实验室信息系统和管理的重要性

实验室管理的任务在于通过有效地管理好人、财、物等资源来实现实验室的目标,而要管理这些资源,需要通过反映这些资源的信息来管理。每个实验室管理系统都首先要收集反映各种资源的有效数据,然后,再将这些数据加工成各种统计报表、图形或曲线,以便实验人员能有效地利用实验室的各种资源来完成实验室的建设和管理工作。所以,信息是管理上的一项极为重要的资源。信息对于管理之重要在于“管理就是决策”。实验室管理工作的成败,取决于能否做出有效的决策,而决策的正确程度则取决于信息的质和量。

一定的管理方法和管理手段是一定社会生产力发展水平的产物。现代社会的特点是分工越来越细,对各种问题的影响因素越来越错综复杂,对情况的反应和做出决定越来越要求迅速及时,管理效能和教学、科研效能越来越取决于信息系统的完善程度,因此对信息的需要不仅在数量上大幅度增加,而且在质量方面也要求其正确性、精确性和时效性等不断提高。传统的手工系统越来越无法应付现代管理对信息的需要。科学技术的发展,必然会在越来越大的教学、科研活动范围中,把碰运气、照旧传统办事及靠猜测等现象从决策过程中排除出去。基于计算机的信息系统,能把教学和科研过程中的巨大数据流收集、组织和控制起来,经过处理,转换为对实验人员来说都是不可缺少的数据,经过分析,使它变成对实验人员做决定具有重要意义的有用信息。特别是运筹学和现代控制论的发展,使许多先进的管理理论和方法应运而生,而这些理论和方法又都因为计算工作量太大,用手工方式根本不可能及时完成,只有现代电子计算机的高速准确的计算能力和海量存储能力,才为这些理论从定性到定量方面指导决策活动开辟了新局面。

任何组织都需要管理。所谓组织,指的是人们为了实现共同目标而组成的群体和关系,例如实验室、实验室业主单位、高等院校、科研院所、企业、公司等,它们都具有一定的形式和结构,并完成其特定的功能。一个组织的管理职能主要包括计划、组织、领导和控制四大方面,其中任何一方面都离不开信息系统的支持。下面分别讨论实验室信息系统对计划职能、组织职能、领导职能和控制职能的支持。

1.信息系统对计划职能的支持

计划是对未来做出安排和部署。任何实验室的活动实际上都有计划,只不过这种计划是否正式而已。非正式计划容易造成不协调和不完整,正式计划不仅可以作为行动的纲领,而且也是对执行结果评价的依据。管理的计划职能是为实验室确定目标,拟定为达到目标的行动方案,并制定各种计划,使各项工作和活动都能围绕预定目标去进行,从而达到预期的效果。高层的计划管理还包括制定总的战略和总的政策。计划还应该为组织提供适应环境变化的手段与措施,因为急剧变化着的政治、经济、技术和其他因素,要求及时修订计划和策略。

信息系统对计划的支持包括如下方面:

(1)支持计划编制中的反复试算。信息是制订计划和实施计划的基本依据。为了使计划切合实际必须收集历史的和当前的数据,通过分析,研究变化的趋势和预测未来,还要围绕计划目标进行大量、反复的计算,拟定多种方案。在这过程中,多方案的比较及每个方案中个别数据的变动都可能引起其他许多相关数据的变动。虽然计算方法不一定那么复杂,大都是一些简单的表达式,但表达式之间的关系却都错综复杂,所以计算工作量特别大,通常需要事先设计一些计划模型,然后用不同的输入变量的值去反复试算。这是一项十分繁琐的计算工作,如果没有计算机的支持,不仅工作量大,而且还会影响计划编制人员的工作积极性。

(2)支持对计划数据的快速、准确存取。为了实现计划管理职能,重要的是建立与计划有关的各种数据库,其中主要有:

1)各类定额数据库。如劳动定额数据库、设备利用定额数据库、物资消耗定额数据库、资金利用定额数据库、管理费用定额数据库和实验能力定额数据库等。

2)各类计划指标数据库。

3)各种计划表格数据库等。

完善和充分利用上述各种数据库系统,可以实现对实验室计划数据的快速、准确存取,从而使实验室的生产经营指挥系统得到大大的加强。

(3)支持计划的基础——预测。预测是研究对未来状况做出估计的专门技术,而计划则是对未来做出安排和部署,以达到预期的目的,所以计划与预测虽是两个不同的概念,但计划必须在预测的基础上进行。预测支持决策者做出正确的决策,制定可靠的计划。

预测的范围很广,预测的方法也很多,诸如主观概率法、调查预测法、类推法、德尔菲法、因果关系分析法等。这些预测方法的计算量大,常常要用计算机来求解。

(4)支持计划的优化。在实验室编制计划时,经常会遇到对有限资源的最佳分配问题。例如,某实验室从技术上看,有可能研发几种产品,每种产品的单位利润差别很大。一般来讲,各产品的研发路线不同,即研发中分别经过不同的加工设备。现在有M种设备,每种加工设备每年可提供的设备研发能力是一个有限的值。编计划时,就可能提出,研发哪几种产品(即如何搭配产品)可以在设备研发能力允许的约束条件下,获得最大的效益。对于这样一个问题,可以列出数学模型,然后在计算机上通过人机交互方式进行求解。(www.xing528.com)

2.信息系统对组织职能和领导职能的支持

组织职能包括人的组织和工作的组织。具体包括:确定管理层次、建立各级组织机构、配备人员、规定职责和权限,并明确组织机构中各部门之间的相互关系、协调原则和方法。

信息技术是现阶段对实验室组织进行改革的有效的技术基础。信息技术的发展促使实验室组织重新设计、实验人员工作的重新分工和实验人员职权的重新划分,从而进一步提高实验的管理水平。

传统实验室组织结构采用“金字塔”式的纵向的多层次的集中管理,其运作过程按照一种基本不变的标准模式进行。由于其各项职能(教学、研发等)分工严格,加之信息传递和反馈手段落后,导致应变能力差,管理效率低且成本高昂。随着信息技术的飞跃发展,上述这种传统的实验室组织结构正在向扁平式结构的非集中管理转变,其特点是:

(1)通信系统的完善使上下级指令传输系统上的中间管理层显得不再那么重要,甚至也没有必要再设立那么多的管理层。

(2)部门分工出现非专业化分工的趋向,实验室部门的功能互相融合、交叉,如研发部门可能兼有教学、新技术市场推广等功能。

(3)计算机的广泛应用使得实验室上下级之间、各部门之间及其与外界环境之间的信息交流变得十分便捷,从而有利于上下级和成员之间的沟通,可以随时根据环境的变化做出统一的、迅速的整体行动和应变策略。“扁平化”管理的实质是“信息技术进步大大降低了组织内部信息交流的成本”,“决策层与执行层之间距离的缩小和最终向合一回复”。

另一方面,全球网络(Global Networks)的出现,使实验室的教学和科研不再受地理位置的限制,可以在全世界范围内运作,事务处理成本和协作成本都可明显降低;实验室网络的建设,多媒体计算机和移动计算机的广泛应用使信息传送从文字向多媒体发展,使领导和管理人员接受更多的信息和知识,使实验室对工作过程重新设计成为可能,使个人和工作组之间的协调得以进一步加强,从而形成一种新的、管理层次少的组织形式,它依靠近乎实时的信息进行柔性的运作,管理工作更加依赖于管理人员之间的协作、配合以及对信息技术应用的把握。

领导职能的作用在于指引、影响个人和组织按照计划去实现目标。这是一种行为过程。领导者在人际关系方面的职责是领导、组织和协调;在决策方面的职责是对组织的战略、计划、预算、选拔人才等重大问题做出决定;在信息方面的职责是作为信息汇合点和神经中枢,对内对外建立并维持一个信息网络,以沟通信息,及时处理矛盾和解决问题,由此可见信息系统在支持领导职能方面的重要作用。

3.信息系统对控制职能的支持

一切管理内容都有控制问题。控制职能是对管理业务进行计量和纠正,确保计划得以实现。计划是为了控制,是控制的开始。执行过程中需要不断检测、控制,通常是把实际的执行结果和计划的阶段目标相比较,发现实施过程中偏离计划的缺点和错误。所以,为了实现管理的控制职能,就应随时掌握反映管理运行动态的系统监测信息和调控所必要的反馈信息。在企业管理方面,最主要的控制内容包括:

行为控制是指对人的管理。为了真正调动人的积极性和创造性,不能简单用行政命令、强制手段来管理,除加强思想工作,还要借助于行为科学,要通过收集、加工、传递、利用人的行为信息来对人的行为进行协调和控制。人员素质控制,特别是关键岗位上人员素质的控制。质量控制,特别是实验的关键流程的质量控制和实验结果和数据的质量控制。还有库存控制、实验教学进度控制、成本控制、财务预算控制及实验室成本和利润的综合控制、资金运用控制和收支平衡控制等。这些控制中大多数都由信息系统支持和辅助。

随着科学技术的发展,自动化、智能化的控制将是一种更高级的形式。拿对实验过程的控制来说,信息系统将有能力自动监控并调整实验的物理过程。还有一种趋势就是一些实验的生产过程控制正由过去的集中控制、集中管理式系统向分散控制、集中操作、监视、集中处理信息、集中管理的集散式系统方向发展。在这种控制系统中引入了管理机,与MIS相沟通,并分别与MIS的各个子系统交换信息,从而可能形成一种更为综合的信息系统。

综上可见,信息系统对管理具有重要的辅助和支持作用,现代管理要依靠信息系统来实现其管理职能、管理思想和管理方法。