如何向高层汇报实验室项目申请和进展

在具体的实验室建设工作中,时常发现广大实验室人员苦于一个问题,那便是实验室建设方案如何顺利地通过评审会,如何才能打动高层领导,使实验室项目获得立项,这是一个普遍的问题。

在实际操作中,实验室建设方案可分为申请前工作与申请后工作两种情况。申请前工作主要针对实验室的建设提出申请与初步规划方案。涉及的内容不宜过多,概况阐述即可,让高层有个概念就好。具体的实施细节,待申请批准后再进行细化、充分考虑。这里,我们只讨论第一种情况,也就是最基础的一步,申请前工作,即如何使申请方案获得批准。

首先,大家要意识到一点,高层最缺少的是什么?对!是时间。所以我们要抓紧这个关键点,实验室建设申请报告不要冗长,更不要废话连篇。要直截了当,开门见山。申请报告最基本的编写原则就是:用最精练的语言,表述最重要的事情。

因实验室的建设存在多样化、独特化的特点。在这里和大家分享一种实验室申请的思路——6W3H,供大家学习、讨论、思考。即:Why——目的;What——事件;When——时间;Where——地点;Who——对象;Which——根据前面5个W,做出各种备选方案;How——如何做;How Many——数量;How Much——费用。

通过6W3H,我们就可以写出思路清晰、目的明确的实验室申报方案。

1.Why

首先是实验室的机会研究和初步可行性研究,这个可以说是高层最关注的问题点,具体包括为什么要建立实验室,拿它做什么?建立实验室的必要性,建立后能获得什么收益(经济效益和社会效益)。效果:使高层明确实验室带来的价值,下定实验室项目实施的决心。

2.What

要明确你向高层申请的事件是什么?事件的性质是什么?事件的规模是什么?包括实验室的用途,如满足了什么科研要求?提供了哪些教学条件?可以获得哪些技术创新?为产品提供了哪些质量保证?实验室基本规模,如占地面积、仪器设备情况等最基本的建设规划。效果:使高层脑中有一个实验室的基本轮廓,让其了解组织花钱换来的是什么。

3.Where

即实验室建设的选址,实验室建设地址的优缺点。效果:让领导进行决策,决定选址是否合理、科学。可以及时提出自己的建议,进行整改。

4.When

建设周期说明必不可少,实验室建设的周期过长,会导致诸如资金消耗增多,失去技术领先优势等风险。在保证安全、质量的前提下,将整个实验室建设的时间进行细化进行汇报。如:土建分项(地基施工、实验室主体构架、实验室装修等);设备安装分项(仪器设备研制或采购、安装、调试等);实验室试运行时间;实验室正式启用时间等都要包含进去。效果:能够使领导清晰了解实验室建设整个过程,针对各个环节时间节点提出意见。在这里要提醒大家的是,高层关注项目结束的时间往往高于工程开始时间,所以在申请报告中一定要明确实验室投入使用的时间节点。(www.xing528.com)

5.Who

这里的“Who”范围较广,这里的人物包括了运行了整个项目的利益关系者,如负责人、具体实施人、实验室人员组成等。不仅要包括项目各个阶段的人数,还要说明未来几年发展所需要的人数。效果:让高层了解实验室的规模,各类人员、人数的安排是否合理。

6.Which

在“6W3H”思路中的含义为:备选方案。备选方案的优点就在于:万一A方案的某个环节出现异常,能够及时采取措施,不会导致全盘工作陷入停滞状态,避免损失的扩大化,同时保证方案的多样化。效果:让高层觉得实验室项目能够得以顺利开展和实施,在项目的每个环节、每个步骤,都做好了风险评估与应对方案的准备,使高层放心。

7.How

即“如何做”。这里需要阐述的就是具体的实施过程与实施方式了。如实验室的布局、实验室仪器的采购等,对其如何开展、如何运作进行简单的概述,

8.How Many

这里,把它理解为“数量”。这个量也很重要。这个“数量”直接与成本挂钩。汇报过程中,领导是比较关注的。如实验室可容纳的实验人数、利用率、配置哪些仪器设备等,涉及的方面广而杂。这里就需要把握主要因素,对次要因素一带而过,微不足道的无需体现,等后期申请批准下来,再进行细分、描述。

9.How Much

这个是重中之重。钱的问题!这里不仅要重点汇报,而且要实事求是的汇报。包括实验室建筑费用、实验室装修费用、实验室仪器费用、实验室运行消耗费用(水、电、气)等。在这里需要强调一点的是,这里的费用不仅包括成本费用,还要包括收入费用。

实验室建设是一个庞大、复杂的工程。实验室项目的申请因各个组织的具体情况各不相同,高层的观念与支持也占据重要地位。希望“6W3H”思路能给读者朋友们带来一些启示。