5S管理实施要素及方法解析

（一）5S管理的概念

5S管理是源自日本企业的一种全新的管理模式，指在组织内部持续开展“整理”（Seiri）、“整顿”（Seiton）、“清扫”（Seiso）、“清洁”（Seiketsu）和“素养”（Shitsuke）五个项目，在日语中这五个单词的罗马拼音的第一个字母都是S，所以上述五项活动被称为5S管理。欧美企业一般用“分类”（Sort）、“定位” （Straighten）、“刷洗” （Scrub）、“制度化”（Systematize）和“标准化” （Standardization）来代替5S。欧美企业也有采用5C来代替5S的，即“清除”（Clear）、“安置” （Configure）、“清洁及检查” （Clean&Check）、“遵守”（Conform）、“习惯与实践”（Custom&Practice）。香港推广的5S一般被称为“五常法”，即“常组织”“常整顿”“常清洁”“常规范”和“常自律”。

5S管理中整理、整顿、清扫、清洁和素养五个项目的具体含义如下。

1.整理

整理是指将工作场所内的所有物品区分为必需品和非必需品，留下必需品，清除非必需品。必需品是指不可替代的物品，一旦少了该物品，工作就无法进行。整理的主要作用具有以下几点。

（1）改善和增加作业面积；

（2）现场无杂物，行道通畅，提高工作效率；

（3）减少磕碰的积水，保障安全，提高质量；

（4）消除管理上的混放、混料等差错事故；

（5）有利于减少库存量，节约资金；

（6）改善工作环境，提高工作效率。

2.整顿

整顿是指将工作场所内的必需品分门别类，依规定数量定位放置，排放整齐，并明确标识。整顿的含义是指生产要素各就各位，每一生产要素都要在它自己应该存在的位置上才能发挥作用，提高物品的取拿效率，达到提高工作效率的目的。

3.清扫

清扫是指将办公场所和生产现场的工作环境打扫干净，使其保持在无垃圾、无灰尘、无脏污、干净整洁的状态。清扫的目的是保证取出的物品始终处于能用状态，一次提升工作品质。

4.清洁

清洁是指维持整理、整顿、清扫所做的工作制度化、规范化，并将工作职责落实到每个岗位、每位员工，得到贯彻执行。清洁的目的是认真维护，并坚持整理、整顿、清扫的效果，使其保持最佳状态，以创造一个良好的工作环境，改善员工的工作心情与效率。

5.素养

每个人自觉依规定行事，消除马虎之心，养成严谨细致、积极进取、团结协作的良好习惯。目的是提升每个人的素质，使其养成自觉遵守规章制度的习惯和作风。

5S管理的五个基本要素之间不是各自独立、毫无关系的，而是一个缺一不可、联系紧密的有机整体。整理的实施是开展整顿的前提，整理、整顿的实施效果需要清扫来加以体现，前2个S所取得的成果又需要通过清洁来加以维持和巩固，通过前面4个S的活动来潜移默化地改变员工，提高他们的素质。员工素质的提高反过来又作用于前面4个S，使前面4个S的活动得以更好地开展。5S管理各要素之间的关系可用图4-2表示。

图4-2　5S各要素之间的关系

目前，随着企业进一步发展的需要，依据公司的文化和战略侧重点的不同，在原有基础上又添加了“节约”（Save）、“安全”（Safety）和“服务”（Service）等内容，但万变不离其宗，其最本质核心的内容还是5S。

（二）5S管理的实施

1.整理的实施方法

（1）明确要用与不用的判定基准。整理绝对不是为了扔东西，为防止有些员工趁机将自己不想要或不好用的物品扔掉，需要制订统一的物品撤离现场的判断标准。通常，将使用频率高低作为物品有用与不用的判定基准。随时要用的物品需放在工序上，或随身携带；暂时无法判定是要用的还是不用的，先放在临时摆放处；不用的物品需立即处理掉。此外，物品采购时，需严格执行适时、适量、适地和适价原则，从根本上制止生产现场出现多余物品。

（2）全员严格按照（1）的基准进行整理。除了员工要执行“整理”外，管理人员也需亲自参与“整理”活动。管理人员除了要判定整理计划之外，更为重要的是带头动手，否则，整理计划难以得到完整实施。此外，管理人员还要到现场看实物和现象，就地判定，能办的事情需立即动手处理，绝不拖延滞后。管理人员巡视现场时应进行实地拍摄，事后就问题点向相应人员进行说明。

（3）为防止多余的物品进入现场，现场不要预留过多的空间。只要有多余场地，人们就会拿来摆放物品。为此，管理人员需计算材料安全在库量，按实际需要设定空间，并画定摆放位置、明确标识，以便一眼就能看出多余的物品。

2.整顿的实施方法(www.xing528.com)

（1）整理阶段要实施彻底，不留尾巴。整理时需要严格执行人人参与、处处整理的原则，否则整理毫无疑义。

（2）设定放置场所和摆放方法。根据物品使用频率确定摆放位置，不要放任作业人员自主摆放，否则会使部分整理的物品被摆放到隐蔽的地方，等管理人员巡视后又被拿到桌面。仅设定摆放位置是不够的，同一类物品放在同一区域也会出现混乱的现象，不方便取拿。常用的摆放方法有按功能区分和按产品类别区分两类。按功能区分摆放是指根据具有相同功能的物品摆放在同一区域；按产品类别摆放是指在同一区域只摆放该产品在某一生产过程中所需的物品。

（3）对物品进行标识。为了方便工作人员取放物品，需对所有物品进行标识处理。物品进行标识包括物品摆放场所的标识和物品本身的标识两个内容。

3.清扫的实施方法

（1）清扫用的工具本身也要做好3S。用于清扫的擦布、拖把、扫帚、铲子等工具自身是否干净决定了清扫的效果，这些工具应保持自身干净。清扫工具同时需要实行限量管理，不能任意增加或减少。

（2）堵住脏污源头。扫完一会儿又脏，每天来来回回清扫好几次还不能给人以干净的感觉。这种清扫意义不大，原因在于堵住脏污源头。堵住源头的有效措施主要有以下几点。

①查明跑、冒、滴、漏的源头，进行改善；

②避免泡沫、纸板、纸皮、头皮屑、食物等物品进入生产现场；

③台车、叉车、铲子、箱子、托盒、换气扇、空调器的叶轮和滤网等物品要进行定期清洗。

（3）明确区域清扫责任。明确每个区域的清扫责任人，自己的作业范围需自己清扫，应避免三不管的区域存在。

（4）制订清扫标准，全员严格遵照执行。清扫本身看起来是再简单不过的事情，但如果没有统一标准，同样的椅子让不同的人去擦，结果往往不通，该扫的地方没扫，不用扫的地方又拼命去扫。

4.清洁的执行方法

（1）维持全员的3S意识。整理、整顿和清扫三项活动只改善了材料、设备、环境的定位和使用，而作为活动的实施者——人，还没有真正从思想上接受和养成习惯，一旦松懈，又回到以前的状态。所以清洁阶段的要点是让全员明白3S活动，只有靠所有人员的持续维持，才能达到良好的效果。

（2）创造3S继续改善的契机。一场参观学习胜过十场文字说教，学习别人可取之处。高级管理人员要适时推进各部门的相互参观学习，同时亦要设法建立和外界保持对等参观学习的途径。5S管理人员还要定期巡查评比，公布结果，并将3S推进纳入绩效考核体系，奖优罚劣，从制度上确保每个人都要参与。

（3）推进通透管理。现场只允许留下必需品，有的人还不习惯把不要的物品处理掉，总是找一些柜子、箱子收藏起来。表面上看去，现场挺整齐的，可要打开柜子、箱子依然没有解决问题。要避免多余之物进入现场，就得执行通透管理，如去除文件柜门、箱盖、仔细甄别等。

（4）适时深入培训与建立标准化。3S活动开展初期，作业人员接受的是大众化的培训内容，要和自己的工作一一对应，有时还真不知从何做起。这就要求培训人员要深入到每一个工序，与作业人员交换意见，制订具体的项目。

5.素养的执行方法

（1）制订规章制度。规章制度是企业内部的“法律”，每一组织成员都必须遵守。企业每一项生产管理、庶务管理、人事管理、技术管理等都要制订规章制度，让人有据可查。规章制度需要装订成册，悬挂在食堂、培训室、会议室、休息室等处，便于每一位员工随时查阅。

（2）培训为主，奖惩为辅。制度虽然制订好了，可并不意味着所有人都明白，不明白就不可能去遵守。若要规章制度能够很好地在企业持久地执行，就必须对组织成员进行系统培训，并辅以奖惩制度，因为没有鲜明的奖惩制度，人们可能会对规章制度视而不见。培训包括岗前培训和在岗培训。岗前培训是素养的第一个阶段，从新人入厂的那一天起就应该开始，不论是管理人员还是作业人员都必须接受培训。在岗培训是将员工修养提高到更高一个层次的重要手段，但不能限制在作业技能的提高上。

（3）管理人员带头示范。要提高一家企业的修养，首先要提高经营管理者自身的修养。如果管理人员自己第一个拿起扫帚清扫，最脏处自己第一个上，员工也会积极主动清扫。

（三）推行5S管理的意义

推行5S能为组织带来许多效益，归纳起来主要有以下几个方面。

（1）5S是节约家，能够有效地减少各种浪费，降低企业运营成本。通过5S管理，库存、空间浪费、作业时间和物料减少了，成本自然也就降低了。

（2）改善和提高企业形象。通过实施5S管理，不仅能使工作现场更为干净整洁，还能有效提高员工的道德修养和责任心，提高顾客对公司的满意度，吸引更多的合作伙伴。

（3）5S管理不仅是安全保障者，也是质量守护神。各种物品按规定位置进行摆放，各类标识形象醒目，员工按规章办事，生产现场的各项活动井然有序地开展，安全和质量自然有了保障。

（4）促进标准化管理。5S管理强调标准化的重要性，活动的每个步骤及如何检查都有明确的规定，这些都能有效地培养员工按规定做事的习惯。

（5）提高效率。物品按规定摆放，减少了取放时间，消除了马虎之心，可以改善员工精神状态，达到提高效率的目的。

（6）增强员工的归属感。良好的工作环境、有素养的同伴、轻松和谐的人际关系都能有效激起员工对公司的热爱，增强公司的凝聚力。