工程设备文件管理监理工作规程优化

一、总则

（1）本工作规程依据设备使用管理和工程设备监理合同文件、国家和部门行政规章以及工程建设管理文件有关规定制定。

（2）本办法适用于承担监理工程项目，业主单位（中国长江三峡工程开发总公司设备公司）、工程设备监理单位（或工程设备监理机构）及设备安装和使用单位（以下简称“承建单位”）之间所有工程文件的传递与管理。

设备生产厂家技术文件管理根据业主单位的有关规定，或按本工作规程比照执行。

（3）工程文件分类及其组成。

1）设备技术文件：指由设备制造厂家依据设备采购合同规定通过业主单位向监理单位提供的设备安装图、基础图、技术要求、设备安装和使用操作运行维护手册及易损件（或替换件）加工制作图等。

2）施工文件：指承建单位根据设备使用管理和工程承建合同规定或根据监理文件要求必须报送设备监理处的设备安装和设备使用管理施工组织设计、施工技术措施、易损件、零配件和消耗材料供应计划、工程设备安装开工和设备维修申请、设备检测试验报告、合同支付报表、合同索赔与合同商务文件、各种工程设备安装使用管理问题请示等一切与工程设备安装、使用管理活动有关的各种图纸、报告、图片和原始记录、报表、材料与资料等，所有反映工程承建和设备使用管理合同履行过程文件。

其中由承建单位下级施工单位盖章或由其授权签发的施工文件属于二级施工文件。

3）监理文件：指监理机构在业主授权和按设备安装、使用、管理合同规定开展监理工作所编制发布的文件，以及有关工程监理的批复、简报、通报、通知、规定、签证以及协调会议纪要等，所有反映设备安装与设备使用管理和设备监理合同履行过程文件。

其中由二级设备监理机构盖章或由其签发的文件属于二级监理文件。

4）业主指示：指经业主单位或业主单位有关部门依据设备使用和工程设备监理合同文件规定签发、下达、批转的与工程设备使用管理活动有关的纪要、简报、通报、通知、规定、批复、批转，以及与此有关的各种文图、函件等。

（4）具有合同效力的一切工程设备文件，均以书面文件为准。特殊情况下可先口头或电话通知，并立即补发书面文件。

（5）除非业主单位另有指示或合同文件另有规定，否则不符合文件传递程序而来往的文件，可被视为非正式文件或无效文件而不具备合同所赋予的效力。由此所造成的工程延误与合同责任，由责任方承担。

二、设备技术文件

（1）业主提供用于工程设备安装和使用管理的设备制造厂家的技术文件一式四份，其中工程设备监理处留存两份，另外两份通过工程设备监理处审核后批转工程承建单位执行。

（2）设备技术文件应根据业主单位与设备制造厂家签订的设备采购合同，于设备交货前14～28d提供业主单位。设备监理处收到业主单位核转设备技术文件后14d内完成审核，合格后签发承建单位执行；经审核认为需要补充或修改的，提出具体的建议，通过业主单位转回设备制造厂家研究处理。

（3）承建单位收到设备技术文件后，应进行仔细阅读和检查，对发现的设备技术文件存在的缺陷或错误，应在14d内以书面方式通知工程设备监理处，供监理工程师在实施前作出处理，避免由此而造成损失。

（4）未经业主单位或工程设备监理处批准并签发的任何设备技术文件不能作为设备安装及设备运行管理的依据。

（5）除非合同文件另有规定，或监理文件另有要求，否则，设备技术文件在送达承建单位6h后生效。

（6）承建单位可根据合同履行需要自行复制所需数量的文件，也可通过工程设备监理处向业主单位申请追加提供图纸份数，并为此支付其费用。

（7）由业主单位或工程设备监理处所提供设备技术文件，未经工程设备监理处许可，承建单位不得用于本合同项目范围以外或转给第三方。

三、施工文件管理

（1）承建单位应依据设备安装、使用管理和监理文件要求，报送或递交合同履行活动全过程的施工文件。施工文件的报送期限、内容、格式和细节应符合业主单位和工程设备监理处的要求。(www.xing528.com)

（2）对于已经批准的施工文件，若因自然条件或施工条件发生重大变化，或必须对施工文件作实质性的变更，承建单位仍应按上述要求及时提出书面文件重新报请业主单位或工程设备监理处审批。

（3）承建单位编制的施工文件均应一式六份递交监理部办公室，并由监理部办公室资料员负责签收。业经审批的施工文件或其审签意见单也由承建单位指定的资料员向监理部办公室资料员领取。

（4）对于应报送审批并业已送达的施工文件，工程设备监理处将在14d内完成审批工作，审批意见包括“照此执行”、“按意见修改后执行”、“修改后重新报送”或“已审阅”四种。返回承建单位的施工文件审签或批复意见若为“修改后重新报送”，承建单位必须按有关规定和要求修改后重新报送，并承担由此所造成施工延误及经济损失等的合同责任。

（5）施工文件的报送期限以监理部办公室或指定签收人的签收日期为准。该报送限期按合同文件规定执行，若合同文件未作明确规定时，按有关监理实施细则或监理工作规程的要求执行。

（6）工程设备监理处超过审批期限仍未完成对施工文件的审批，可认为该报审文件已报经监理工程师审阅。

事后，工程设备监理处仍有权对该报审文件提出异议和批复，承建单位应予执行。若由此引起承建单位的损失，可按合同文件规定列入合同支付申报。

四、业主指示或向业主单位报送的文件

（1）除非业主单位另有指示或合同文件另有规定，否则承建单位向业主单位报送的施工文件都必须主送工程设备监理处，并经由工程设备监理处审核和转达。

（2）除非业主单位另有指示或合同文件另有规定，否则业主单位关于设备安装与设备使用管理的主要意见和决策，都将通过工程设备监理处向承建单位下达实施。

五、监理文件管理

（1）监理文件的送达时间以承建单位授权部门与机构负责人或指定签收人的签收时间为准。

（2）承建单位对收到的监理文件有异议，可于接到该监理文件的7d内，向工程设备监理处提出确认或要求变更的申请。工程设备监理处在7d内对承建单位提出的确认或变更要求作出书面回复，逾期未予回复表示工程设备监理处对原指令予以确认。

（3）承建单位如对监理文件或工程设备监理处的确认意见有异议，可于该文件或确认意见送达后的7d内向业主单位申请复议，并承担由此而产生的一切费用与损失。

（4）若承建单位对监理文件（包括工程设备监理处确认意见）或业主单位的指示（包括其复议意见）有异议，应首先在总监理工程师的协调下，通过友好协调寻求合理解决。

若经协商仍未能取得一致意见，业主单位或承建单位任何一方均可以书面形式提请合同争议评审组评审，并将提请争议评审决定抄送业主单位或工程设备监理处。

（5）除非工程设备监理处或业主复议指示或合同争议评审组或通过仲裁程序对监理文件已作出撤消、变更或修改，否则在确认、复议、评审或仲裁期间，原已送达的监理文件继续有效。

六、工程设备文件传递与受理

（1）工程设备文件传递流程，见图11-9。

图11-9 工程设备文件传递流程图

（2）属紧急工程文件，必须在其左上角一个明显位置加盖“急件”章，受理方应在一个合理的短时间内作出处理。在非常情况下，可先通过电话或口头传递文件内容要点，并在随后8h内补送书面正式文件。

（3）为促进工程建设的顺利进展和合同的切实履行，业主单位应在7d（对于急件应在一个更短的时间）内，就监理方书面提交并要求业主单位作出决定的事宜作出书面决定送达监理方。

若超过期限监理方未收到业主的决定意见，可理解为业主对监理方的明确建议意见无异议，并将该建议意见视为业主的决定。