在表格中标记了出来，包括CMYK格式、RGB格式和Web编码，这使我们可以很好地选择适合搭配这些图标的颜色。同时，设计者还将在图标中使用的字体标出来了。
在你自己作品的表格设计中，你可能需要在庞大的字体库中选择最适合的一个，对于那些需要在论文和演示文稿中展示的表格来说，图6.3是一个很好的范例，它给出了你所需要做的决定和你该怎样在表格上展示这些内容元素。
图6.3 字体样式(www.xing528.com)
图6.4 演示文稿的样式
你可能会在演示文稿的侧边栏、图片编码和叙述性文字中用到不同的字体。
在开始进行设计的时候就要考虑清楚这些问题，这样就可以帮我们提高整个项目的表达效率和工作效率。我曾经向一些企业咨询过，然后很开心地发现他们也使用这样的表格，但他们使用的表格并没有太多的细节部分。这看起来有点像微观管理，但由于缺少一些特别的指导，导致断层的存在，这可能会在制作团队或读者中引起一些误解。
确实，我浏览过很多论文和报告，然后发现这是它们当中最主要的一个瑕疵：一旦做出改变，就会出现新的字体、新的颜色等。当这些给读者带来阅读上的困惑时，也反映出作者的缺点。样式表可以帮助我们统一设计，即便是有很多人在做同一件事，而且这种方法对于从事长期项目来说是非常有帮助的。
我们在网络上也有关于表格设计的例子，你可以下载下来阅读和研究。
一旦你确定了你要使用的字体、行间距、颜色或其他设置，那么请保存它们。你可以在软件当中保存这些设定，请先做好这一步，再开始接下来的制作。
图6.5 截屏阐释了根据你的样式表调整设置的方式
首先，你可以更改Word的设置，要在Word窗口右上方的“更改样式”处更改。我们可以右击“更改样式”，然后再点击“修改”，你就会看到如图6.5所示的窗口。通过这个窗口，你可以更改字体、行间距等设置。你还可以分别设定标题和正文的风格样式，使用什么样的风格都由你自己决定。
这些样式被设定好之后，你就可以直接点击上方的选项来更改样式。
在“页面布局”下方的菜单中，你可以在最左边找到一个名为“主题”的按键，点击它，然后选择你所需要的主题，再点击保存，然后用你的项目名称来为这个主题命名。这样做可以确保你所有的项目资料都保持同一种风格。你在主题中所设置的这些选项会一直保留在你的Word文档中，你什么时候都可以使用。你可以通过我的截图看到我做这些的过程，它们都被我放在名为“Custom”的文件里。为了方便起见，我将这些不同的主题分类，我一般会为我的每一个项目创建一个新主题，并将它们划分到不同的文件分类名下。这样做的好处就是，当你把你的文件发送给你的同学或同事的时候，他们需要做的就只是在电脑中点击“保存”选项。
图6.6 截屏展示了保存样式表设置的方法
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