监理资料归档和通用表式方案

8.2.3.1　监理资料的归档

按照现行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）的规定，监理文件有10大类27个，要求在不同的单位归档保存。

1.监理规划

（1）监理规划，建设单位长期保存，监理单位短期保存，送城建档案管理部门保存。

（2）监理实施细则，建设单位长期保存，监理单位短期保存，送城建档案管理部门保存。

（3）监理部总控制计划等，建设单位长期保存，监理单位短期保存。

2.监理月报中的有关质量问题

这类资料建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存。

3.监理会议纪要中的有关质量问题

这类资料建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存。

4.进度控制

（1）工程开工/复工审批表，建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存。

（2）工程开工/复工暂停令，建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存。

5.质量控制

（1）不合格项目通知，建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存。

（2）质量事故报告及处理意见，建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存。

6.造价控制

（1）预付款报审与支付，建设单位短期保存。

（2）月付款报审与支付，建设单位短期保存。

（3）设计变更、洽商费用报审与签认，建设单位长期保存。

（4）工程竣工决算审核意见书，建设单位长期保存，送城建档案管理部门保存。

7.分包资质

（1）分包单位资质材料，建设单位长期保存。

（2）供货单位资质材料，建设单位长期保存。

（3）试验等单位资质材料，建设单位长期保存。

8.监理通知

（1）有关进度控制的监理通知，建设单位、监理单位长期保存。

（2）有关质量控制的监理通知，建设单位、监理单位长期保存。

（3）有关造价控制的监理通知，建设单位、监理单位长期保存。

9.合同与其他事项管理

（1）工程延期报告及审批，建设单位永久保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存。

（2）费用索赔报告及审批，建设单位、监理单位长期保存。

（3）合同争议、违约报告及处理意见，建设单位永久保存，监理单位长期保存送城建档案管理部门保存。

（4）合同变更材料，建设单位、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存。

10.监理工作总结

（1）专题总结，建设单位长期保存，监理单位短期保存。

（2）月报总结，建设单位长期保存，监理单位短期保存。

（3）工程竣工总结，建设单位、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存。

（4）质量评估报告，建设单位、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存。

8.2.3.2　监理资料的通用表式

按照《建设工程监理规范》的规定，工程建设的基本表式有三类：

A类表^[2]：共10个表（A1～A10），为承包单位用表，是承包单位与监理单位之间的联系表，由承包单位填写，向监理单位提交申请或回复。

B类表^[3]：共6个表（B1～B6），为监理单位用表，是监理单位与承包单位之间的联系表，由监理单位填写，向承包单位发出指令或批复。

C类表^[4]：共2个表（C1、C2）为各方通用表，是工程项目管理单位、承包单位、建设单位等各有关单位之间的联系表。

1.承包单位用表（A类表）

（1）工程开工/复工报审表（A1）。施工阶段承包单位向监理单位报请开工和工程暂停后报请复工时填写，如整个项目一次开工，只填报一次，如工程项目中涉及多个单位工程且开工时间不同，则每个单位工程开工都应填报一次。申请开工时，承包单位认为已具备开工条件时向项目监理部申报工程开工报审表，监理工程师应从下列几个方面审核，认为具备开工条件时，由总监理工程师签署意见，报建设单位。具体条件为：

1）工程所在地（所属部委）政府建设主管单位已签发施工许可证。(www.xing528.com)

2）征地拆迁工作已能满足工程进度的需要。

3）施工组织设计已获总监理工程师批准。

4）测量控制桩、线已查验合格。

5）承包单位项目经理部现场管理人员已到位，机具、施工人员已进场，主要工程材料已落实。

6）施工现场道路、水、电、通信等已满足开工要求。

由于建设单位及其他承包单位的原因导致工程暂停，在施工暂停原因消失、具备复工条件时，项目监理部应及时督促施工单位尽快报请复工；由于施工单位原因导致工程暂停，在具备恢复施工条件时，承包单位报请复工报审表并提交有关材料，总监理工程师应及时签署复工报审表，施工单位恢复正常施工。

（2）施工组织设计（专项施工方案）报审表（A2）。施工单位在开工前向项目监理部报送施工组织设计（施工方案）的同时，填写施工组织设计（方案）报审表。施工过程中，如经批准的施工组织设计（方案）发生改变，工程项目监理部要求将变更的方案报送时，也采用此表。施工方案应包括工程项目监理部要求报送的分部（分项）工程施工方案，重点部位及关键工序的施工工艺方案，采用新材料：新设备、新技术、新工艺的方案等。总监理工程师应组织审查并在约定的时间内核准，同时报送建设单位，需要修改时，应由总监理工程师签发书面意见退回承包单位修改后再报，并重新审核。审核主要内容为：

1）施工组织设计（方案）是否有承包单位负责人签字。

2）施工组织设计（方案）是否符合施工合同要求。

3）施工总平面图是否合理。

4）施工部署是否合理，施工方法是否可行，质量保证措施是否可靠并具备针对性。

5）工期安排是否合理，工期是否满足合同文件规定，资源是否能满足进度计划要求。

6）承包单位项目的质量管理体系、技术管理体系、质量保证体系是否健全。

7）安全、环保、消防和文明施工措施是否符合有关规定。

8）季节施工、专项施工方案是否可行、合理和先进。

（3）分包单位资格报审表（A3）。由承包单位报送监理单位，专业监理工程师和总监理工程师分别签署意见，审查批准后，分包单位完成相应的施工任务。审核主要内容有：

1）分包单位资质（营业执照、资质等级）。

2）分包单位业绩材料。

3）拟分包工程内容、范围。

4）专职管理人员和特种作业人员的资格证、上岗证。

（4）工程报验申请表（A4）。本表主要用于承包单位向监理单位的工程质量检查验收申报表。用于隐蔽工程的检查和验收时，承包单位必须完成自检并附有相应工序、部位的工程质量检查记录；用于施工放样报检时应附有承包单位的施工放样成果；用于分项、分部、单位工程质量验收时应附有相关符合质量验收标准的资料及规范规定的表格。

（5）工程款支付申请表（A5）。在分项、分部工程或按照施工合同付款的条款完成相应工程的质量已通过监理工程师认可后，承包单位要求建设单位支付合同内项目及合同外项目的工程款时，填写本表向工程项目监理部申报。附件有：

1）用于工程预付款支付申报时，要有施工合同中有关规定的说明。

2）在申请工程进度款支付时，要有已经核准的工程量清单，监理工程师的审核报告、款额计算和其他有关的资料。

3）在申请工程竣工结算款支付时，要有竣工结算资料、竣工结算协议书。

4）在申请工程变更费用支付时，要有工程变更单（C2）及有关资料。

5）在申请索赔费用支付时，要有费用索赔审批表（B6）及有关资料。

6）合同内项目及合同外项目其他应附的付款凭证。

工程项目监理部的专业监理工程师对本表及其附件进行审批，提出审核记录及批复建议。同意付款时，应注明应付的款额及其计算方法，报总监理工程预审批，并将审批结果以工程款支付征收（B3）批复给施工单位并通知建设单位。不同意付款时应说明理由。

（6）监理工程师通知回复单（A6）。本表用于承包单位接到项目监理部的监理工程师通知单（B1），并已完成了监理工程师通知单上的工作后，报请项目监理部进行核查。表中应对监理工程师通知单中所提问题产生的原因、整改经过和今后预防同类问题准备采取的措施进行详细地说明，且要求承包单位对每一份监理工程师通知都要予以答复。监理工程师应对本表所述完成的工作进行核查，签署意见，批复给承包单位。本表一般可由专业监理工程师签认，重大问题由总监理工程师签认。

（7）工程临时延期申请表（A7）。当发生工程延期事件，并有持续性影响时，承包单位应填报本表，向工程项目监理部申请工程临时延期；工程延期事件结束，承包单位向工程项目监理部最终申请确定工程延期的日历天数及延迟后的竣工日期。此时应将本表表头的“临时”两字改为“最终”。申报时应在本表中详细说明工程延期的依据、工期计算、申请延长。

竣工日期，并附有证明材料。工程项目监理部对本表所述情况进行审核评估，分别用工程临时延期审批表（B4）及工程最终延期审批表（B5）批复承包单位项目经理部。

（8）费用索赔申请表（A8）。本表用于费用索赔事件结束后，承包单位向项目监理部提出费用索赔时填报。在本表中详细说明索赔事件的经过、索赔理由、索赔金额的计算等，并附有必要的证明材料，经过承包单位项目经理签字。总监理工程师应组织监理工程师对本表所述情况及所提的要求进行审查与评估，并与建设单位协商后，在施工合同规定的期限内签署费用索赔审批表（B6）或要求承包单位进一步提交详细资料后重报申请，并批复承包单位。

（9）工程材料/构配件/设备报审表（A9）。本表用于承包单位将进入施工现场的工程材料/构配件经自检合格后，由承包单位项目经理签章，向工程项目监理部申请验收；对运到施工现场的设备，经检查包装无破损后，向项目监理部申请验收，并移交给设备安装单位。工程材料/构配件还应注明使用部位。随本表应同时报送材料/构配件/设备数量清单、质量证明文件（产品出厂合格证、材质化验单、厂家质量检验报告等）。项目监理部应对进入施工现场的工程材料/构配件进行检验（包括抽验、平行检验、见证取样送检等）；对进厂的大中型设备要会同设备安装单位共同开箱验收。检验合格，监理工程师在本表签认，注明质量控制资料和材料试验合格的相关说明；检验不合时，在本表上签批不同意验收，工程材料/构配件/设备应清退出场，也可据情况指示同意进场但不得使用于原拟定部位。

（10）工程竣工报验单（A10）。在单位工程竣工，承包单位自检合格，各项竣工资料齐备后，承包单位填报本表向工程项目监理部申请竣工验收。表中附件是指可用于证明工程已按合同约定完成并符合竣工验收要求的资料。总监理工程师收到本表及附件后，应组织各专业监理工程师对竣工资料及各专业工程的质量进行全面检查，对检查出的问题，应督促承包单位及时整改，合格后，总监理工程师签署本表，并向建设单位提出质量评估报告，完成竣工验收。

2.监理单位用表（B类表）

（1）监理工程师通知单（B1）。监理工程师通知单即监理通知，是监理机构日常工作常用的表格。表格的基本内容包括事由和内容两部分，由项目总监理工程师或专业监理工程师填发，并加盖监理机构公章。专业监理工程师签发的重要通知应由总监理工程签认。本通知单应报送建设单位备存，监理单位及相关单位亦须各存一份。项目监理机构按委托监理合同授予的权限，对承包单位所发出的指令，提出的要求除另有规定外，均应采用此表。监理工程师现场发生的口头指令及要求，也应采用此表予以确认。

（2）工程暂停令（B2）。在建设单位要求且工程需要暂停施工；出现工程质量问题，必须停工处理；出现质量或安全隐患，为避免造成工程质量损失或危及人身安全而需要暂停施工；承包单位未经许可擅自施工或拒绝项目监理部管理；发生了必须暂停施工的紧急事件时，发生上述五种情况中任何一种，总监理工程师应根据停工原因、影响范围，确定工程停工范围，签发工程暂停令，向承包单位下达工程暂停的指令。表内必须注明工程暂停的原因、范围、停工期间应进行的工作及责任人、复工人条件等。签发本表要慎重，要考虑工程暂停后可能产生的各种后果，并应事前与建设单位协商，取得一致意见。

承包单位接到工程暂停令后，应由施工项目负责人在停工指令上签字，并按照监理要求，认真及时进行整改。对于需要返工处理或加固补强的质量事故，总监理工程师有权责令承包单位报送质量事故调查报告和经设计单位等相关单位认可的处理方案。项目监理机构应对处理过程和结果进行跟踪检查和验收，并及时向建设单位及本监理单位提交有关质量事故的书面报告，事后将整理完整的质量事故处理记录整理归档。

（3）工程款支付证书（B3）。工程款支付证书是监理机构收到承包单位报送的工程款支付申请表（A5）后用于批复用表，也是报送建设单位为承包单位支付工程款项的证明文件。该表格主要有以下内容：①承包单位申报款的数额；②经审核承包单位应得款数额；③本期应扣款数额；④本期应付款数额。另外还应有两个附件，一是承包单位的工程付款申请表及附件；二是项目监理机构的审查记录。承包单位的付款申请表应由专业监理工程师审查，由项目总监理工程师签认。

（4）工程临时/最终延期审批表（B4/B5）。本表格是监理机构对承包单位报送的工程临时/最终延期申请要求（A8）的批复文件，分同意、不同意两种意见。若不同意其延期，则要求承包单位按约定竣工日期组织施工。若同意延期，则要说明指令延期的日期。无论是临时还是最终延期，都由项目总监理工程师审批，签发前应征得建设单位同意。

（5）费用索赔审批表（B6）。本表用于收到施工单位报送的费用索赔申请表（A8）后，工程项目监理部针对此项索赔事件，进行全面的了解、审核与评估后作出的批复。本表中应详细说明同意或不同意此项索赔的理由，同意索赔时，要说明同意支付的索赔金额及其计算方法，并附有关的资料。本表由专业监理工程师审核后，报总监理工程师签批，签批前应与建设单位、承包单位协商确定批准的赔付金额。

3.各方通用表（C类表）

（1）监理工作联系单（C1）。本表适用于参与建设工程的建设、施工、监理、勘察设计和质监单位相互之间就有关事项的联系。发出单位有权签发的负责人应为：建设单位的现场代表（施工合同中规定的工程师），承包单位的项目经理，监理单位的项目总监理工程师，设计单位的本工程设计负责人，政府质量监督部门的负责监督该建设工程的监督师，不能由任何人随便签发。若用正式函件形式进行通知或联系，则不宜使用本表，改由发出单位的法人签发。该表的事由为联系内容的主题词。若用于混凝土浇灌申请时，可由工程项目经理部的技术负责人签发，工程项目监理部也用本表予以回复，本表可以由土建工程监理工程签署。本表签署的份数根据内容及涉及范围而定。

（2）工程变更单（C2）。本表适用于参与建设工程的建设、施工、勘察设计、监理各方使用，在任一方提出工程变更时都要先填该表。在建设单位提出工程变更时，填写后由工程项目监理部签发，必要时建设单位应委托设计单位编制设计变更文件并签转项目监理部；承包单位提出工程变更时，填写本表后报送项目监理部，项目监理部同意后转呈建设单位，需要时由建设单位委托设计单位编制设计变更文件，并签转项目监理部。施工单位在收到项目监理部签署的工程变更单后，方可实施工程变更。工程分包单位的工程变更应通过承包单位办理。该表的附件应包括工程变更的详细内容、变更的依据、对工程造价及工期的影响程度，对工程项目功能、安全的影响分析及必要的图示。总监理工程师组织监理工程师收集资料，进行调研，并与有关单位磋商，如取得一致意见时，在本表中写明，并经相关的建设单位的现场代表、承包单位的项目经理、监理单位的项目总监理工程师、设计单位的本工程设计负责人等在本表上签字，此项目工程变更才生效。本表由提出工程变更的单位填报，份数视内容而定。