如何优化实验室档案管理：挑战与解决方案

1.实验室档案管理的定义

实验室建立资料档案管理系统,把实验室的各项管理工作的进展情况及结果如实记录在册,为组织考核提供依据,同时也为实验室向量化管理发展创造条件。实验室资料档案管理系统包括实验仪器设备进账、说明书和技术资料、实验通知单、规章制度、各项管理工作记录、实验教学年报表和工作总结等资料。

2.建立实验室档案的目的

(1)实验室在运行过程中会产生大量的原始信息和资料,这些信息资料直接反映实验室能力水平,对于追溯实验过程中的客观性、真实性方面发挥着越来越重要的作用,没有这些信息资料就失去了实验室应有的意义。

(2)实验室档案是实验工作的真实记录,具有原始性、凭证性,是原始的技术凭证和法律证据,是开展调查研究的重要依据。(www.xing528.com)

(3)能客观地反映实验室的管理水平和教研质量;能增强领导决策的科学性;可以提高实验室整体质量水平;起到维护实验室的声誉和法律地位的重大作用。

总之,实验室档案管理系统首先是日常工作的溯源凭证;其次是实验室资质认定时的鉴定材料;第三是实验教学和科学研究的信息资源。

3.实验室档案管理存在的问题

①档案管理混乱,没有保密意识。②无专柜、专人负责妥善保存检测记录和各种档案。③资料残缺,不系统;甚至档案丢失。④记录未完善就存档,⑤只注重工作过程和检验结果,而忽略对资料的全面收集、整理、归档和利用分析,多数实验人员不能及时完善记录,传统过程就是来样检测——出具报告——下班,致使建档意识淡薄。⑥实验室有工作及活动而无记录。⑦有措施而无书面文字记载和资料存档。⑧无制度、无职责,无专门或兼职的档案管理员。⑨实验室的档案繁杂,原始资料量巨大,涉及内容广泛,不易明确归类。⑩单位对实验室档案管理的重要性认识不足,只注重业务工作的建设,认为档案管理不是实验室的主流业务,从而忽略对实验室档案工作的综合发展。