实验室档案管理及收集手段

1.实验室档案的管理

档案是实验室活动的真实记录,是社会的宝贵财富,应由资料档案室集中统一保管。实验室档案要做到系统性、连续性、真实性、可靠性、法律权威性和可追溯性,在管理上要遵循以下程序。

实验室必须建立和健全资料档案的形成、积累、整理、归档制度,并列入实验室工作程序,列入有关部门和有关人员的职责范围,做到实验室每项活动和工作的实施、检查、管理等活动都有完整、准确、系统的资料档案归档。

(1)整理:凡归档的实验室教学、研究文件材料,都应做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰,宜用蓝黑墨水、碳素墨水以签字笔书写,禁用铅笔书写。对实验仪器形成的热敏类数据资料,应复印一份同时归档,以利长期保存。一个教学、研究项目、一项工程或其他技术工作,在完成或告一段落后,都必须将所形成的教学、研究文件材料,按其自然形成规律,按归档具体要求加以系统整理分类,组成保管单位。立卷,填写保管期限,注明密级,由专题负责人审查签字后送资料档案室归档。

(2)归档:资料档案要及时的归档,一项教学、科研工作完成、科研成果鉴定、仪器设备正常运转、基建工程竣工验收后及时整理,随时归档。人员培训计划、工作总结、综合性记录(例如实验室开出记录等)以年度为单位,在年终汇总后归档。因故中断的教学、科研项目,专题负责人必须将该项目的技术文件材料及时整理归档。资料档案的管理确保归档的文件材料完整、准确、系统。文件书写和载体材料耐久保存,文件材料整理符合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

(3)保密:根据有关规定,确定档案保管期限,划定档案密级。采取有效措施对档案进行安全保管,并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。

(4)鉴定:对保管期限已满的档案进行鉴定,确无保存价值的档案应登记造册,按有关规定经实验室法定代表人或实验室负责人批准后进行监督销毁。

(5)利用:资料档案室应积极主动地开展档案利用工作,制定档案借阅制度和复制制度,努力开发档案信息资料,为利用者提供及时、有效的服务。(www.xing528.com)

2.实验室工作档案的收集

(1)实验室工作人员每天应记录实验室的仪器设备运行情况,年底将记录归档备查。

(2)每个实验室应有设备仪器维修记录,实验室应有水电及动力维修记录,年底将各种维修记录存档。

(3)实验室工作人员应做工作日志,年底将工作日志归档。

(4)实验室安全员每月应进行一次安全检查记录存档。

(5)年末应对实验人数、实验项目和设备使用率做统计,将统计结果存档。

(6)实验室每年应对每位工作人员进行年度考核,工作人员考核表应归档备查。