优化质量管理小组活动主题并编制成报告书

（一）质量管理小组活动内容

质量管理小组活动内容分为13个部分。

1. 成组

根据同一部门或工作性质相关联、同一班次之原则，组成质量管理小组。选出组长。由组长主持会议，并确定一名记录员，担任会议记录工作。以民主方式决定小组名字、徽章。组长填写《活动登记表》，成立品管圈，并向质量管理小组推动委员会申请注册登记备案。

2. 活动主题选定制订活动计划

（1）每期品管圈活动，必须围绕一个明确的活动主题进行，结合部门工作目标，从品质、成本、效率、周期、安全、服务、管理等方面，每人提出2～3个问题点，并列出问题点一览表。

（2）以民主投票方式产生活动主题，主题的选定以品管圈活动在3个月左右能解决为原则。

（3）提出选取理由，讨论并定案。

（4）制订活动计划及进度表，并决定适合每一个组员的职责和工作分工。

（5）主题决定后要呈报部门直接主管/经理审核，批准后方能成为正式的质量管理小组活动主题。

（6）活动计划表交质量管理小组推行委员会备案存档。

（7）本阶段推荐使用脑力激荡法和甘特图。

3. 目标设定

（1）明确目标值并和主题一致，目标值尽量要量化。

（2）不要设定太多的目标值，最好是一个，最多不超过两个。

（3）目标值应从实际出发，不能太高也不能太低，既有挑战性，又有可行性。

（4）对目标进行可行性分析。

4. 现状调查数据收集

（1）根据上次的特性要因图（或围绕选定的主题，通过会议），设计适合现场需要的，易于数据收集、整理的查检表。

（2）决定收集数据的周期、收集时间、收集方式、记录方式及责任人。

（3）会议结束后，各责任人员即应依照会议所决定的方式，开始收集数据。

（4）数据一定要真实，不得经过人为修饰和造假。

（5）本阶段使用查检表。

5. 数据收集整理

（1）对上次会议后收集数据过程中所发生的困难点，全员检讨，并提出解决方法。

（2）检讨上次会议后设计的查检表，如需要，加以补充或修改，使数据更能顺利收集，重新收集数据。

（3）如无（1）和（2）的困难，则组长落实责任人及时收集数据，使用QC手法，从各个角度去层别，做成柏拉图形式直观反映，找出影响问题点的关键项目。

（4）本阶段可根据需要使用适当之QC手法，如柏拉图、直方图等。

6. 原因分析

（1）在会议上确认每一关键项目。

（2）针对选定的每一关键项目，运用脑力激荡法展开特性要因分析。

（3）找出影响的主要因素，主要因素要求具体、明确且便于制订改善对策。

（4）会后落实责任人对主要因素进行验证、确认。

（5）对于重要原因以分工方式，决定各小组成员负责研究、观察、分析，提出对策构想并于下次组会时提出报告。

（6）本阶段使用脑力激荡法和特性要因法。

7. 对策制订及审批

（1）根据上次会议把握重要原因和实际观察、分析、研究的结果，按分工的方式，将所得之对策一一提出讨论，除了责任人的方案构想外，以集思广益的方式，吸收好的意见。

（2）根据上述的讨论获得对策方案后，让组员分工整理成详细具体的方案。

（3）对所制订的具体对策方案进行分析，制订实施计划，并在会议上讨论，交换意见，定出具体的步骤、目标、日程和负责人，注明提案人。

（4）组长要求组员根据讨论结果，以合理化建议的形式提出具体的改善构想。

（5）组长将对策实施计划及合理化建议报部门主管/经理批准后实施（合理化建议实施绩效不参加合理化建议奖的评选，而直接参加质量管理小组成果评奖）。

（6）如对策需涉及组外人员，一般会邀请他们来参加此次小组会议，共同商量对策方法和实施进度。

（7）本阶段使用愚巧法、脑力激荡法、系统图法。

8. 对策实施及检讨

（1）对所实施的对策，由各组员就本身负责工作做出报告，顺利者给予奖励，有困难者加以分析并提出改进方案和修改计划。

（2）对前几次会议做整体性的自主查检，尤其对数据收集、实施对策、组员向心力、热心度等，必须全盘分析并提出改善方案。

（3）各组员对所提出对策的改善进度进行反馈，并收集改善后的数据。

9. 效果确认

（1）效果确认分为总体效果及单独效果。

（2）每一个对策实施的单独效果，通过合理化建议管理程序验证，由组长最后总结编制成合理化建议实施绩效报告书，进行效果确认。

（3）对无效的对策需开会研讨决定取消或重新提出新的对策。

（4）总体效果将根据已实施改善对策的数据，使用质量管理小组工具（总推移图及层别推移图）用统计数据来判断。改善的经济价值尽量以每年为单位，换算成具体的数值。(www.xing528.com)

（5）会议结束后应把所绘制的总推移图张贴到现场，并把每天的实绩打点到推移图上。

（6）本阶段可使用检查表、推移图、层别图、柏拉图等。

10. 标准化

（1）为使对策效果能长期稳定的维持，标准化是品管圈改善历程的重要步骤。

（2）把质量管理小组有效对策纳入公司或部门标准化体系中。

11. 成果资料整理（成果比较）

（1）计算各种有形成果，并换算成金额表示。

（2）制作成果比较的图表，主要以柏拉图金额差表示。

（3）列出各组员这几次组会以来所获得的无形成果，并做改善前、改善后的比较，可能的话，以雷达图方式表示。

（4）将本期活动成果资料整理编制成《质量管理小组活动成果报告书》。

（5）本阶段可使用柏拉图、雷达图等。

12. 活动总结及下一步打算

（1）任何改善都不可能是十全十美的、也不可能一次解决所有的问题，总还存在不足之处，找出不足之处，才能更上一个台阶。

（2）老问题解决了，新问题又来了，所以问题改善没有终点。

（3）按PDCA循环，质量需要持续改善，所以每完成一次PDCA循环后，就应考虑下一步计划，制订新的目标，开始新的PDCA循环。

13. 成果发表

（1）对本小组的《成果报告书》再做一次总检讨，有全体组员提出应补充或强调部分，并最后定案。

（2）依照《成果报告书》，以分工方式，依各人专长，将相应内容分给全体组员，制作各类图表。

（3）图表做成后，由组长或推选发言人上台发言，并进行讨论交流。

（4）准备参加全公司质量管理小组发表会。

（二）质量管理小组活动的启动

一般来说，质量管理小组的组建程序主要有三种：自下而上、自上而下以及上下结合组建。自下而上是指企业基层员工根据企业的质量方针目标，确定课题，自由组建：自上而下是企业依据当年质量工作的难点和任务，有计划、有步骤地组建质量管理小组；上下结合组建，上级部门推荐课题任务，与下级单位协商确定课题，员工自愿参加小组。质量小组的组建要由实际出发，选择合适的组建方式，采取自愿或行政组织等多种形式。可以在部门内部成立，也可以跨班组、跨部门建立，特别要重视生产、服务现场的质量小组组建。质量管理小组可以是原有班组、科室、部门的人员自愿组成的（偏重于质量控制目的），也可以是不同班组、科室、部门的人员自愿组成的（偏重于质量改进目的）；可以是不同层次的人员（如工人、管理人员、技术人员等）自愿组成的，也可以是不同层次的人员按 “三结合”（管理人员、技术人员和工人）方式自愿组成的。也就是说，质量管理小组的形式是多样的，应根据具体情况进行组建。

质量管理小组组建起来后，应在组织的主管部门或主管人员处注册登记。建立质量小组后要进行登记注册，这也是质量管理小组活动区别于其它管理活动的一大特点，只有经过登记注册的小组才会得到企业和上级部门的认可。登记注册的目的，一是便于企业掌握小组活动情况，加强管理，有针对性地建议或帮助小组，使整个企业形成质量管理的组织网络；二是便于对小组的督促检查，引导他们选择不同的课题进行活动；三是可以增强小组成员的责任感和荣誉感。

在登记注册时，还包括小组课题登记。小组成立后，要选举组长，确定小组的名称并填写《质量管理小组登记注册表》和《质量管理小组课题登记注册表》，经领导审核后，送交企业质量管理小组活动主管部门登记编号存档。但是，应该注意质量管理小组登记不是永久性的，通常每年要经过一次重新登记和验收。对停止活动持续半年或一年没有任何成果的小组，应予以注销。组长在质量改进活动中承担着非常重要的职责，因此对其素质（工作能力、组织能力和技术能力）要求很高，在6σ质量改进中应由具有注册资格的 “黑带”担任组长。

公司需注意提拔或推选有组织能力和热心质量管理的人员担任组长，组长应对成员有导引和约束力。组长的主要职责是：组织小组成员制订活动计划，进行工作分工，并带头按计划开展活动；负责联络协调的小组，及时向上级主管部门汇报小组活动情况，争取支持和帮助；抓好质量教育，组织小组成员学习有关业务知识，不断提高小组成员的质量意识和业务水平；团结小组成员，充分发扬民主，为小组成员创造宽松的环境，增强小组的凝聚力；经常组织召开小组会议，研究解决各种问题，做好小组活动记录，并负责整理成果和发表。

小组活动要围绕部门内的质量、效率、成本、浪费、服务、现场管理等关键问题选题攻关，开始时从容易之处着手，不必好高骛远。对每一个质量管理改善主题，自提出问题到解决一般不超过半年。质量管理小组活动要经常展开，一般一个月召开两次以上小组讨论会，每半个月提交小组活动中间报告。在现场可开辟质量管理小组活动园地，张贴小组活动的结果以及相关资料，以利于各小组的经验交流，确认小组活动的进展，既是现场文化的形象展示，也可促进质量管理小组间的良性竞争氛围。

公司要成立专职管理部门，加强对质量管理小组活动的指导。注重对小组成员的培训：包括质量管理的统计方法、对质量管理小组的正确认识、开展活动的程序步骤、参加活动的注意事项等。经常对小组活动进行检查、考核和开展竞赛，成果显著的质量管理小组可在企业公开表扬并予以奖励。

领导的重视和参与是推动质量管理小组活动的关键因素，公司需建立健全质量管理小组管理制度和激励机制，充分调动员工的积极性，从而做到从上到下全员参与，真正贯彻 “质量第一”的观念。使质量管理小组更深、更广、更持续地开展活动。

为了避免质量管理小组活动流于形式，必须关注每个质量管理小组活动的过程，通过中间报告等形式确认活动进程。为了避免大家为了报告而捏造修改数据，和质量管理小组活动变成小组长一个人的事，从头包揽到底这两个通病，在质量管理小组成果评审时须特别加强这两个方面的审核。

（三）质量管理小组活动的推进

质量管理小组组建以后，首要的问题就是选择课题，然后根据课题和目标进行PDCA循环。如何选题是质量管理小组进行活动前首要面临的问题，也是决定小组活动成果意义的关键问题。

选题主要有三种方式：指令性课题、指导性选题和自主课题。其中，指令性课题主要是重要的技术攻关等；指导性选题是企业依据需要公布一批课题，质量管理小组依据自身特点选择相应课题；自行选择课题则完全由质量管理小组自行决定，可以根据工作中存在的问题，以及用户的要求来确定。课题应该具有定量的目标值。选好课题后，制订一份计划表，如表7-4所示。

表7-4 质量管理小组活动计划表

（四）质量管理小组活动的展开

由于近年来企业及现场的环境发生了很大的变化，人们对质量管理小组活动的期望越来越大。质量管理小组活动体系也在慢慢趋于完善，现在质量管理小组活动（按问题解决型课题为例）按照图7-21中的10个步骤程序展开。

图7-21 问题解决型课题的10个步骤程序图

在质量管理小组活动的PDCA循环中，有如下几个关键的环节。

1. 分析原因、确定主因

课题选定之后，就要运用各种工具、方法（表7-5是统计技术新老工具在活动阶段的作用，其中实心点为特别有效，空心为有效）来调查问题现状，获取真实可靠、具有代表性的数据。并对所要解决的问题进行原因分析，找出影响问题的决定性因素，由小组成员进行现场调查确认主要原因。

2. 制订对策、实施对策

针对问题的要因制订一个有效的解决方案，消除其对问题的影响。不仅要有措施，还要制订措施实施过程中的计划安排，包括时间安排、人员安排等，尽可能在短时间内取得最佳的效果。同时还要考虑措施可能产生的其它问题，防止副作用的产生。

按照计划将对策认真实施，边实施边观察过程。当原定的措施由于受到因素、条件的变化而无法执行时，小组成员就可根据情况修改对策，制订新对策并实施。实施过程中要做详细的记录，为编写成果报告提供依据。遇到问题可请上级协调或召开小组会议研究解决。

表7-5 新老统计技术工具在活动阶段的作用

注：●为特别有效； ○为有效。

3. 效果检察、成果巩固

计划实施后，要对实施效果进行检查，观察是否达到预定目标，解决了哪些问题，还存在什么问题。检查结果应该用数据以直观的方式说明目标完成情况。当效果并不如预料的那样令人满意或者达不到目标值时，应重新回到现状调查的步骤从头开始。同时，为了防止已经解决的问题再发生，应采取相应的巩固措施，对有些可进行标准化的措施，采取标准化手段，永久性消除问题发生的原因。

（五）质量管理小组活动成果的评审

质量管理小组活动完成了PDCA循环，取得了成果后，要及时总结，可撰写成果报告书。成果材料必须以活动记录为基础，进行必要的整理，用数据说话，不要生搬硬套，事后编造。成果的主要内容包括：①成果名称；②概述；③选题理由；④原因分析；⑤措施计划；⑥实施过程；⑦实施效果；⑧标准化措施；⑨遗留问题；⑩下一步打算。

对于成功的课题，要肯定成功的经验，并对这些新的工艺、方法、制度等继续进行验证，确实有效可经主管部门审核后纳入标准中，巩固取得的成绩。对于失败的项目，也要吸取教训，防止问题的再发生。没有解决的问题转入下一个循环中去。

总结过的成果可指定一名质量管理小组成员将成果在相应的会议上发表。这需要组织的主管部门或主管人员进行安排。发表成果可以鼓舞士气，吸引其他员工的关注，还可以交流经验，获得其他员工的评价，不断提高活动的效果。优秀成果可以推荐到当地或上级的质量管理协会的有关会议上发表。