周公宅水库工程的档案管理优化方案

宁波市周公宅水库建设开发有限公司 张竞 夏可###。

【摘要】本文主要介绍宁波市重点工程周公宅水库工程档案管理工作，其中包括对工程档案管理工作重要性的认识、工程档案管理机构设置、管理制度的制定、硬软件建设、档案资料收集和整理归档，以及日常借阅、档案规范管理后的效益等方面。

重点工程档案是如实记录建设项目建设全过程的历史资料，是今后工程运行维修管理，发挥工程效益的基本依据，是国家的无价之宝。工程档案管理是全面收集整理工程自前期勘测设计、建设项目立项到工程施工建设完成以至投产运行各个阶段的资料，其中包括国家主管部门对建设本工程的目的和方针政策、各阶段的审批文件、重大工程方案论证及勘测设计成果、工程施工方案及技术措施、工程占地及水库淹没处理、环境影响评价及保护措施等，并进行科学分类妥善保管，使其发挥更大作用的重要工作。必须认真做好，真正做到对历史负责，为现实服务，替未来着想”。

本工程规模较大，工期较长，投资较多，科技含量较高，档案管理工作具有以下特点：

档案资料涉及面广，管理的范围包括工程前期档案资料、建设期档案资料、运行期档案资料，时间跨度很大，并且涵盖各种文书资料和技术资料，其中又有土建工程资料、机电设备及安装工程资料、水库淹没处理及环境保护资料等；

工程项目多，整个工程共有大坝、厂房和开关站、引水隧洞、导流隧洞、跨溪大桥、上坝公路、营地房建等；

涉及单位多，本工程参建单位有设计、施工、监理、设备制造厂家等参建单位约二十余家，其中相互来往文函、资料较多，内容繁杂，签订合同数量共计250多个。

公司领导十分重视工程档案管理工作，积极采取措施，加强档案管理工作。公司成立档案管理领导小组，由一位副总经理兼任领导小组组长，设副组长两名，下设档案室，配备专职档案管理员2名，公司各处室安排兼职档案管理员1名，并且规定各参建单位也要配备相应的档案管理人员，形成以公司副总经理挂帅、计划财务处长分管，各职能部门和参建单位参加、工程监理和承包单位联系紧密的档案管理网络系统。

公司注重档案管理人员的业务建设，每年组织各参建单位的档案管理人员，参加市重点工程档案培训班学习。

为了有效开展档案管理工作，实行规范化管理，公司档案室先后制定了“档案管理员岗位责任制”、“档案保管制度”、“档案借阅利用制度”、“档案保密制度”、“档案库房管理制度”，并且根据本工程档案管理工作特点，提出如下要求：

档案资料收集内容及范围，要纳入各招投标协议（合同）及相关文件；(www.xing528.com)

档案资料收集要与工程进度保持基本同步，以确保档案资料的及时性和准确性；

档案资料要分类造册，明细管理，为此编制了“周公宅水库档案管理分类目录”；

各参建单位在其负责工程项目结束时，按照“国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范”、“水利工程建设项目档案管理规定”及时整理编制工程竣工档案资料（包括文字资料和竣工图纸），经监理审查和核实后，按分类目录归档。

公司设置了档案专用库房及办公室，配置了密集柜、去湿机、温湿度仪、空调器、专用照明灯具、防盗设备等，做到防火、防盗、防潮、防蛀，确保档案资料长期保存，为顺利开展档案管理工作创造良好条件。

几年来我公司按照前述各项规章制度和要求，对各个时期不同阶段的工程资料进行搜集。对于工程前期资料，从工程立项开始即明确专人负责深入前期工作单位，系统收集整理前期资料。对于工程建设期，通过制订“档案管理暂行办法”和“档案管理实施细则”，明确本公司各处室及各参建单位的档案管理工作原则、职责范围及机构设置，并制定“项目文件归档与档案整理要求（包括归档范围、保管期限表）”来规范各单位档案管理工作。确保档案资料收集整理与工程建设同步进行。对于竣工资料在承包合同中即明确规定承包单位应提供竣工资料的名称、内容、编制要求、归档份数及时间、相关费用、质量要求以及违约责任等，保证工程竣工资料及时完整收集整理归档。同时在施工过程中，不断利用数码设备及时摄取声像资料，建立完整的照片档案及光盘档案资料。

不同阶段的工程资料收集来后，按照分类目录逐份进行归档整理，登记人册，编码贴签后收入库房，并将主要信息输入计算机，进行分类统计。截至目前，在册的档案资料共九类。

为了充分发挥档案资料的作用，加强了日常管理，严格执行“档案保管制度”和“档案借阅利用制度”，既维护了档案资料的完整性，又保证借阅者的需要。同时为了适应公司的实际需要，档案室还及时安排人力收集急需的资料和提供专项报告。如2005年7~9月工程遭受三次台风影响，造成巨大损失，在公司领导的安排下，档案室及时收集台风登陆前后的水文气象资料，为公司按照保险合同进行理赔谈判提供了依据。又如2006年4月下闸蓄水验收和当年7月机组启动验收，档案室及时提供了相关报告，以具体翔实的资料供验收委员会审查，为顺利进行下闸蓄水和实现机组启动发电目标作出贡献。

公司为档案室配备了专用计算机，并引用“超越2000文件档案资料综合管理系统”进行计算机信息化管理。资料整编登记、资料查询、借阅登记等均实行网络化管理。

为了确保工程档案质量符合相关规程规范及上级主管部门的要求，我们采取事前控制、事中指导监督、事后严把验收关的措施。并建立严格的规章制度，规范档案编制要求，并由工程监理单位负责对各单位提交的档案资料、竣工报告和图纸，进行认真检查核实，使归档资料符合工程实际，具有系统性、完整性和准确性。经建设单位确认并办理交接手续连同审查记录交建设单位档案管理机构，并报上级主管部门验收。