物理过程法：以信息生命周期为中心的信息管理方法

物理过程法是指基于信息生命周期的相关理论和原则而提出的一种有关信息管理的方法。信息生命周期是信息运动的自然规律，从信息的产生到最终被使用发挥其价值，一般可以分为信息的收集、传输、加工、存储和维护等多个阶段。生命周期的每一个阶段都有其具体工作，需要进行相应的管理。

（一）信息需求与服务

1.信息需求

信息需求阶段，不仅要明确信息的用途、范围和要求，还要为用户提供信息，支持他们利用信息进行管理决策。

由于用户的信息需求具有主观性和认识性，因而存在三个基本层次，即用户信息需求的客观状态、认识状态和表达状态。用户信息需求机理研究表明，用户的心理状态、认识状态和素质是影响用户信息需求的主观因素。除主观因素外，信息需求的认识和表达状态还受各种客观因素的影响，这些客观因素可以概括为社会因素作用于用户信息认知的各个方面，如用户的社会职业与地位、所处的社会环境等。

2.信息服务

信息服务是以信息为服务的内容，其服务对象是对服务具有客观需求的社会主体（包括社会组织和社会成员）。鉴于信息服务的普遍性和社会性，开展信息服务应从社会组织和社会成员的客观信息需求出发，以满足其全方位信息需求作为组织信息服务的基本出发点。也就是说，信息服务用户与信息用户具有同一性，即一切信息用户都应成为信息服务用户。

通过对信息服务本质的分析，不难发现它是从社会现实出发，以充分发挥信息的社会作用、沟通用户的信息联系和有效组织用户信息活动为目标，以“信息运动”各环节为内容的一种社会服务。

（二）信息收集与加工

1.信息收集

信息收集是指在课题规定的范围内从事所需信息的获取活动，它根据特定目的和要求将分散蕴含在不同时间、空间的有关信息采掘和积聚起来的过程。信息收集是信息管理得以开发和有效利用的基础，也是信息产品开发的起点。没有信息收集，信息产品开发就成了无米之炊；没有及时准确、先进可靠的信息收集工作，信息产品开发的质量也得不到必要的保证。由此可见，信息收集工作的好坏，对整个信息管理活动的成败将产生决定性的影响。

（1）信息收集原则。信息技术的发展，使新信息层出不穷，社会信息数量猛增，庞杂的信息形成了“信息海洋”，但随之也出现了很多信息老化、污染与分散等问题。此外，信息用户的需求是特定的。所以，在信息收集工作中必须坚持一定的原则。

①全面系统性。所谓“全面系统”，既包括空间范围上的横向扩展，又包括时间序列上的纵向延伸。信息收集的全面系统性，就是指空间上的完整性和时间上的连续性。从横向角度看，要把与某一问题有关的散布在各个领域的信息收集齐全，才能对该问题形成完整、全面的认识；从纵向角度看，要对同一事物在不同时期和不同阶段的发展变化情况进行跟踪收集，才能反映事物的真实全貌。

②针对适用性。针对适用性是指信息收集人员根据实际需要有目的、有重点、有选择地收集利用价值大与相关性强的信息，做到有的放矢。

③真实可靠性。信息分析的最终目的是正确的决策，而真实可靠的信息是正确决策的重要途径。所以在信息收集过程中，必须坚持严肃认真的工作作风、科学严谨的收集方法，保证信息源的真实可靠，认真收集真实信息，并进行严格分析、判断、鉴别，否定错误信息，杜绝传播虚假信息。

④及时新颖性。因为信息具有很强的时效性，所以，应以最少的时间和最快的速度及时搜索、收集、获取信息，才能使信息的效用最大限度地发挥。同时，要求所收集的信息内容具有新颖性，尽量获得课题领域内的最新研究成果，包括新理论、新动态和新技术等。

⑤计划预见性。信息收集既要立足于现实需要，又要有一定的超前性。所以，信息收集要有计划，即事先制订一个比较周密而详尽的计划，而且要求信息收集人员随时掌握社会发展动态，对未来的工作具有一定的前瞻和预见。

（2）信息收集方法。对于大量信息的收集，不仅要依靠科学的收集流程及收集原则，还要采用科学的收集方法。信息收集的方法因信息源类型的不同而有所不同，针对文献信息、口头和实物信息以及网络信息三种不同的信息源，可将信息收集方法大致分为三类。

①文献信息收集方法。文献信息源的信息都是经过人工编辑加工，并用文字符号或代码记录在一定载体上的，通常有信息检索法、预定采购法、交换索要法三种方法。

②口头和实物信息收集方法。口头和实物信息大多未经过系统化处理，未用文字符号或代码记录下来，所以难以收集，却有较高的价值。口头和实物信息获取，一般要通过社会调查来获得，社会调查通常有观察法、问卷调查法、访问交谈法、参观考察法和专家评估法五类。

③网络信息收集方法。网络信息收集方法，通常有直接访问网页、访问网络数据库、引擎搜索三类。常用的搜索引擎有百度、google、搜狐、Lycos、Excite和Alta Vista等。(www.xing528.com)

2.信息加工

一般来说，收集到的信息来源广，必须对收集到的繁杂无序的原始信息进行筛选、分类、归纳、排序，使之成为便于研究的形式并储存，这一过程就是信息加工的过程。信息加工的目的在于减少信息的混乱程度，使之从无序变为有序，形成更高级的信息产品，以便于信息分析人员有效地利用。信息加工主要有分类与筛选、阅读和摘录、序化处理、改编与重组四种。

（三）信息存储与检索

1.信息存储

信息存储是指将经过加工处理后的信息资源（包括文件、音像、数据、报表、档案等）按照一定的规范，记录在相应的信息载体上，并将之按一定特征和内容性能组织成系统化的检索体系。按存储载体的形式划分，可将信息存储划分为人脑载体存储、语言载体存储、文字载体存储、书刊载体存储、电信载体存储、计算机载体存储、新材料载体存储等。

2.信息检索

（1）信息检索的含义。1950年，莫尔斯首次提出信息检索一词，其后，人们对信息检索的认识随着信息检索理论和实践的发展而不断发展。目前，对于信息检索，主要存在时间性通信、信息处理和文献查找三种角度的认识。

①时间性通信角度的认识。按照通信角度的认识，信息发送者必须尽可能发送一切信息，是时间性通信的被动一方，而信息接收者则是主动活跃的一方，正是接收者才决定什么时候接收以及接收什么样的信息。因此，信息检索的问题就在于把一个可能的用户引向所存储的信息。

②信息处理角度的认识。从信息处理的角度看，信息检索的基本问题就是如何处理信息和信息的结构。这种认识偏重于信息管理，认为信息不仅局限于文献的范围，音像、声音、数据等也都反映信息，并把信息检索视为计算机科学与技术的一个分支。

③文献查找角度的认识。简言之，信息检索就是查找出含有用户所需信息与文献的资料的过程。因为信息是无形的，必须依附于文献而存在。所以，在信息检索领域，这种认识是一种传统的主流观点，支持者众多。

（2）信息检索的类型。由于用户的信息需求多种多样，信息检索技术也在不断发展变化，进而产生了多种类型的信息检索。其分类方法与类型见图7-3。

图7-3　信息检索分类方法与类型

（四）信息传递与反馈

1.信息传递

信息传递是信息分析产品从信息分析人员或信息分析机构走向用户的过程，即产品从信息源经过通道到达信宿（传输信息的归宿）的过程。受到信息分析课题来源的影响，信息分析产品主要有两种传递方式，即单向被动传递和单项主动传递（图7-4）。

图7-4　信息传递方式示意图

单向被动传递，一般是指上级下达课题和委托课题产生的信息分析产品的传递方式；单向主动传递，一般是指自选课题产生产品的传递方式。随着信息分析活动的普遍开展，以单向主动传递方式传递的产品将逐渐增多。

2.信息反馈

因为任何信息分析产品都不可能是完美的，都会存在这样那样的不足。所以，信息分析产品的利用过程，不仅是发挥产品效用的过程，同时也是发现产品漏洞与缺陷的信息反馈过程。用户在产品利用过程中，可以向分析人员或信息分析机构，就产品的价格、质量和内容等方面提供建议和意见。信息反馈可以为信息分析人员改进、完善产品提供切入点，为修正、调整和改进以后的信息分析工作提供依据。