实验设备管理的关键内容

1.计划管理

计划管理包括实验设备的选型和论证,采购计划的制订和审批,计划的实施,从采购到安装、调试、验收等。

(1)选型和论证应遵循使用原则(购置的目的是为了满足使用的需要)、技术原则(考虑可靠性和稳定性、维修性、耐用性、互换性和成套性等)、经济原则(仪器设备的整个使用寿命周期内,以最少的投入取得最大的效益)。

(2)采购计划的制订与实施。要在充分掌握市场信息和技术信息以及充分征求使用人员的意见的基础上,按程序制订计划并加以实施,应十分重视订货合同及其管理。

(3)实验设备的验收是实现实验设备计划的重复环节,是保证实验设备质量的关键,是保证实验设备投入正常使用的基础。常用实验设备的验收,可由物资设备部门的验收人员、采购人员及使用单位的有关人员承担。实验设备的验收一般分为常规验收和技术验收。

常规验收是指对实验设备的自然情况按订货要求进行检验。主要目的是检验实验设备是否按计划要求购入及对实验设备的包装、外表完好程度进行检验,核对零配件、备件及说明书等技术资料是否齐全。

实验设备技术验收的目的是保证实验设备有一个良好的技术状态。技术验收的主要内容是按照说明书的要求安装调试实验设备,检验实验设备的各项技术指标是否达到规定要求。

验收人员必须做好验收记录,验收记录是实验设备的技术档案的重要组成部分之一。验收完毕后应及时投入使用。如果发现残缺损坏,数量和质量不符合合同规定要求,或未按计划采购的,应和采购人员一起查明原因,及时办理退、换、补等手续。

2.常规管理(www.xing528.com)

常规管理也叫作日常事务管理,包括实验设备的分类、编号和登记、规章制度的建立和贯彻执行,落实实验设备使用保管人员,实验设备的出借、转让和调拨,实验设备事故处理等。

(1)实验设备的分类编号。实验室实验设备种类繁多,按不同的类别、用途和属性,分类编号和登记是实验设备管理的重要手段。例如按教育部统一制定的《高等学校固定资产分类目录》进行分类编号。一级分类为六大类,以下为二级、三级、四级分类,采用八位数字四节编码法。八位数字之后,用短横分开,为仪器设备的顺序号。其中一级分类为:①房屋和建筑物;②专用设备;③一般设备;④文物和陈列品;⑤图书;⑥其他固定资产。

分类编号确定之后,为了便于核对管理,同时要在实验设备上打上标志(漆号或贴标牌)。另一方面,要建立固定资产管理卡片(一式三份),并登入固定资产总账、分户账和分类账。定期复核查对,做到账、卡、物一致。

仪器设备的账、卡管理是一项工作量很大、非常繁琐而又细致的工作,稍一不慎,就会出差错。所以,采用计算机资产管理系统代替繁重的人工工作,以提高工作效率。

(2)实验设备的使用保管。实验设备经过验收投入使用后,使用单位要落实操作和保管人员,建立岗位责任制,制订操作规程和维护、使用管理办法,以保证实验设备处于良好的可用状态。因教研任务不足,使用效率不高的实验设备,可组织开放使用,为其他单位使用提供方便条件。凡本单位已不再适用或长期闲置的实验设备,要及时调出,对不值得改造升级的老旧实验设备,可申请报废,经过技术鉴定,办理报废手续,并做财务处理。

(3)实验设备的出借和调拨。由于教学、科研任务的变动或实验条件的更新,在用的仪器设备,都有可能外借或调拨,应该按照主管部门制定的有关规定履行手续,实验设备的转让或调拨,无论是有偿的还是无偿的,实验设备的所有权均要发生变动。因此,一定要进行质量鉴定,办理资产转移和相应的财务处理。

对于临时借给外单位使用的实验设备,所有权虽然不改变,但要办理借用手续。在外借时,须向借用人交代实验设备的完好情况和使用注意事项。归还时应仔细验收,了解其使用情况,并登记在使用记录中存档,以便在备查。如发现问题要及时处理。对于借用过期不还的要抓紧催还,补办续借手续。

(4)实验设备的事故处理。发生实验设备损坏、丢失事故时,必须立即报告,迅速组织有关方面查明情况和原因,分清责任,提出处理意见。处理事故要坚持做到“三不放过”,即事故原因分析不清者不放过;事故责任者和有关人未受到查处和教育时不放过;没有采取防范措施的不放过。凡因责任事故造成损坏丢失的,均应赔偿。在考虑赔偿的时候,要根据具体情节,损坏价值的大小,责任者的一贯表现以及事故发生后的认识和态度等因素,具体分析,区别对待,责令赔偿损失的一部分或全部。对造成重大损失的,后果严重的,除责令赔偿外,应根据具体情况给予行政处分或依法追究刑事责任。